Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Udarbejdelse af tidsplan
En præcis tidsplan for det samlede udbudsforløb kan være med til at sikre, at der både er god tid til de enkelte faser i udbudsforløbet, og til eventuelle politiske behandlinger undervejs.
Der kommer sjældent noget godt ud af en forhastet udbudsforretning. I planlægningen af et udbud bør der derfor lægges en realistisk tidsplan for hele udbudsforløbet – fra de første forberedelser til kontrakten skal underskrives.
Hvordan tidsplanen skal se ud, og hvor lang tid hele processen kræver, afhænger blandt andet af udbuddets størrelse og kompleksitet samt af, hvor mange tilbudsgivere man forventer. Jo større og mere kompleks en opgave er, desto større er behovet for god tid til hele udbudsprocessen.
En række af tidsplanens elementer lægger fast på forhånd, da hver udbudsform i udbudsdirektiverne er underlagt nogle særlige tidsfrister. Tilbudsgiverne skal eksempelvis have en vis minimumsperiode til at udarbejde deres ansøgning om prækvalifikation og til at udarbejde deres tilbud. Derudover findes der også flere variable elementer, som skal indgå i tidsplanen. Det gælder de aktiviteter, der ligger før udbudsbekendtgørelsen bliver offentliggjort, og efter fristen for at afgive tilbud er udløbet.
Før udbuddet bekendtgøres, skal man kunne nå at:
- udarbejde udbudsmaterialet
- orientere/inddrage SU og medarbejdere
- fastlægge organisering
- inddrage brugerne – som oftest borgere
- politisk behandle udbuddet
- overveje kvalitetssikringen
- overveje kontraktstrategi.
Når udbuddet er bekendtgjort, skal man have afsat tid til at:
- håndtere spørgsmål
- gennemgå og vurdere tilbuddene
- eventuelt indgå dialog med tilbudsgiverne og indhente supplerende oplysninger
- udarbejde afslag og begrunde dem
- stand-still periode
- udarbejde og indgå kontrakt
- kvalitetssikre udbudsprocessen
- politisk behandle
- overdrage medarbejdere og fysiske aktiver
- offentliggøre resultatet.
Hvordan aktiviteterne skal placeres i tidsplanen, afhænger i høj grad af, hvordan den enkelte kommune griber sin udbudsforretning an i praksis. Erfaringen viser dog, at det er fornuftigt at udarbejde det samlede udbudsmateriale, inden man bekendtgør udbuddet offentligt. På den måde kan man undgå at komme i tidsnød med udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Samtidig sikrer man, at oplysninger i udbudsmaterialet stemmer overens med dem i bekendtgørelsen. Læs mere i afsnittet om udbudsbekendtgørelse og i afsnittet om udbudsmateriale.
Tidsplanen bør også afsætte tid til at håndtere de uforudsete vanskeligheder, der ofte opstår i løbet af en udbudsproces.
Endelig bør man afsætte en vis tid fra det tidspunkt, hvor kontrakten underskrives, til driften sættes i gang. Det giver mulighed for at afklare eventuelle uklarheder og forberede en eventuel overtagelse. Udbud af driftsopgaver kræver ofte mere forberedelse inden igangsætning end andre udbud, og derfor er det især vigtigt, at man her afsætter rimelig tid. Det kan for eksempel være tid til, at leverandøren skal indkøbe materiel eller ansætte medarbejdere.
Den periode, der i udbudsbekendtgørelsen er afsat fra kontraktindgåelse til igangsætning, kan have haft betydning for, om potentielle tilbudsgivere måske har afholdt sig fra at byde på opgaven. Måske vurderede de ikke at have tid nok. Hvis man som kommune derfor ændrer på igangsætningstidspunktet undervejs, kan det være i strid med ligebehandlingsprincippet. Derfor kan igangsætningstidspunktet som udgangspunkt ikke ændres.