Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Kontraktindgåelse
Når udbudsprocessen er overstået, skal der skrives kontrakt med den valgte tilbudsgiver.
Inden der indgås kontrakt, bør udbyder imidlertid lave en endelig afklaring med tilbudsgiveren om kontrakten. Det er for at sikre, at opgaven bliver løst på de vilkår, der er opstillet i udbudsmaterialet. Ved EU-udbud kan der ikke forhandles, medmindre man som udbyder har brugt en af de udbudsformer, hvor forhandling er lovlig – udbud med forhandling eller den konkurrencepræget dialog.
Udkast til kontrakt indgår normalt som en del af udbudsmaterialet. Derfor vil den valgte tilbudsgiver allerede kende hovedtrækkene i kontrakten. Det der mangler, for at kontrakten kan underskrives af parterne, er derfor kun at indføje tilbudsgivernes tilbud i den formelle kontrakt.
Der kan dog også være individuelle vilkår, som er særlige for det pågældende tilbud, og som skal indføres i kontrakten. Åbnes der op for individuelle vilkår i kontrakten, skal udbyder sikre, at det har fremgået af udbudsmaterialet. For eksempel sådan at det er en del af konkurrencegrundlaget. Udbyder må ikke efter gennemførelsen af udbuddet indføre eller på anden måde forhandle individuelle vilkår i kontraktmaterialet.
Individuelle vilkår kan for eksempel være:
- Priser og rabatter
- Særlige leverings- og betalingsvilkår
- ventuelle prisreguleringer i løbet af kontraktperioden.