Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Annullation
En udbudsrunde vil normalt afsluttes med, at der indgås kontrakt med en valgt tilbudsgiver. Udbudsrunden kan imidlertid også stoppe, hvis udbyderen vælger at annullere udbuddet i stedet for at indgå kontrakt.
Klagenævnet for Udbud har i flere sager fastlagt, at der skal være en saglig begrundelse for at annullere et udbud, og at det er op til udbyderen at kunne bevise dette. I en nyere sag har Højesteret (Sag 185/2009 af 18. august 2011) imidlertid slået fast, at hvis ikke andet følger af udbudsbetingelserne eller af omstændighederne i øvrigt, så har udbyder ret til at annullere et udbud. Det betyder, at udbyder som udgangspunkt ikke har en egentlig kontraheringspligt efter et udbud, men kan vælge ikke at antage nogen af de indkomne tilbud.
Udbuddet må dog kun annulleres såfremt, ligebehandlingsprincippet er opfyldt, og så længe annullationen ikke har et usagligt formål. Et usagligt formål kan fx være, hvis annullationen bygger på et ønske om at indgå kontrakt med en anden tilbudsgiver end den, der står til at vinde. Udbyder skal derfor altid foretage en konkret vurdering af, om udbuddet lovligt kan annulleres.
Højesteret åbner med afgørelsen op for en bredere adgang til annullation end hvad, der hidtil har været praksis fra Klagenævnet for Udbud. Af hensyn til tilbudsgiverne, som har brugt ressourcer på at udarbejde tilbud, og for at forhindre en ulovlig annullation, vil det være mest hensigtsmæssigt at have en saglig grund til at annullere et udbud.
Af saglige begrundelser kan nævnes:
- Fejl i udbudsmaterialet eller udbudsproceduren
- Udbyder på grund af bevillingsmæssige forhold ikke kan indgå kontrakt
- Udbyder bliver opmærksom på, at den udbudte løsning ikke er den mest hensigtsmæssige
- Ingen af tilbuddene er konditionsmæssige.
Udbyder skal være opmærksom på, at der kan være en pligt til at annullere udbuddet, hvis det indeholder væsentlige fejl eller mangler. En annullation for at afbøde en klage til Klagenævnet for Udbud vil formentlig ikke være en saglig begrundelse.
Generet set må annullationen ikke være i strid med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination. Det betyder blandt andet, at en annullation ikke må begrundes med, at der kun er kommet tilbud fra udenlandske tilbudsgivere.
Vælger man at annullere udbuddet, skal man hurtigst muligt orientere alle de leverandører, der har ansøgt om prækvalifikation eller afgivet tilbud, om beslutningen og begrundelsen for annullationen.
Som udbyder kan man efter annullationen vælge at igangsætte et nyt udbud. Er det aktuelt, kan man vælge en helt ny udbudsform, nye tildelingskriterier mv. Man er altså ikke bundet af det gamle udbudsmateriale.