Opdateret: Tirsdag den 19. marts 2002
Vilkår for kontrolbud
Har man besluttet at få udarbejdet et kontrolbud, bør man tidligt i processen definere den kommunale udførers frihedsgrader i forhold til den eksisterende drift.
En kommunal udfører har ofte en vis indflydelse på, hvordan en opgave skal løses, og hvordan den økonomiske ramme anvendes. Dette er typisk indeholdt i en decentraliseringsaftale eller en intern kontrakt. Hvis enheden skal kunne udarbejde et konkurrencedygtigt kontrolbud på en opgave, er det vigtigt, at kommunen er opmærksom på, hvilke frihedsgrader udførerenheden har.
Har enheden fx adgang til at ændre i driftsforholdene og dermed påvirke pris og kvalitet? Og bør kommunen stille ekstra ressourcer til rådighed til at udarbejde kontrolbuddet?
Når kommunen skal vurdere vilkårene for den kommunale udførers tilbud (og senere drift), kan den tage udgangspunkt i, hvor store frihedsgrader den kommunale udfører har på nedenstående tre områder:
Indflydelse på direkte omkostninger
De direkte omkostninger til at producere en ydelse består hovedsageligt af lønninger, særlige udgifter (fx kørselsudgifter) og udgifter til køb af materialer. Hovedopgaven for kommunen er derfor at vurdere, hvor meget indflydelse den kommunale enhed har og eventuelt skal have på de faktorer, der ligger til grund for de direkte omkostninger.
I praksis handler det især om at fastlægge normeringen for og sammensætningen af personalet. Skal det fx være muligt for ledelsen i et vist omfang at bestemme afdelingens personalenormering og –profil? Kommunen kan også se på afdelingens muligheder for selv at bestemme udgifter til forskellige former for materialer mv.
Indflydelse på indirekte omkostninger
Noget tilsvarende gælder for de indirekte omkostninger. Indirekte omkostninger er en prissætning af de ydelser, materialer mv., som enheden modtager eller benytter, men som ikke umiddelbart fremgår af budgettet. Det vil eksempelvis sige de omkostninger, som vedrører løn- og personalefunktion, bygninger m.v.
Her er dog den afgørende forskel, at den enkelte kommunale enhed ofte ikke har haft nogen indflydelse på størrelsen af disse omkostninger eller ydelsernes kvalitet. Da de indirekte omkostninger skal indregnes i kontrolbuddet, bør kommunen tage stilling til, om enheden fremover i videre udstrækning skal have kontrol over de indirekte omkostninger. Fx kan enheden få mulighed for at vælge, hvorfra de ønsker at købe administrativ bistand til personale, økonomi mv. En sådan ordning vil kunne betyde, at den kommunale enhed ved at vælge en anden leverandør også vælger et andet serviceniveau end det, rådhuset tilbyder. Dette vil samtidig kunne føre til afskedigelser i løn- og personalekontoret.
Frihedsgrader i øvrigt
Kommunen bør som bestiller vurdere, i hvilket omfang den kommunale udfører skal være bundet af en række mere generelle og tværgående beslutninger i kommunen:
- Skal den kommunale udfører følge kommunens generelle edb-politik, som fastlægger, hvilken hard- og software der skal bruges?
- Skal den kommunale udfører anvende kommunens indkøbsordning?
- Er den kommunale udfører omfattet af kommunens lokale personalepolitiske aftaler, beslutninger og regler?