Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Kontraktperiodens længde
Det kan have stor betydning for resultatet af et udbud, hvor lang kontraktperioden er. Langvarige kontrakter kan give stabile relationer til leverandøren, kortvarige kan øge konkurrence og fleksibilitet.
Både danske og udenlandske erfaringer viser, at den typiske kontraktperiode svinger helt fra 1 til 6 år. På vejområdet har man i de senere år set eksempler på kontrakter, der løber i op til 14 år.
Som udbyder skal man være opmærksom på, at lange kontrakter kan betragtes som omgåelse af EU-udbudsreglerne, da man i kontraktperioden afholder andre leverandører fra at få opgaven. Konkurrencestyrelsen anbefaler, at kontrakter ikke har en længde på mere end 3-5 år. Hvis en kontrakt eksempelvis har løbet i 3-5 år, bør opgaven derfor normalt genudbydes, med mindre den lange løbetid kan begrundes i reelle forhold som fx et særligt stort behov for afskrivninger, enten på materiel eller udviklingsindsats.
Når kontraktperioden skal vælges, bør man afveje fordele og ulemper ved en given længde.
For en lang kontraktperiode taler:
- At der er større sikkerhed for at kunne afskrive investeringer, hvilket kan have betydning for tilbudsprisen
- At udbudsomkostningerne falder, fordi hver udbudsrunde er forbundet med en række omkostninger
- At samarbejdet og tilliden mellem parterne er vigtigt, og det styrkes ved at man er bundet til hinanden i lang tid
For en kort kontraktperiode taler:
- At man ofte får mulighed for at teste priserne på et svingende marked. Dermed bliver man i stand til at drage nytte af et eventuelt generelt prisfald på markedet
- At man ved hyppige udbud er med til at skabe et dynamisk marked og derved sikre konkurrence
- At opgaven kan hjemtages inden for et kort åremål.
Udbyder kan i visse tilfælde med fordel bede om tilbud på flere forskellige kontraktlængder. Så kan udbyder selv se og vurdere sammenhængen mellem pris og kontraktens løbetid.
Fordelene og ulemperne ved kontraktlængderne afhænger i høj grad af opgavetypen.
Option på at forlænge aftalen
Hvis udbyder ønsker mulighed for at forlænge en aftale, skal det ved EU-udbud ske ved en option. En eventuel option skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen. Optionen består typisk i, at kommunen forbeholder sig ret til - i rimelig tid inden kontrakten udløber - at forlænge aftalen i en på forhånd angiven kortere periode (fx 1 år) på de hidtidige kontraktvilkår.