Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Afgrænsning og opdeling af opgaven
Store opgaver kan udbydes samlet eller deles op i mindre portioner. Både størrelse og opdeling er vigtige valg, der er med til at bestemme kredsen af leverandører
En opgave kan for eksempel opdeles og afgrænses geografisk eller ud fra funktioner:
En funktionel opdeling af opgaven går på opgavens specialiseringsgrad. I stedet for at udbyde en opgave som en samlet pakke, kan udbyder vælge at dele den op i en række mindre delopgaver, som leverandørerne så kan byde på. En alt for kraftig specialisering vil dog sjældent være særlig hensigtsmæssig.
Den geografiske afgrænsning handler om, hvor opgaven skal udføres. Udbyder kan enten vælge at udbyde opgaven for hele kommunen eller dele den op i en række mindre pakker, for eksempel i distrikter eller institutioner.
Udbyder kan også vælge at kombinere de to metoder. Skemaet neden for giver et overblik over de forskellige muligheder, der er for at opdele og afgrænse opgaven.
Man kan udbyde en opgave ved enten at opdele den i mindre delkontrakter, som udbydes enkeltvis eller ved at udbyde hele opgaven samlet. Tilbudsgiverne har så – afhængig af det valg man træffer - mulighed for at byde på enkeltopgaver eller hele opgaven.
Man kan vælge i et udbud at åbne op for begge muligheder for dermed at teste, hvordan man får den bedste pris, kvalitet m.v. Hvis man gør det på denne måde, skal man være opmærksom på, at man ikke selv kan vælge mellem at indgå delkontrakter eller en samlet kontrakt, når man får tilbuddet ind. Det er så at sige tildelingskriteriet, der vælger modellen for én. Ønsker man derimod selv at afgøre, hvilken model man vælger, skal man tage beslutningen, inden man udbyder opgaven.
Funktionel opdeling og geografisk afgrænsning:
|
|
Hele kommunen |
En eller flere distrikter/områder |
|
Hele opgaven |
Fx én stor kontrakt for vedligeholdelse af grønne områder |
Fx flere mindre kontrakter, der dækker alle funktioner for vedligeholdelse af grønne områder |
|
Delopgaver |
Fx en kontrakt, kun for græsklipning |
Fx flere mindre kontrakter for græsklipning, der dækker forskellige distrikter i udbyder |
Hvornår er der EU-udbudspligt for delkontrakter
Når man beregner kontraktværdien, skal det ske efter reglerne i det relevante direktiv. En opgave skal i EU-udbud, hvis værdien af den overstiger den gældende tærskelværdi. Det gælder også, selvom man opdeler opgaven i mindre delopgaver.
Udgangspunktet er derefter, at man godt kan udbyde delopgaverne hver for sig. Men har de en naturlig sammenhæng, og bliver de udbudt på samme tid, skal de betragtes som én samlet kontrakt, når man laver beregningen på, om de er omfattet af EU-udbudspligten eller ej.
Der kan dog være få undtagelser fra dette. For eksempel hvis hver delkontrakt udbydes af en selvstændig enhed, som har eget budget, som selv er ansvarlig for udbuddet, og som ikke er omfattet af en central indkøbsaftale og kun køber ydelsen til eget brug.
For delaftaler gælder desuden den særlige regel, at man kan undtage en delaftale fra Udbudspligt, hvis aftalens værdi er mindre end den aktuelle tærskelværdi for delaftaler, og hvis værdien ikke overstiger 20 procent af den samlede aftale. Det betyder, at udbyder altså kan indgå delaftalen uden EU-udbud, selvom man er forpligtet til at indregne delaftalens værdi i beregningen af den samlede kontraktværdi. Hvis den samlede kontrakt er over tærskelværdien, skal resten af kontrakten udbydes.