Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Spørgsmål
Tilbudsgiverne har som regel brug for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Af hensyn til ligebehandlingsprincippet skal udbyder være meget opmærksom på, at alle potentielle tilbudsgivere skal have de samme svar på spørgsmålene, og dermed de samme forudsætninger for at afgive tilbud.
Udbyder bør kræve, at alle spørgsmål, der vedrører udbudsmaterialet bliver stillet skriftligt, ligesom udbyder heller ikke selv må besvare spørgsmålene mundtligt. De skriftlige spørgsmål og svar skal sikre, at samtlige spørgsmål og svar viderebringes med samme indhold – og på samme tid - til alle, der har rekvireret udbudsmaterialet. Derfor er det en god idé at føre en liste over alle de leverandører, der har fået udleveret udbudsmaterialet.
Man bør ligeledes fastsætte en tidsfrist for, hvor længe der kan stilles spørgsmål til udbudsmaterialet. Svar på spørgsmål og supplerende oplysninger skal sendes til tilbudsgiverne senest seks dage før udløbet af tilbudsfristen. Efter Klagenævnets praksis betyder det, at spørgsmål, som udbyder modtager senest seks dage inden tilbudsfristens udløb, og som udbyder har mulighed for at besvare inden for seksdages fristen, skal besvares. Udbyder har formentlig hverken ret eller pligt til at besvare spørgsmål, som gives senere end seks dage før tilbudsfrist. Det er fordi, at tilbudsgivere skal kunne nå at indrette sig på at de svar, der kommer på spørgsmålene, kan give anledning til justeringer af tilbuddet.
Til trods for seksdages fristen må udbyder eksempelvis godt skrive i udbudsmaterialet, at spørgsmål man modtager senest 10 dage før tilbudsfristen, forventes at blive besvaret, mens de spørgsmål, der sendes efter denne frist, kun vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest seks dage før tilbudsfrist.
Ubyder skal være opmærksom på, at tidsfrist og procedure for håndtering af spørgsmål bør fremgå af udbudsmaterialet.
Mulighed for besigtigelse
Tilbudsgiverne kan have behov for at besigtige bygninger, områder, materiel el.lign., inden de afgiver tilbud. Derfor kan det være en god idé allerede i udbudsmaterialet at fastlægge en dato, hvor alle de tilbudsgivere, der ønsker det, kan blive vist rundt. Udbyder skal dog være særlig opmærksom på, at de spørgsmål og svar, der opstår under rundvisningen, gives videre til de tilbudsgivere, der ikke var til stede.