Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Ændringer i udbudsgrundlaget
Det er op til udbyder at sørge for at tjekke, at den offentliggjorte bekendtgørelse indeholder de korrekte oplysninger. Efter offentliggørelsen kan der dog opstå behov for ændringer mv. i det offentliggjorte materiale.
Opdager man eventuelle fejl i bekendtgørelsen, skal ændringerne sendes til Publikationskontoret på en særlig standardformular ´Bekendtgørelse om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse´. Formularen findes på SIMAP’s hjemmeside.
Får man brug for at rette i det udsendte udbudsmateriale, kan man ved et begrænset udbud nøjes med at sende rettelserne til de tilbudsgivere, der har rekvireret materialet. Ved et offentligt udbud hvor man evt. ikke har en oversigt over de tilbudsgivere, der har rekvireret udbudsmaterialet (fx hvis materialet har været frit tilgængeligt på kommunens hjemmeside), bør ændringerne meddeles det sted, hvor tilbudsgiverne kunne downloade udbudsmaterialet.
Det er ikke usædvanligt, at der opstår behov for at justere i oplysningerne i udbudsbekendtgørelsen eller -materialet. Det kan for eksempel være fordi;
- Der skal indsættes supplerende oplysninger, som blev glemt i først omgang.
- Der skal rettes i enkelte oplysninger, der måske viser sig at være forkerte eller upræcise.
- De offentliggjorte tidsfrister skal ændres.
- Teksten skal rettes, fordi der er opstået meningsforstyrrende fejl i opsætningen.
Udbyder skal være opmærksom på, at man kun må lave mindre rettelser i udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet. Der må ikke ske væsentlige ændringer, der kan have indvirkning på konkurrencen mellem tilbudsgivere, eller som kan føre til forskelsbehandling. For eksempel kan ændring af tildelingskriterium eller underkriterier være en væsentlig ændring. Det er fordi, at det tildelingskriterium eller de underkriterier, man én gang har skrevet, kan have afholdt potentielle tilbudsgivere fra at byde på opgaven. Ændrer man kriterierne under den igangsatte udbudsproces, vil de tilbudsgivere, der har afholdt sig fra at afgive tilbud, have kortere tid til at udarbejde deres tilbud, hvilket kan stille dem dårligere i konkurrencen. En eventuel forskelsbehandling kan dog i nogle tilfælde overkommes ved, at man udskyder fristen for tilbudsafgivelse, så ”nye” tilbudsgivere kan nå det.
Som udbyder skal man desuden være opmærksom på, at tilbudsgiverne skal have tilsendt supplerende oplysninger mv. til udbudsmaterialet senest seks dage før tilbudsfrist. Det betyder også, at udbyder fra dette tidspunkt, vil være afskåret fra at foretage ændringer i udbudsmaterialet.
Det vil altid være en konkret vurdering, om et udbud skal berigtiges eller annulleres. Generelt kan man sige, at hvis kommunen ønsker at udbyde opgaven i den form, den allerede er udbudt, skal man vælge en berigtigelse. Er der derimod tale om, at opgaven er udbudt med en forkert beskrivelse af ydelsen, vil det være mest korrekt at annullere og genudbyde opgaven med den rigtige beskrivelse. Er der tale om et udbud, der er behæftet med væsentlige fejl og mangler, har udbyder dog pligt til at annullere det.