Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009
Snak med kommunen om udbudsmaterialet
Mange af de ting, du har oplevet gennem arbejdet med at skrive tilbudet og løse opgaven, vil være relevante for kommunen at vide, når de skal til at lave det nye udbudsmateriale.
Derfor kan det være en god ide at fortælle kommunen om jeres erfaringer med det gamle udbudsmateriale. Sæt dem ind i, hvad der var godt og dårligt ved det, og hvad de kunne gøre mere eller mindre ud af.
Et typisk problem er f.eks., at kommunen stiller for mange krav om, hvordan opgaven skal løses, og dermed lukker af for nye og mere effektive måder at gøre tingene på. Den slags ting kan du være med til at forhindre ved at snakke med kommunen, inden de laver det nye materiale.
...men pas på med aktiv rådgivning
Du må gerne give dine erfaringer med udbudsmaterialet videre til kommunen – men det er vigtigt, at du ikke indtræder i en egentlig rådgiverrolle for kommunen. Hvis du ligefrem er med til at lave det nye udbudsmateriale, bliver du nemlig udelukket fra selv at byde på opgaven.
Derfor skal du holde dig til at snakke om jeres erfaringer med det gamle udbudsmateriale, og sørge for at det ikke lige pludseligt bliver til en egentlig dialog om, hvordan det nye udbudsmateriale bør se ud. Det kan være fristende at få kommunen til at ’skræddersy’ udbudsmaterialet, så det passer perfekt til din virksomhed – men det er unfair over for de andre tilbudsgivere, og kan ende i en klagesag, eller at kommunen bliver tvunget til at udelukke jer fra at komme med tilbud.
Det er en god ide at gøre kommunen opmærksom på problemet, inden du giver dine erfaringer videre, så de også kan være med til at sige fra, hvis I begynder at få for stor indflydelse på udformningen af udbudsmaterialet.