Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Offentliggøre resultatet
Når kontrakten er indgået, er udbyder på flere måder forpligtet til at offentliggøre resultatet af udbudsforretningen. Det gælder både til de forbigåede tilbudsgivere og til offentligheden.
Forpligtelserne retter sig imod:
- Svar til afviste ansøgere/tilbudsgivere.
- Bekendtgørelse om indgået kontrakt.
- Udbudsrapport til EU-kommissionen.
Svar til afviste ansøgere/tilbudsgivere
Efter et EU-udbud skal udbyder hurtigst muligt underrette samtlige tilbudsgivere om, hvilke beslutninger der er truffet mht. valg/fravalg af leverandør.
Ifølge Håndhævelsesloven, som trådte i kraft den 1. juli 2010, skal udbyder give en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen og fortælle, hvornår standstill-perioden udløber. Der er tale om en udvidet begrundelsespligt i forhold til tidligere. Det betyder, at begrundelsen som minimum skal indeholde de oplysninger, der fremgår af Udbudsdirektivets artikel 41, stk. 2. Dvs. at forbigåede ansøgere og tilbudsgivere bl.a. skal have en begrundelse for, hvorfor deres tilbud er forkastet. Tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud, skal have en begrundelse for det vindende tilbuds karakteristika og fordele samt navnet på den vindende tilbudsgiver.
Klagenævnet for Udbud har i en sag fastslået, at hvis tildelingskriteriet er ”laveste pris”, vil de relevante grunde for tildelingsbeslutningen omfatte det vindende tilbuds pris. Hvorvidt det også gælder, hvis der er tale om ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” tog Klagenævnet ikke stilling til, men hvis prisen vægter betydeligt, vil det tale herfor.
Tilbudsgiverne skal underrettes samtidig, og forbigåede tilbudsgivere skal have besked på samme tidspunkt som vinderen. Formålet med underretningen er, at give de berørte tilbudsgivere en bedre indsigt i udbyders beslutning om tildeling af kontrakten. Derved får de mulighed for at vurdere, om de vil klage over tildelingsbeslutningen. De får desuden mulighed for at gøre det i standstill-perioden, inden kontrakten underskrives.
At underretningen til såvel forbigående ansøgere som tilbudsgivere bør indeholde en nærmere begrundelse følger også af, at Klagenævnet har udtalt, at de nye klagefrister, der blev indført med Håndhævelsesloven, kun sættes i gang, hvis tilbudsgiverne har fået en begrundelse, der sætter dem i stand til at vurdere, om de vil klage over beslutningen. Får tilbudsgiverne ikke nok information til at vurdere, om de vil anlægge en evt. klagesag, må det forventes, at klagefristerne ikke starter. Ved begrænset udbud skal begrundelsen være ledsaget af oplysninger om, hvem der er blevet prækvalificeret for at fristen for at klage over prækvalifikationen begynder at løbe.
Du kan læse mere om Håndhævelsesloven og klagefristerne på Udbudsportalen.dk under sektionen ”Ret og Regler”.
Bekendtgørelse om indgået kontrakt
Uanset resultatet af et EU-udbud skal man som udbyder til slut sende en meddelelse til Kommissionen, dvs. til Publikationskontoret. Meddelelsen skal sendes senest 48 dage efter, at kontrakten er indgået. Meddelselen skal indeholde oplysninger om udbyder, hvilken leverandør der har vundet kontrakten, Klagenævnet for Udbud, frister for at indgive klage mv. Formularen til bekendtgørelsen kan findes på SIMPAS’s hjemmesiden.
Udbudsrapport til EU-kommissionen
Ifølge Udbudsdirektivet skal udbyder udarbejde en skriftlig rapport for hver indgået kontrakt. Den skal ligge klar til udlevering på EU-kommissionens anmodning. Anmoder Kommissionen ikke om rapporten, er der ikke noget krav om, at den skal indsendes.
Der er en række informationer, som rapporten skal indeholde, blandt andet:
- Navn og adresse på udbyder.
- Aftalens genstand og værdi.
- Navn og adresse på den valgte leverandør samt begrundelse for valget.
- Navn og adresse på forbigåede tilbudsgivere samt begrundelse for afslag.
- Begrundelse for tilsidesættelse af unormalt lave tilbud, hvis der har været sådanne.
- I muligt omfang størrelsen på underentrepriser.
- Begrundelse for eventuelt udbud efter forhandling.
- Hvilke omstændigheder der har berettiget til brug af konkurrencepræget dialog.
- Begrundelse for eventuel annullation af udbuddet.