Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Politisk behandling
Det er politikerne, der i sidste ende er ansvarlige for udbuddet. Det er derfor vigtigt, at de bliver inddraget i det rette omfang.
Når hovedparten af planlægningsarbejdet er på plads og har været behandlet i de relevante samarbejdsorganer, vil politikerne ofte skulle drøfte vilkårene for udbudsforretningen. De skal for eksempel tage stilling til:
- Forslag til udbudsform
- Kontraktstrategien
- Vilkårene for et eventuelt kontrolbud
- Den organisatoriske ansvarsplacering og tidsplan.
Navnlig ved større udbud er det op til politikkerne at vælge udbudsformen og tage stilling til de enkelte dele af kontraktstrategien. De skal især overveje, hvordan det berørte personale skal stilles, hvis en kommunal opgave overgår til en ekstern leverandør, eller hvis man skal anvende Lov om virksomhedsoverdragelse.
Derudover skal politikerne drøfte vilkårene for at afgive kontrolbud, og specielt se på de konsekvenser kontroludbuddet kan have for den kommunale organisation.
Forvaltningen bør udarbejde en indstilling, der fungerer som beslutningsgrundlag for den organisatoriske tilrettelæggelse af det videre udbudsarbejde, en tidsplan, en handlingsplan og en eventuel afklaring af, om der er afsat tilstrækkeligt med ressourcer til at gennemføre udbudsforretningen.
Endelig er det en god idé også at informere politikerne om, hvordan de skal forholde sig i forhold til spørgsmål fra offentligheden. Det er først og fremmest for at sikre, at de formelle regler overholdes, så eventuelle drøftelser om udbudsmaterialets indhold, tilbud, valg af leverandør mv. bliver holdt fortroligt, indtil det er endeligt afklaret.
Samtidig kan man lægge op til, at politikerne får diskuteret, hvordan man skal orientere de interessenter, der bliver berørt af udbuddet. Det vil for eksempel sige medarbejdere, brugerne og leverandører. Det kan blandt andet være relevant at tage afsæt i de overvejelser, som man måske tidligere har nedfældet i en informationsstrategi over for medarbejderne.