Opdateret: Mandag den 14. marts 2011
Når der afgives kontrolbud
Den interne organisering kræver særlig opmærksomhed, hvis udbyder selv skal afgive et kontrolbud i forbindelse med en udbudsforretning. Der må nemlig ikke være sammenfald mellem det personale i kommunen, der udarbejder kontrolbuddet og det personale, der senere vurderer tilbuddet sammen med de øvrige indkomne bud. Adskillelsen skal sikre, at den enhed i kommunen, der afgiver kontrolbuddet, ikke opnår en fortrinsstilling i forhold til tilbudsgiverne.
Da det som regel er de medarbejdere, der har udarbejdet udbudsmaterialet, som også senere vurderer tilbuddene, får kontrolbuddet i praksis ofte den konsekvens, at der skal være adskillelse mellem de, der udarbejder udbudsmaterialet og de, der udarbejder kontrolbuddet.
Kravet om adskillelse kan godt skabe udfordringer, især i de mindre kommuner. For hvordan laver man en fyldestgørende kravspecifikation til udbudsmaterialet, hvis man ikke må trække på de medarbejdere, som til dagligt beskæftiger sig med området og dermed har den største kompetence og viden på feltet? Og hvordan udregner man priserne på de ydelser, der dagligt leveres uden at have den nødvendige viden omkring beregning af overheads osv.?
Kravet om adskillelse skal dog ikke tolkes så vidtgående. Det betyder alene, at den person, der har udarbejdet kontrolbuddet, som altså konkurrerer med de øvrige tilbud, ikke også må være den, der vurderer de samlede tilbud. En mulig måde at opfylde kravet om adskillelse på, og samtidig sikre en vidensdeling, ses af nedenstående eksempel fra en kommune.
|
Eksempel
En mindre kommune udbød driften af parker og grønne områder og besluttede, at kommunen også selv skulle afgive kontrolbud. Her organiserede man sig på følgende måde:
- Ansvaret for udarbejdelsen af udbudsmateriale og vurdering af tilbuddene, blev placeret i en bestillerenhed under kommunens økonomiforvaltning.
- Udarbejdelsen af kontrolbuddet blev placeret i en arbejdsgruppe under teknisk forvaltning.
Organiseringen betød, at kommunen kunne få glæde af vidensdeling, da teknisk forvaltning leverede det nødvendige input til enheden i økonomiforvaltningen, mens arbejdsgruppen i teknisk forvaltning til gengæld fik bistand til beregningen af kontrolbuddet af økonomisk forvaltning.
Den organisering sikrede, at der ikke blev direkte sammenfald mellem de personer, der vurderede tilbuddene og de, der udarbejdede kontrolbuddet. Og på den måde opfyldte man kravet om adskillelsen. |