Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Modtage og åbne tilbud
Ved modtagelse og åbning af tilbud skal udbyder være opmærksom på at behandle tilbudsgiverne lige.
Modtage
Tidsfristen for at modtage tilbud kan ikke fraviges. Det betyder, at de tilbud, der afleveres for sent, skal afvises. Denne hårde linje er en direkte følge af ligebehandlingsprincippet. Tilbud, der afleveres rettidigt, vil til gengæld blive vurderet i forhold til udvælgelses- og tildelingskriterierne.
Ved den konkrete modtagelse af tilbuddene bør udbyder hurtigt adskille buddene fra den post, udbyder i øvrigt har modtaget. Det er derfor en god idé allerede i udbudsmaterialet at fastsætte, hvilken adresse og eventuel kontaktperson, tilbuddene skal sendes til. De indkomne tilbud bør registreres på en særlig postliste, hvor man også noterer modtagelsestidspunktet. Såfremt et tilbud overbringes personligt, bør udbyder udstede en kvittering for modtagelsestidspunktet. Umiddelbart efter tilbudsfristens udløb, skal udbyder lave en oversigt over de tilbudsgivere, der har afgivet rettidigt tilbud.
Åbne
Når man har passeret tilbudsfristen, er det blevet tid til at åbne de indkomne tilbud. For at øge tilliden til processen, kan åbningen ske i offentlighed. Den officielle åbning er dog ikke et krav i udbudsdirektivet. Udbyder bør derfor gøre tilbudsgiverne opmærksom på, at der hverken foregår udvælgelse eller tildeling i forbindelse med åbningen, men at der blot er tale om en offentliggørelse af, hvem der har afgivet tilbud. Hvis der er mulighed for at overvære åbning af tilbuddene, skal man skrive adressen, hvor åbningen sker, i udbudsmaterialet.