Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009
Klarlæg arbejdsdeling: Hvem laver hvad?
Når du skal lave et tilbud, er det en fordel at have nogle faste rutiner for, hvem der gør hvad under udbudsprocessen – ligesom med alle andre opgaver i din virksomhed.
Hvilke behov er der i forbindelse med løsningen af opgaven? Det er en god ide at samle de ansatte, der skal være med til at gennemføre udbudsprocessen, til et møde og fastlægge, hvem der tager sig af hvad. Når din virksomhed bliver mere rutineret, kan I måske fastlægge rutiner for, hvordan processen skal køre.
Her er en liste over typiske opgaver, som skal fordeles:
- Hvem står for at overvåge markedet? Hvem beslutter hvilke af udbudene, der skal kigges nærmere på?
- Hvem varetager kontakten til udbudsgiver, indhenter yderligere materiale og tager sig af uklarheder og henvendelser?
- Hvem gennemlæser og bedømmer udbudet?
- Hvem beregner rentabilitet og beslutter, om der skal afgives tilbud?
- Hvem besigtiger opgaven?
- Hvem står for at skrive tilbudet?
- Hvem tilretter standarddokumenter?
- Hvem kontrollerer tilbudet for fejl og mangler, inden det bliver sendt?
- Hvem er overordnet ansvarlig for tilbudet og kontrollerer, at alle opgaver er fordelt, at fristerne bliver overholdt osv.?
Brug denne liste over opgaver til at uddele opgaverne. Lav en tidsplan, og sørg for at den bliver skrevet ind i jeres kalendersystem, så den bliver overholdt.