Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Udbud efter forhandling
Udbud efter forhandling giver udbyder ret til at forhandle med leverandørerne. Det er dog en udbudsform, der kun må bruges under særlige omstændigheder.
Udbud efter forhandling tager hensyn til de situationer, hvor et offentligt eller et begrænset udbud ikke kan tilfredsstille kravet om egnede tilbud. Udbudsformen kan kun bruges i begrænset omfang, for eksempel, hvis man i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun har opnået såkaldte uantagelige tilbud, eller hvis man som udbyder ikke har modtaget nogle bud overhovedet. Ved udbud efter forhandling kan udbyder tage direkte kontakt til en eller flere leverandører og forhandle sig frem til kontraktens vilkår og indhold om de tekniske, økonomiske og juridiske forhold.
Udbud efter forhandling kan både ske;
A. Med forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
B. Uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
Forløb og tidsfrister er forskellige alt efter, hvilken af de to metoder, udbyder anvender.
A. Med forudgående offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse
Her starter man som udbyder med at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse. Herefter er proceduren den samme som ved et begrænset udbud frem til det tidspunkt, hvor leverandørerne har afgivet tilbud. Efter fristen for modtagelsen af tilbud, begynder udbyder at forhandle med tilbudsgiverne. Hvis forhandlingerne omfatter alle tilbudsgiverne fra den tidligere runde, kan udbyder vælge at gå direkte i gang med at forhandle uden at offentliggøre en (ny) udbudsbekendtgørelse. Men kan dog også se bort fra visse tilbudsgivere, hvis ikke de har levet op til en vis standard.
Proceduren kan bruges i fire forskellige situationer:
- Hvis udbyder har modtaget ukonditionsmæssige eller uantagelige bud.
- Hvis det ikke er muligt at lave en prisfastsættelse af opgaven.
- Hvis kontrakten ikke kan specificeres på forhånd.
- Ved særlige bygge- og anlægskontrakter.
Et tilbud kan være ukonditionsmæssigt af flere grunde. Det gælder hvis det for eksempel ikke stemmer overens med udbudsbetingelserne, hvis tilbudsprisen ikke er fastsat under normale konkurrencevilkår eller hvis tilbuddet indeholder klausuler, der giver urimelige fordele. Et tilbud kan være uantageligt, hvis det er afgivet for sent, hvis tilbudsgiveren ikke har de fornødne kvalifikationer, eller hvis buddet er alt for højt eller unormalt lavt.
Udbudsformen kan dog også anvendes i særlige tilfælde, hvor der er tale om en opgave, som er specielt teknisk eller kompleks, og som gør det svært på forhånd at fastsætte en pris. Desuden kan udbudsformen bruges, hvis man som udbyder ikke kan specificere kontraktvilkårene tilstrækkelig nøjagtigt til, at opgaven kan gives til det bedste bud ved et offentligt eller begrænset udbud. Det kan for eksempel være ved særligt komplekse it-systemer eller ved projektering af et særligt komplekst byggeri.
Når man bruger udbud efter forhandling med forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse skal man igennem to faser. En prækvalifikations- og en tildelingsfase. Prækvalifikationen forløber på samme måde og med samme tidsfrist som ved et begrænset udbud. Leverandørerne har som hovedregel 37 dage til at ansøge om prækvalifikation, og man behøver ikke opfordre mere end tre leverandører til at afgive tilbud. Der er ingen fast frist for, hvornår udbyder skal modtage tilbuddene, men perioden bør kun undtagelsesvis være kortere end tre uger.
Hvis udbyder anvender udbud efter forhandling, må man ikke ændre væsentligt på de oprindelige udbudsbetingelser i den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse. Det gælder for eksempel finansieringsbetingelserne, leveringsfristerne og de tekniske specifikationer.
B. Uden forudgående offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse
Ved udbud efter forhandling uden forudgående offentliggørelse henvender udbyder sig direkte til mulige leverandører efter eget valg og forhandler kontraktvilkårene med en eller flere af dem. Der er intet krav om et minimums antal leverandører, og udbyder kan straks gå i gang med forhandlingerne.
Denne udbudsform anvendes kun, hvis der er særlige grunde til det. Det kan for eksempel være:
- At et offentligt eller begrænset udbud slet ikke gav nogen (egnede) bud.
- I visse tilfælde hvor man på forhånd ved, at kun én leverandør kan løfte opgaven.
- At der er tvingende grunde til straks at gå i direkte forhandlinger, som udbyder ikke har kunnet forudse og ikke har været skyld i.