Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Udbudsbekendtgørelse vs. udbudsmateriale
Hvor udbudsbekendtgørelsen er obligatorisk, er det frivilligt om man vil udarbejde et udbudsmateriale. Hvis man som udbyder ikke har behov for at uddybe oplysningerne i udbudsbekendtgørelsen, eller hvis oplysningerne lever op til kravene om offentliggørelse, er udbudsmaterialet i princippet overflødigt.
I praksis er de færreste udbud dog så ukomplicerede og simple, at udbudsbekendtgørelsen vil kunne rumme alle oplysninger. Bekendtgørelsen levner nemlig ikke ret meget plads til detaljer, og derfor anbefales det almindeligvis, at man også udarbejder et udbudsmateriale.
Da udbudsmaterialet er et supplement til udbudsbekendtgørelsen, behøver det ikke gentage alle de oplysninger, der er givet i udbudsbekendtgørelsen.
Som nævnt er udbudsbekendtgørelsen ret kortfattet, og derfor er det en god idé at bruge udbudsmaterialet til at skabe et samlet billede over udbuddet, også selvom det betyder, at man kommer til at gentage en række oplysninger fra udbudsbekendtgørelsen. Alt sammen med det formål at klæde potentielle tilbudsgivere så godt på som muligt.
Vær dog opmærksom på, at der af hensyn til ligebehandling mv. skal være overensstemmelse mellem de oplysninger, der gives i henholdsvis udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet. Det betyder ikke, at ordlyden skal være helt den samme. Gentager man oplysninger fra bekendtgørelsen i udbudsmaterialet, må man gerne fylde flere detaljer på. Dog skal man sikre sig, at indholdet og meningen er den samme.
Det er vigtigt at afsætte god tid af til at udarbejde både udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet, og også en rigtig god idé at udarbejde dokumenterne samtidigt. Eller endda i omvendt rækkefølge. Også selvom udbudsmaterialet i princippet kan laves til sidst, og de mere detaljerede overvejelser i princippet godt kan udskydes til efter udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort.
Når først udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort, er man forpligtet af det, man har skrevet. Derfor er det fornuftigt at have gjort sig alle de nødvendige overvejelser – også om detaljerne – i udbuddet allerede, når man formulerer den korte udbudsbekendtgørelse. På den måde sikrer man, at alle forhold er gennemtænkt, inden udbuddet skydes i gang. Og endelig også, at der er fuldstændig overensstemmelse mellem udbudsbekendtgørelse og –materiale.