Opdateret: Tirsdag den 19. marts 2002
Orientere personalet
Når politikerne har valgt at sende en opgave i udbud skal det berørte personale orienteres – som minimum gennem samarbejdsudvalget.
I de tilfælde, hvor Lov om virksomhedsoverdragelse skal bruges, har kommunen visse forpligtelser over for de berørte medarbejdere, før udbuddet gennemføres. Dels skal den informere dem om overdragelsen, dels skal den forhandle med dem om eventuelle foranstaltninger.
Informationsforpligtelsen gælder efter lovens § 5 over for lønmodtagernes repræsentanter, fx tillidsrepræsentanter. Hvis der ikke er valgt repræsentanter, skal de berørte medarbejdere informeres direkte.
Informationen skal omfatte datoen for overdragelsen, årsagen til overdragelsen, overdragelsens juridiske, økonomiske og sociale følger for medarbejderne samt eventuelle foranstaltninger i forhold til medarbejderne. Informationerne skal gives i rimelig tid inden overdragelsen.
Pligten til at informere i god tid gælder også, hvis kommunen overvejer at iværksætte foranstaltninger over for de ansatte. Det kan fx være at tilpasse antallet af ansatte, omlægge arbejdstiden e.l. Efter lovens § 6 skal der nemlig være mulighed for drøfte sådanne foranstaltninger eller ordninger med medarbejdernes repræsentanter. Målet er at prøve at opnå en aftale om, hvordan foranstaltningerne skal forstås og reguleres mest hensigtsmæssigt for alle berørte parter.
Informér og inddrag bredt
Generelt anbefales det, at kommunen både informerer bredt om udbuddet og gør det til en større kreds af medarbejdere. Tidligt i processen bør der fastlægges en informationsstrategi. Den skal sikre, at medarbejderne løbende informeres om relevante forhold om udbuddet.
Det er vigtigt, at motivationen hos de medarbejdere, der berøres, er størst muligt - uanset om opgaven overdrages eller forbliver i kommunalt regi. Det vil man blandt andet bidrage til ved at indkalde de berørte medarbejdere til orienteringsmøder om det videre forløb. I en række tilfælde vil det også være en god idé at indkalde medarbejdernes faglige organisationer til i samarbejde med kommunen at gennemføre den ønskede proces. Hvis arbejdet overdrages til en ekstern leverandør, bør kommunen naturligvis hurtigst muligt orientere medarbejderne om det og om deres rettigheder og muligheder.
Vil kommunen afgive kontrolbud, bør personalet også informeres om vilkårene for dette bud – herunder om baggrunden for den eventuelle organisatoriske opdeling i en bestiller- og udførerenhed.
Inden for nogle arbejdsområder, hvor udbud ofte anvendes, vil der også kunne være særlige overenskomstbestemmelser der fastlægger, at den faglige organisation skal inddrages, inden man gennemfører en udlicitering.