Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Vurdering i forhold til tildelingskriterierne
Udbyder skal altid vurdere tilbuddene og tildele ordren i forhold til det tildelingskriterium, der er offentliggjort i udbudsbekendtgørelsen.
Anvender man laveste pris som tildelingskriterium, vil det være relativt simpelt at vurdere tilbuddene. Her handler vurderingen ganske enkelt om at fastslå priserne i de enkelte tilbud og prissætte eventuelle forbehold. Tilbuddet med den laveste pris skal vinde.
Hvis man anvender tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud, skal tilbuddene vurderes i forhold til de underkriterier, som er fastsat i udbudsbekendtgørelsen eller -materialet. Her skal udbyder være opmærksom på, at man ikke må inddrage andre hensyn i vurderingen, end de der fremgår af underkriterierne.
Udbyder skal allerede i udbudsbekendtgørelsen eller -materialet have angivet, hvordan de underkriterier, der skal danne grundlag for det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vil blive vægtet. Vurderingen af tilbuddene skal ske i forhold til den angivne vægtning. Alternative bud skal bedømmes ud fra samme kriterier som de andre tilbud.
Det er ofte nødvendigt at udarbejde en evaluerings- eller pointmodel, der gør det muligt at placere de enkelte tilbud inden for hvert af underkriterierne. En pointmodel kan for eksempel fastsætte, at tilbudsgiverne for hvert underkriterium – kvalitet, leveringssikkerhed mv - får point på en skala fra 0 til 10 alt efter, hvor godt udbyder vurderer, at tilbudsgiverne lever op til kriterierne. tildelingskriteriet det ”økonomiske mest fordelagtige tilbud”, skal
Det skal nævnes, at Klagenævnet har fastslået, at udbyderen ikke må foretage en relativ vurdering af tilbuddene i forhold til de kvalitative underkriterier (kvalitet, kompetencer mv.). Det betyder, at udbyder ikke må sammenligne de enkelte tilbud, og for eksempel give det bedste tilbud 10 point, det næstbedste tilbud 9 point osv. Udbyder skal i stedet tildele hvert enkelt tilbud point i forhold til, hvor godt man vurderer, tilbuddet opfylder underkriterierne. Flere tilbud kan derfor få samme antal point i forhold til de kvalitative underkriterier. Når det gælder evaluering af prisen, er det dog mere eller mindre anerkendt, at tilbuddene kan blive tildelt point i forhold til hinanden.
Skriftlig evalueringsrapport
Samtidig med tildelingsbeslutningen skal udbyder udarbejde en skriftlig evalueringsrapport. Det vil sige en rapport om, hvordan man er nået frem til tildelingsbeslutningen. Ifølge praksis fra Klagenævnet, skal rapporten bruges som dokumentation for begrundelse til forbigåede tilbudsgivere.