Opdateret: Mandag den 14. marts 2011
Roller og ansvar
Uanset om et udbud forankres centralt eller decentralt i en kommune, er det vigtigt på forhånd at få skabt klarhed om, hvilke medarbejdere og afdelinger, der har hvilke roller og hvilket ansvar.
Hvem har koordineringsrollen og ansvaret for udbudsprocessen, produktionen af dagsordentekster osv.? Hvem skal bidrage til kravspecifikationen, i hvilken form skal de bidrage, og til hvilken deadline? Hvem skal indtænke det konkurrencemæssige aspekt i udbuddet, hvem skal kvalitetssikre, at lovgivningen er overholdt osv.?
Mindre udbudsforretninger kan som regel varetages ved, at man nedsætter en arbejdsgruppe, mens større udbudsforretninger med fordel kan organiseres som et projekt. Her kan man for eksempel nedsætte en styregruppe, som har det tværgående styringsansvar med repræsentanter fra fagområdet, økonomiområdet, indkøbs- og udbudskontoret. Desuden en projektgruppe med indsigt i fagområdet samt i udbudstekniske forhold. Endelig bør man udpege en projektleder, der fungerer som koordinator.