Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009
Nationale indkøbsregler
Ved offentlige indkøb skal almindelige forvaltningsretlige grundsætninger og bevillingsretlige principper følges. Derved kan sikres både en økonomisk og ressourcemæssig ansvarlighed samt en lige behandling af (potentielle) tilbudsgivere.
For at kunne udmønte disse principper i praktisk handling er det nødvendigt, at der etableres en åben, fri og fair konkurrence om leverancerne til det offentlige ved gennemførelse af offentlige udbudsforretninger med anvendelse af gennemsigtige procedurer.
Hovedlinierne i indholdet af de relevante forvaltningsretlige principper i indkøbs-sammenhæng kan opregnes således :
- Der må ikke forekomme inhabilitet.
- Der skal anvendes en procedure med samtidig indhentning af skriftlige tilbud fra et tilstrækkeligt antal virksomheder med en fælles tidsfrist for tilbudsafgivelse.
- Alle tilbudsgivere skal behandles ens og have de samme vilkår gennem hele udbudsforretningen.
- Indkøbssagens samlede forløb, herunder de foretagne vurderinger, sammenligninger, valg og fravalg, skal kunne dokumenteres behørigt.
- Der skal indgås skriftlig kontrakt med leverandøren af det valgte tilbud.
- De øvrige tilbudsgivere skal orienteres om valg af tilbud og på anmodning have en begrundelse for fravalg af deres tilbud.
- Der gælder tavshedspligt i offentlig tjeneste med hensyn til bl.a. det offentliges forretningsvirksomhed.
- Retten til aktindsigt i offentlige indkøbssager kan begrænses af hensynet til det offentliges og leverandørers forretningsmæssige interesser.
På det mere praktiske niveau indeholdt ”Statens indkøbsvejledning", der senest blev udgivet i 1982 som et hjælpemiddel for statsinstitutionerne m.fl. en række konkrete retningslinier for god forretningsmæssig adfærd og for korrekt optræden over for leverandører.
Vejledningen dækkede varer og tjenesteydelser. Den er ikke blevet holdt ajour, men en række af dens anvisninger har imidlertid stadig almen gyldighed :
- Indhent skriftlige tilbud fra et passende antal virksomheder
- Forsyn tilbudsgiverne med en udførlig kravspecifikation
- Giv oplysningerne til alle tilbudsgivere samtidigt
- Fastsæt en helt entydig tilbudsfrist
- Håndhæv tilbudsfristen over for alle tilbudsgivere
- Forlang tilbud afgivet i lukket konvolut
- Åbn tilbudene samlet efter tilbudsfristens udløb
- Lad ikke tilbudsgiverne være til stede ved tilbudsåbningen
- Undgå forhandling af pris og andre leveringsvilkår såvel i tilbudsfasen som efter tilbudsfristens udløb
- Udform særligt notat som dokumentation for indkøbssagens forløb og resultat
- Indgå skriftlig kontrakt med leverandøren af det valgte tilbud
- Giv underretning til fravalgte tilbudsgivere om valg af leverandør
- Gennemfør kontrol med leveringen
- Reklamér i givet fald i tide