Opdateret: Fredag den 25. februar 2011

Kontrolbud

Skal et kontrolbud udarbejdes gælder der dels krav om vandtætte skotter mellem bestiller-enheden og udfører-enheden i kommunen, dels nogle særlige principper for hvordan totalomkostningerne beregnes.

Det vil ofte være kommunens udbudsstrategi, der afgør, hvorvidt den ønsker at udarbejde en kontrolberegning i forbindelse med et udbud eller om den ønsker at udarbejde et kontrolbud, og altså lade den afdeling, som er ansvarlig for den pågældende opgave, byde på opgaven.

Ved udarbejdelse af kontrolbud er det vigtigt, at der er en skarp adskillelse mellem den enhed i kommunen, som henholdsvis bestiller og altså udbyder opgaven, og den enhed som udfører og dermed udarbejder kontrolbuddet. Det betyder blandt andet, at de omkostningsberegninger, som udbyder laver i forbindelse med kontrolbuddet, er fortrolige, indtil buddet er afleveret. Ingen må nemlig kunne mistænke kommunen for at favorisere sit eget kontrolbud eller beslutningstagerne for at lade deres afgørelse påvirke af et forhåndskendskab til kontrolbuddets indhold.

Kalkulationsperioden for kontrolbuddet bør som minimum være lige så lang som den tilbudsperiode, der fremgår af udbudsmaterialet, og som gælder for de eksterne tilbudsgivere. Det vigtigste er, at udbyder laver en ´full cost analyse´. Det vil sige en analyse, hvor alle omkostningerne tages med i kontrolbuddet, så det kan sammenlignes direkte med de private tilbud.

Man beregner totalomkostningerne ved at opgøre følgende tre typer af omkostninger:

1. Direkte omkostninger – løn, materialer mv.
2. Indirekte omkostninger – diverse fællesudgifter som lokaler, administration, edb mv.
3. Investeringsomkostninger – fra investeringer i maskiner, bygninger mv.

1. Direkte omkostninger
De direkte omkostninger er dem, der umiddelbart kan henføres til produktionen af den serviceydelse, der bliver udbudt:

• Lønudgifter
• Særlige udgifter – for eksempel kørselsudgifter
• Udgifter til køb af materialer
• Udgifter til maskiner, hvis de lejes og ikke medregnes som investeringsomkostninger

Når udbyder skal beregne de direkte omkostninger, kan den i nogle tilfælde tage direkte udgangspunkt i budget- og regnskabsoplysningerne. Det kan for eksempel ske i de tilfælde, hvor serviceydelsen fuldt og helt bliver varetaget af en organisatorisk enhed i kommunen med eget budget.

Andre gange bliver udbyder nødt til at splitte eksempelvis lønomkostningerne op for at beregne den relevante andel. Det kræver så, at udbyder udskiller og opgør det tidsforbrug, der går til at producere den ydelse, der udbydes. Det er især relevant, hvis nogle af medarbejderne i enheden også varetager andre funktioner, end dem der er knyttet til serviceydelsen.

På samme måde kan der være behov for at opgøre og fordele de andre direkte omkostninger på baggrund af det faktiske ressourceforbrug. Derfor bør udbyder indføre en tidsregistrering og ressourcestyring for enheden, hvis det ikke allerede er sket. Alternativt kan man eksempelvis over en uge lave et studie over tidsforbrug og arbejdsgange for den pågældende forvaltning eller institution.

2. Indirekte omkostninger
En fair konkurrence kræver, at den kommunale udfører i sit kontrolbud indregner de ydelser, den får ´gratis´ fra udbyder. Det gælder for eksempel udgifter til lokaler, administration og edb.

De indirekte omkostninger, er dem, der ikke relateres direkte til opgaven, og som varierer med serviceydelsens omfang. De består typisk af:

• Lokaleudgifter
• Administrationsudgifter
• EDB-udgifter
• Kontorudgifter, telefon, telefax, kantine mv.

De indirekte omkostninger er ofte placeret som fællesomkostninger, der ikke umiddelbart kan henføres til direkte serviceopgaver. For eksempel benytter både hjemmeplejen og socialforvaltningen kommunens, og altså udbyders løn- og personalefunktion, selvom det ikke er bogført som en udgift for den enkelte serviceydelse. Men da den slags funktioner jo hverken er gratis for kommunen eller for en privat leverandør, skal de indregnes i totalomkostningerne ved et kontrolbud for eksempelvis hjemmeplejen.

De indirekte omkostninger kan fordeles på flere måder. Kunsten er at finde den mest retvisende fordelingsnøgle. Blandt mange mulige principper er, at man fordeler de indirekte omkostninger på basis af kvadratmeter, antal ansatte, omsætning eller ud fra det faktiske ressourceforbrug. Alternativt kan man - ud fra et kvalificeret skøn – fordele omkostningerne som et procenttillæg til de direkte omkostninger. Om man vælger den ene eller den anden fordelingsnøgle, afhænger naturligvis af den pågældende opgave.

3. Investeringsomkostninger
Et kontrolbud skal medregne de investeringsomkostninger til materiel og bygninger, der skal bruges til at løse opgaven.

Den slags omkostninger fremgår normalt ikke af det kommunale regnskab, fordi aktiverne næsten altid bogføres fuldt ud, når de bliver købt.

Når man skal fastsætte et aktivs værdi, tager man udgangspunkt i dets levetid. For eksempel den fysiske eller den teknologiske levetid. Den fysiske levetid er den tid, det eksempelvis tager en pc at blive slidt ned. Den teknologiske levetid er til gengæld den tid, det tager pc’en at blive teknologisk forældet og dermed driftsøkonomisk urentabel.

Når man har fastlagt et aktivs levetid, skal man opgøre dets værdi. Her tager man afsæt i anskaffelsesprisen og beregner så afskrivningen ud fra levetiden. Alternativt kan man for eksempel få en taksator til at vurdere aktivets værdi.

Når et aktivs værdi og levetid er kendt, vælger man typisk en af følgende afskrivningsmetoder:

• Saldometoden, hvor de årlige afskrivningsbeløb beregnes med en fast procent af aktivets restværdi.
• Den lineære metode, hvor der afskrives lige store beløb hvert år.
• Annuitet, hvor ydelsen (afskrivningsbeløbet) inklusive renten er den samme i hele perioden.

Til slut fastlægger man den rente, kapitalen skal forrentes med. Udbyder bør her som udgangspunkt vælge markedsrenten.

De totale investeringsomkostninger skal herefter fordeles på de opgaver, hvor aktiverne bruges. Skal en række maskiner (for eksempel pc’er) deles med de øvrige ansatte i forvaltningen, skal man beregne, hvor stor en andel af investeringsomkostningerne, der skal dækkes af den udbudte opgave. Ved denne fordeling kan man bruge de samme principper som for de indirekte omkostninger.