Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Strukturering af udbudsmaterialet
Det kræver en stor indsats at udarbejde et udbudsmateriale. Når udbudsmaterialet er færdigt, skal udbyderen ikke bare have sat sig ind i forhold omkring den udbudte opgave, men også selve udbudsforretningen og driften af kontrakten skal være nøje gennemtænkt.
Indsatsen med at udarbejde et udbudsmateriale er dog nødvendig. Ellers risikerer man som udbyder, at der dukker helt uventede problemstillinger op. I værste fald kan det føre til, at udbuddet må annulleres, eller at man må betale sig ud af en dyr opsigelse af aftalen og herefter skulle gennemføre et nyt udbud.
Der er dog hjælp at hente. Først og fremmest i det hav af udbudsmaterialer fra andre udbydere, som man med fordel kan benytte til inspiration. Husk dog at være kritisk. Læner man sig op af andres udbudsmaterialer, bør man stoppe ved inspirationen og aldrig skrive direkte af. Der er for eksempel stor forskel på opgaver og organisationer, og det er væsentligt at finde frem til de løsninger, der netop passer bedst i den konkrete situation. Selvom et udbud umiddelbart ser ud til at være gennemført uden komplikationer en gang, betyder det ikke nødvendigvis, at der ikke har været fejl og mangler. Og ved en ren kopiering risikerer man ukritisk at nedarve de fejl, som andre har begået.
Derudover er det en kæmpe hjælp, hvis man formår at strukturere udbudsmaterialet ordentligt fra start. Et struktureret udbudsmateriale gør det muligt både at bevare overblikket og at sætte tilstrækkeligt med fokus på de enkelte aspekter i udbudsmaterialet.
Et udbudsmateriale kan bygges op efter en simpel struktur som vist nedenfor.
I illustrationen består udbudsmaterialet alene af ét dokument og ét bilag. Det behøver naturligvis ikke være sådan. Et udbudsmateriale kan sagtens være så kortfattet, at man vælger at samle det i et og samme dokument. I de fleste tilfælde vil det dog være nødvendigt at opdele udbudsmaterialet i flere dokumenter og flere bilag. Pointen med illustrationen er derfor også blot at vise, at udbudsmaterialet overordnet set kan opdeles i tre emner, der beskriver:
- Konkurrencen, herunder udvælgelses- og tildelingskriterierne.
- Opgaven, herunder kravspecifikation
- Driften, herunder kontrakten
Man behøver naturligvis ikke følge opdelingen i de tre emner af udbudsmaterialet fuldstændig slavisk. En opdeling i de forskellige emner gør det imidlertid lettere at arbejde med udbudsmaterialet. Det er højest sandsynligt sådan, at det vil være forskellige medarbejdere, der kommer til beskrive de forskellige emner i materialet, og derfor giver det også god mening at opdele en eventuel arbejdsgruppe efter udbudsmaterialets struktur og emner.
Det er dog stadig vigtigt, at man sikrer sammenhæng mellem de enkelte emner i materialet. Overlap kan virke forvirrende - og modstridende oplysninger bør naturligvis undgås. I værste fald kan de betyde, at udbuddet må gå om. Der bør derfor også afsættes tid til at koordinere, krydstjekke, og evt. sammenskrive, udbudsmaterialets forskellige dele. Og det kan være en god idé, at aftale fra start, hvem der har ansvaret for denne opgave.
Ud over de tre emner findes der en række oplysninger, som falder uden for ovenstående emner, men som giver god mening at medtage i udbudsmaterialet. Dem samler man som regel i et indledende afsnit, hvor man kan skrive noget om begrundelsen for udbuddet, hvad udbudsmaterialet består af mv.
Et par afsluttende tips:
- Sæt ikke udbudsrunden i gang før udbudsmaterialet er mere eller mindre færdigt.
- Afsæt god tid til udarbejdelsen af udbudsmaterialet.
- Kopier ikke ukritisk fra et andet udbudsmateriale.
I menuen til venstre kan du læse mere om hhv. konkurrencen, opgaven og driften.