Opdateret: Mandag den 14. marts 2011
Nødvendige kompetencer
At gennemføre en udbudsforretning kræver en række forskellige kompetencer.
Først og fremmest er der brug for at inddrage personale, der rent fagligt kender til den opgave, der skal udbydes. Altså medarbejdere, der har kendskab til fagområdet. Det er naturligvis for at sikre, at man får udarbejdet en præcis kravspecifikation og andre relevante beskrivelser af opgaveløsningen.
Hvis et udbud trækker på flere forskellige fagområder, er det vigtigt, at alle områder bliver dækket, når bemandingen skal sikres. Skal man lave et udbud af madordninger i børnehaver, skal man eksempelvis både inddrage personale, der ved noget om mad (kostråd, ernæringsregler osv.) og nogle, der ved noget om børn (dagspasningstilbud, institutioner osv.).
Derudover har man brug for personale, der ved noget om det rent udbudstekniske og de juridiske forhold omkring en udbudsforretning, da udbudsreglerne er forholdsvist komplekse. Det er både for at sikre at man overholder lovgivningen, men også for at få det optimale ud af udbuddet. Et udbud handler jo om at bruge markedskræfterne til at opnå den bedste og billigste løsning. Det er derfor væsentligt, at man i forberedelsen og gennemførelsen har medarbejdere med, der har en viden om de konkurrencemæssige aspekter. Man skal vide, hvilke parametre kan der skrues på, hvordan kan man skelne mellem krav og ønsker, og om man skal vælge ren priskonkurrence osv.
Endelig er det også en god idé at have personale med, der har nogle koordinerende kompetencer. Altså nogen, der kan samle de udbudstekniske og de fagspecifikke input. Først og fremmest i udbudsmaterialet, men også i dagsordentekster til politikere og andre.
Ved mindre udbud kan det typisk være en fagperson eller en med udbudsteknisk kompetence, der også har koordinatorrollen. Man skal dog ikke bare slå funktionerne sammen for at spare ressourcer. Det er vigtigt med nogle øjne, der bevarer overblikket og ser summen af de enkelte dele i udbudsforretningen og i materialet, som en helhed. Men også i forhold til det tidsmæssige aspekt, skal der være en person, der kan tilrettelægge og styre processen. Ved større udbud vil koordineringsopgaven i sig selv ofte være så omfattende, at den kræver en hel medarbejders ressourcers.
Udbuddets størrelse har også stor betydning for, hvor mange andre medarbejdere, det er nødvendigt at trække på. Ved et lille udbud er det som regel nok, at én ved noget om udbudsjura, én noget om fagområdet osv. Men ved et udbud af en større driftsopgave vil det typisk være nødvendigt med flere medarbejdere. I hvert fald til at dække det fagspecifikke. Jo større en opgave er, des flere medarbejdere er det formentlig nødvendigt at trække på.