Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009
Få fat i udbudsmaterialet
Her kan du se, hvordan du får udbudsmateriale fra kommunen, og hvordan du kan håndtere uklarheder og fejl.
Indhentning af udbudsmaterialet
Første skridt (i offentlige udbud) er at få fat på selve udbudsmaterialet. Det fremgår af udbudsbekendtgørelsen, hvem du skal henvende dig til for at få fat i det.
- Send anmodningen pr. brev eller e-mail
Din anmodning om at få materialet udleveret skal indsendes pr. brev eller e-mail. Husk at angive, hvilket udbud det drejer sig om. Ved EU-udbud er kommunen forpligtet til at sende dig materialet senest 6 kalenderdage efter modtagelsen af din henvendelse. Kommunen må ikke nægte at sende dig materialet.
- Du skal måske dække forsendelsesomkostningerne
Kommunen kan kræve betaling for at sende dig udbudsmaterialet – men ikke mere end det koster at udarbejde og sende.
Kontakt til udbyder – hvad må du?
- Du må ikke forhandle med kommunen
Der må ikke finde nogen former for forhandling sted mellem kommunen og tilbudsgiverne – især ikke om priserne. Derfor må du f.eks. ikke ringe til udbyderen og spørge, hvad de ville synes var en rimelig pris, eller foreslå rabatter eller ændringer til den ydelse, de har beskrevet. Denne regel er der for at sikre, at virksomhederne får lige vilkår for at byde ind på udbudet.
- Du må gerne spørge om fejl og uklarheder
Hvis der er fejl eller uklarheder i udbudsmaterialet, må du gerne kontakte kommunen og spørge dem om det. Dette kunne eksempelvis være, hvis de havde glemt at angive en vigtig teknisk specifikation, eller hvis der var modstridende oplysninger i udbudet.
Hvis du er i tvivl om, hvor grænsen går, kan du godt henvende dig til kommunen og spørge, om du må spørge dem om det. Så kan kontaktpersonen selv stoppe dig, hvis du går for langt.
Hvis der er fejl eller uklarheder i udbudsmaterialet
Det kan godt ske, at der er uklarheder i udbudsmaterialet– f.eks. i de tekniske specifikationer eller lignende.
Hvis det er tilfældet, har du ret til at stille afklarende spørgsmål til kommunen. Send et brev med dine spørgsmål til kommunens kontaktperson på opgaven.
- Kan jeg ikke bare ignorere det?
Kommunen er forpligtet til at vælge vinderen ud fra, hvad der står i udbudsmaterialet. Derfor er det vigtigt, at du ikke bare ignorerer fejl eller uklarheder, men derimod tager kontakt til kommunen og får dem til at rette fejlen.
Husk at være høflig og afklarende, når du gør opmærksom på problemet. ”Opgaven ser spændende ud – men vi er i tvivl om et enkelt punkt...” er meget bedre end ”Nu har I kludret i det igen!”
Der vil typisk være en frist for, hvornår spørgsmål skal være sendt ind. Den står i udbudsmaterialet og skal overholdes. For EU-udbud gælder dog, at kommunen er forpligtet til at afgive yderligere oplysninger om udbudsbetingelserne – ofte i form af skriftlige spørgsmål fra tilbudsgiverne og tilhørende svar fra kommunen - helt frem til senest seks dage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af budene.
- Svaret sendes til alle
For at sikre, at der er lige vilkår for alle tilbudsgivere, bliver svaret på dit spørgsmål sendt til alle, der har fået udleveret udbudsmaterialet. Det oplyses ikke, hvem der har stillet hvilke spørgsmål.
Ved EU-udbud er kommunen normalt forpligtet til at sende svaret ud senest 6 dage før tilbudet senest skal afleveres.
Hvis der er en anden tilbudsgiver, der har fundet noget uklart i materialet, kan du derfor selv opleve, at der bliver sendt flere informationer frem om et udbud. (Dette er en af grundene til, at du skal bede om materialerne pr. brev eller e-mail – så kan kommunen nemlig få fat i dig igen.)
- Spørgemøde
Nogle gange afholder kommunen et spørgemøde (eller informationsmøde), hvor alle interesserede kan komme og få afklaret eventuelle usikkerheder ved udbudet.
Deltag i mødet, også selv om du ikke har nogen spørgsmål. Det er med til at vise, at du er interesseret i opgaven, og så det kan være, at de andre virksomheder har opdaget noget, du ikke lagde mærke til.
Hvis du selv har opdaget mere komplicerede uklarheder i materialet, så ring til kontaktpersonen inden mødet og fortæl om det, så de har en chance for at få klarhed over det inden spørgemødet.
Du må gerne opfordre kommunen til at afholde en spørgerunde, hvis de ikke selv foreslår det.