Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009
Gode råd om tilbudsskrivning
Skriv kortfattet og brug bilag
- Kommunen har normalt mindst fem tilbud at tygge sig igennem. Skriv kort, og svar på det, du bliver spurgt om.
- Hvis kommunen spørger om noget konkret, så skriv dit svar øverst, og eventuelle begrundelser og bemærkninger nedenunder – og ikke omvendt.
- Brug gerne bilag, som du henviser til i hovedteksten. Det minimerer læsebyrden, men viser samtidigt at du har det hele med.
- Hvis du genbruger noget standardmateriale eller dele af et gammelt tilbud, så husk at kontrollere og justere det, så det ikke virker alt for standardagtigt.
- Gå gerne i detaljer med, hvordan du vil løse opgaven. Det signalerer, at du magter at løse den, hvis du vinder.
Det er en rigtig god idé at besøge kommunens hjemmeside for at se, hvad de lægger vægt på af værdier. Ofte har kommunen endda nogle retningslinier for håndtering af udbudsprocesser eller lignende, som du kan orientere dig i.
Gør opmærksom på, hvad der er følsomme oplysninger
Det kan ske, at nogle af de oplysninger, du skriver i tilbudet, er følsomme eller fortrolige. Hvis det er tilfældet, er det en god ide at gøre opmærksom på dette i tilbudet.
Hvis du f.eks. skriver oplysninger om din virksomheds økonomi, kan du skrive: ”Disse oplysninger må ikke videregives til andre uden forudgående kontakt med tilbudsgiver.”
Tilbudet indgår normalt i kontrakten
Man bruger typisk tilbudet i kontrakten. Kontrakten kan være et enkelt stykke papir med to underskrifter, der henviser til tilbudets indhold. Det betyder, at de ting, du skriver i dit tilbud, binder dig kontraktmæssigt efterfølgende. Hvis du har lavet en beregningsfejl eller lovet for meget, kommer du måske til at hænge på det!
Gør prisen gennemskuelig
Opdel prisen på forskellige poster eller faser, så kommunen kan gennemskue, hvordan du har fundet frem til prisen.
Lov ikke mere, end du kan holde
Det kan måske være fristende at overdrive virksomhedens kompetencer lidt for at vinde opgaven. Men husk på, at hvis du vinder, så bliver du stillet til regnskab for, hvad der står i tilbudet. Skriv aldrig at du f.eks. overholder en bestemt standard, hvis du ikke gør det, og pas på med at overvurdere din virksomheds evne til at løse nye opgaver uden videre.
Tænk på, hvem der skal læse det
Hvem er kontaktpersonen? Er det kommunaldirektøren eller pedellen på den lokale skole? Skriv, så det passer til læseren.
Kontroller hellere én gang for meget
Der kan være mange detaljer at holde styr på i et tilbud. Kontroller det grundigt, og få evt. andre øjne på det, inden du sender det af sted.