Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Gennemgang i forhold til formkrav og udvælgelseskriterier
Tilbuddene skal først og fremmest gennemgås for at se, om de er antagelige. Det vil sige om de overholder alle de formalier og krav, som udbyder har stillet. Man taler om, at tilbuddene skal være konditionsmæssige.
Udbyder skal desuden gennemgå tilbuddene i forhold til de udvælgelseskriterierne og eventuelle mindstekrav, der er opstillet i udbudsbekendtgørelsen og/eller i udbudsmaterialet. Tilbud, der ikke lever op til mindstekravene, skal afvises. Hvis der er tale om et begrænset udbud, vil denne grovsortering foregå som en del af prækvalifikationen.
Hvis der ikke er givet adgang til det i udbudsbekendtgørelsen, skal udbyder desuden sikre, at der ikke er nogen tilbudsgivere, der har afgivet alternative tilbud. Derudover skal man kontrollere, at tilbuddene ikke indeholder væsentlige forbehold, som er i modstrid med kravene til opgaven.
Hvis en tilbudsgiver har taget forbehold, som er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, eller som ikke vurderes som væsentlige, skal forholdet prissættes, eller på anden måde vurderes i forhold til tildelingskriteriet, før tilbuddet kan indgå i vurderingen. Prissætningen skal ske ud fra en saglig og konkret vurdering af, hvad forbeholdet vil ´koste´ og derefter skal tilbuddet forhøjes med prisen for forbeholdet. Det er for at undgå, at tilbud med forhold opnår en økonomisk fordel i forhold til andre tilbud.
Tilbud som ikke er antagelige eller konditionsmæssige, skal afvises, og bør straks udgå af den videre vurderingsproces. Det skal man sammen med en medfølgende begrundelse, hurtigst muligt meddele de pågældende tilbudsgivere.
Hvis antallet af ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne eller minimumskravene, er lavere end det mindste antal, udbyder ved et begrænset udbud har fastsat i udbudsbekendtgørelsen, kan udbyder godt fortsætte udbuddet med de ansøgere, der opfylder kravene. Udbyder må derimod ikke gå videre med proceduren med virksomheder, som ikke har ansøgt om deltagelse eller med ansøgere, som ikke opfylder den krævede formåen.
Uklarheder i tilbud
Hvis der er uklarheder i et tilbud, kan det være nødvendigt at stille opklarende spørgsmål til tilbudsgiverne. De forhold som udbyder spørger ind til, må dog ikke medføre, at tilbuddet ændres på en måde, så både tilbud og tilbudsgiver kommer til at stå bedre i konkurrencen, for eksempel ved at prisen reguleres. Man skal derfor være meget påpasselig med at stille opklarende spørgsmål, og særligt hvis spørgsmålet vedrører elementer, der har sammenhæng til vurderingen af tilbuddet.
Formelle fejl og mangler
Pr. 1. juli 2011 er bekendtgørelsen, der implementerer Udbudsdirektivet i Danmark, blevet ændret. Ændringerne betyder bl.a., at der åbnes op for, at udbyder kan vælge at tage ansøgninger/tilbud i betragtning, selvom de indeholder formelle fejl og mangler – tidligere skulle sådanne ansøgninger/tilbud afvises. Formålet med bestemmelsen er at undgå situationer, hvor udbyder er forpligtet til at afvise ansøgninger/tilbud med mindre fejl mv. Det er frivilligt for udbyder, om han vil gøre brug af muligheden.
Ansøgninger/tilbud kan bl.a. tages i betragtning, hvis udbyder i forvejen har de krævede oplysninger/dokumentationer, hvis udbyder selv kan indhente de krævede oplysninger, såfremt de er offentligt tilgængelige, eller hvis ansøgeren/tilbudsgiveren inden en fastsat frist berigtiger fejlen eller manglen. Det kan bl.a. være i tilfælde, hvor ansøgningen/tilbuddet:
- mangler en underskrift,
- ikke er modtaget i det krævede antal eksemplarer,
- ikke overholder krav til udformning fx i form af stempel el.lign.
For at kunne gøre brug af bestemmelsen er det en forudsætning, at ligebehandlingsprincippet og forhandlingsforbuddet overholdes. Det betyder, at hvis flere tilbud fx mangler underskrift, så skal udbyder sørge for at afhjælpe manglen ved alle tilbuddene.
Desuden må de krævede oplysninger/dokumentationer ikke vedrører krav i udbudsmaterialet, der er angivet som ufravigelige. Har de krævede oplysninger/dokumentationer ikke betydning for vurderingen, kan udbyder nøjes med at indhente oplysningerne fra den vindende tilbudsgiver.
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet en oversigt over spørgsmål og svar vedrørende de nye ændringer. Oversigten kan findes på kfst.dk.