Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009
Begrænset udbud (EU-udbud)
Ved udbudsformen begrænset er forløbet opdelt i to faser. I første fase (prækvalifikationen) drejer det sig om at blive godkendt til at byde, mens det i anden fase, ved afgivelsen af tilbud, gælder om at sælge dit produkt.
Prækvalifikation – godkendelse af din virksomhed
I første fase offentliggør kommunen en udbudsbekendtgørelse i EF-Tidende, som inviterer alle de interesserede virksomheder til at anmode om at blive prækvalificeret (få ret til at blive inviteret til at afgive tilbud).
For at blive prækvalificeret skal du vise kommunen, at du har den nødvendige faglige ekspertise til at løse opgaven, og at din virksomhed i øvrigt er lovlydig og ikke er på fallittens rand. Det gælder med andre ord om at sælge din virksomhed ind hos kommunen.
Du bliver prækvalificeret ved at sende kommunen en beskrivelse af din virksomhed. Der står i udbudsbekendtgørelsen, hvilke dokumenter du skal sende ind til dem. Det materiale, du indsender, kaldes anmodning om prækvalifikation.
Tilbudsskrivning
Såfremt du bliver prækvalificeret til at afgive tilbud, får du automatisk tilsendt selve udbudsmaterialet. Så skal du skrive selve tilbudet og indsende det.
Det er kun de prækvalificerede virksomheder – normalt mellem 5 og 10 – som kan afgive tilbud. Hvis du ikke bliver prækvalificeret, kan du altså heller ikke afgive tilbud på opgaven. Kommunen angiver i udbudsbekendtgørelsen, hvor mange virksomheder de maksimalt vælger – så du kan godt risikere, at du ikke bliver prækvalificeret, selv om du opfylder alle krav.
Hvorfor bruger man begrænset udbud?
Kommunen bruger typisk begrænset udbud, hvis det er et stort eller omfattende projekt, som det tager lang tid at skrive tilbud på. Fordelen ved begrænset udbud er, at der ikke er for mange virksomheder, der bruger tid på at skrive store tilbud uden at de hver især ved, at de har en god chance for at vinde opgaven.
Må jeg forhandle med kommunen?
Nej! Ved begrænset udbud må der ikke finde nogen form for forhandling sted mellem kommunen og virksomhederne.