Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009

Vælg typer af udbud

Brug de næste par sider til at lave en liste over de udbud, du vil gå efter. Giv listen til dine medarbejdere, så de hurtigt kan finde frem til de udbud, der passer til jer, og kan lade være med at bruge tid på opgaver, I alligevel ikke kan løse.

Generelle råd om at vælge udbud

Start i det små
Det er en god ide at starte med at afgive tilbud på mange små opgaver, frem for at starte med at byde på ét meget stort udbud. På den måde får du og dine medarbejdere hurtigt træning i at tilbud og løse mindre opgaver. Og I får bygget en referenceliste op.

Du får også flest afslag i starten, fordi du ikke er helt vant til markedet – og så er det ærgerligt at få dem på et kæmpetilbud, du har brugt lang tid på at skrive, i stedet for at få afslag på et tilbud eller en anmodning om deltagelse, du kun brugte et par timer på. Du kan tidsnok komme til at byde ind på de store opgaver.

Vær realistisk
Byd ikke på opgaver, du ikke er rimeligt sikker på, at du kan løse. Det er ikke en god start at misligholde en opgave, fordi man overvurderede sin virksomheds evne til at løse opgaven.

Byd heller ikke på opgaver, der ligger for langt væk i forhold til din virksomheds normale opgaver. På de første par opgaver er det en fordel at være meget inde i selve ydelsen, så du kan koncentrere dig om at få alt det andet til at fungere – tilbudsskrivningen, samarbejdet med kommunen osv.

Husk at tænke over risikoen
Nogle opgaver er økonomisk set meget afhængige af tilfældigheder eller ting, du ikke har indflydelse på – f.eks. hvordan vejret bliver, eller om inflationen stiger mere end sædvanligt (hvis det er en fastprisaftale).

Det er vigtigt at definere, hvor stor en økonomisk risiko du er villig til at løbe, før udbudet bliver for usikkert. Hvis du ikke har en rimeligt høj likviditet, kan det være en stor satsning at påtage sig opgaver, der f.eks. er afhængige af vejret eller andre uforudsigelige ting.

Vælg de ønskede kundetyper
Denne vejledning er skrevet med tanke på de kommunale udbud – men fremgangsmåden er ikke meget anderledes, hvis det er regioner eller staten, der udbyder opgaven.

Hvis du har størrelsen og kapaciteten til det, kan du måske også løse opgaver på EU-plan.

Som grundregel bliver opgaverne både større og mere administrativt tunge, når du bevæger dig op i systemet – men kommunerne kan til tider også udbyde store opgaver.

Fastlæg, hvilke kunder du vil gå efter, og hvilke der i første omgang er for store eller for komplekse. Hvis din virksomhed ikke har lavet anmodninger om deltagelse/tilbud før, er det en god ide at starte med mindre opgaver for kommunerne – eventuelt som underleverandør.

Geografisk beliggenhed
Du behøver ikke kun løse opgaver for din egen kommune.

Ofte kan det være en god ide at udføre samme ydelse for flere kommuner, når du nu alligevel har ekspertisen og har skrevet anmodninger om deltagelse/tilbud på området. (Vær dog opmærksom på, at kommunerne godt kan køre udbudsprocessen på forskellige måder).

Det er også vigtigt, at du hurtigt har mulighed for at komme hen til stedet, hvis der er problemer, eller i det daglige, når du skal kontrollere om dine medarbejdere løser opgaven, som de skal.

Skriv en liste over de kommuner, som din virksomhed realistisk har mulighed for at løse opgaver for, og lad være med at bruge tid på de andre kommuner.

Kontraktens varighed
Den første periode af en kontrakt går typisk med at få tingene rettet til, så opgaven fungerer gnidningsfrit.

Det er typisk først efter denne indkøringsperiode, at kontrakten begynder at tjene sig ind – og så er det ærgerligt, hvis kontrakten udløber 6 måneder senere. Nogle kommuner udbyder opgaver med en så kort varighed, at man nærmest ikke kan nå at få en normal drift i gang, før opgaven skal i udbud igen.

Fastlæg, hvor lang tid kontrakten mindst skal køre, før det har interesse for dig, og skriv det ned.

Prisen og andre faktorer
Skriv en liste over andre faktorer, der kan have indflydelse på, om et udbud er attraktivt for din virksomhed.

Her er en række andre ting, du kan tage stilling til, når du laver listen.

• Hvor stor skal opgaven være, før du ikke vil kunne løse den? Du bør overveje det meget nøje, før du påtager dig opgaver, der er væsentligt større end normalt. Mange ting kan ikke lige ’ganges op’, men bliver mere og mere ressourcekrævende, desto større opgaven er.
• Hvis du vinder en stor opgave, kan du risikere at skulle give køb på nærheden og den flade organisering. I det hele taget skal du kigge på, hvordan opgaven vil forandre din organisation.
• Nogle opgaver kræver økonomisk sikkerhedsstillelse af en vis størrelse. Hvor stor en sikkerhedsstillelse kan du maksimalt levere?
• Vil opgaven kræve større ændringer i organisationen – eksempelvis nyt IT-system eller nyt lønsystem?
• Hvor forskellig må opgaven være fra de opgaver, du og dine ansatte er vant til at løse, før du bør sige fra?
• Nogle opgaver kræver, at man overtager det tidligere personale. Hvor mange nye medarbejdere er det realistisk, at du kan tage dig af og evt. oplære i nye måder at udføre arbejdet på?