Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009
Forbehold og forudsætninger – hvad må du?
I de tilfælde, hvor du ikke er helt tilfreds med udbudsmaterialets vilkår, er det nærliggende, at du tager forbehold og betinger dig andre vilkår end dem, der fremgår af udbudsmaterialet.
Et forbehold kan f.eks. vedrøre betalingsfrister, honorarberegning, ansvar, forsikring, ophavsrettigheder eller selve forståelsen af udbudsmaterialet.
Et tilbudsforbehold vil imidlertid kunne medføre, at tilbudet diskvalificeres – selvom det anses for at være det bedste - og derfor er det vigtigt at være opmærksom på, i hvilket omfang der kan tages forbehold.
Udgangspunkt er derfor, at der ikke kan tages forbehold, med mindre der i udbudsmaterialet udtrykkeligt gives lejlighed hertil - f.eks. ved at angive, at der accepteres alternative bud.
Væsentlige forbehold medfører diskvalifikation
Forbehold, som ikke medfører væsentlige ændringer i konkurrencegrundlaget, kan dog accepteres af ordregiver.
Om et forbehold kan accepteres, eller om tilbudsgiveren skal diskvalificeres, afhænger således af, om forbeholdet kan siges at være væsentligt eller ej.
Praksis viser, at der ikke skal ret meget til, før et forbehold medfører væsentlige ændringer i udbudsmaterialet. Det er således uden betydning, hvilken betegnelse tilbudsgiver bruger - forbehold, forudsætninger eller lignende – der er tale om en ensidig fravigelse af udbudsmaterialet.
Praksis viser også, at eksistensen af mange forbehold, der hver for sig ikke er væsentlige, tilsammen kan udgøre så væsentligt et forbehold, at udbyder er berettiget og forpligtet til at diskvalificere et tilbud.
Pligten til at afvise ikke forskriftsmæssige / ukonditionsmæssige tilbud
Ordregiver har både ret og pligt til at afvise tilbud, der på væsentlige punkter indeholder fravigelser i forhold til udbudsvilkårene.
Et forbehold skal kunne prisfastsættes af ordregiver – uden at tilbudsgiver spørges herom. Hvis forbeholdet ikke kan prisfastsættes, er der en formodning for, at det ligger uden for udbudets forudsætninger, og tilbudet skal derfor afvises. Det er uden betydning, om tilbudsgiver efterfølgende frafalder forbeholdet - er der tale om et væsentligt forbehold, skal tilbudet afvises.
Der kan være standardforbehold for din branche. Spørg din brancheforening.