Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Opgaven - kravspecifikation
Når en opgave skal udbydes, skal udbyder beskrive de centrale krav til den fremtidige opgaveløsning. Selve beskrivelsen af den ønskede ydelse sker formelt set i den del af udbudsmaterialet, der kaldes kravspecifikationen.
Formålet med at beskrive kravene er, at give tilbudsgiverne et klart billede af, hvilken opgave udbyder ønsker løst og på hvilket serviceniveau.
Det er væsentligt at være omhyggelig med beskrivelsen af ydelsen, da det jo er den ydelse, som en leverandør efterfølgende skal levere til udbyder.
Første gang man som kommune udbyder en opgave, er det ofte en udfordring at vurdere, hvilke præcise krav man skal stille til opgaven. I det tilfælde kan det være en hjælp at starte med at lave en kortlægning af den måde, hvorpå opgaven på nuværende tidspunkt løses. Og af det service- og kvalitetsniveau, der knytter sig til den. På den måde kan man sikre, at kvalitet og service ikke utilsigtet kommer til at afvige fra det nuværende niveau.
Har opgaven været udbudt før, kan det tidligere udarbejdede udbudsmateriale, eventuelt med visse ændringer, danne grundlag for en ny kravspecifikation.
Når man formulerer kravene vil det oftest være nødvendigt at inddrage faglig ekspertise fra medarbejdere, som har et indgående kendskab til udførelsen af opgaven. Det er derfor vigtigt at inddrage dem allerede tidligt i processen, når man udarbejder kravspecifikationen.
Læs mere i bilagene til højre på siden.