Opdateret: Mandag den 20. august 2007

Udbud på 10 minutter

Dette er en hurtig indføring, i hvad udbud er, hvordan udbudsprocessen fungerer og hvilke specielle kendetegn, der er ved offentlige udbud.

Hvad er et udbud og hvordan fungerer det?
At en opgave kommer i udbud vil sige, at en offentlig institution – f.eks. kommunen – beder private virksomheder om at udføre opgaven på kommunens vegne.

Udbud starter med, at kommunen offentliggør en udbudsbekendtgørelse. Udbudsbekendtgørelsen er en kort beskrivelse af den udbudte opgave og kravene for, hvem der kan byde på den.

Hvis du vil byde på en opgave, skal du først skaffe selve udbudsmaterialet. Det er den detaljerede beskrivelse af, hvad opgaven går ud på. Når du har fået fat i det, skal du skrive et tilbud til kommunen, der nøje svarer på alle de spørgsmål, der står i udbudsmaterialet.

Sådan vælger man vinderen
For at vinde en offentlig opgave er der basalt set to ting, du skal bevise over for kommunen.

• Det første er, at din virksomhed er i stand til at løse opgaven – at I f.eks. har arbejdet med området før, og i øvrigt ikke er ved at gå i betalingsstandsning.
• Det andet er, at dit tilbud er bedre eller billigere end det, konkurrenterne eller kommunen kan komme med.

Først udvælger kommunen de virksomheder, der er kvalificeret til at løse opgaven – de sorterer så at sige fårene fra bukkene. Denne udvælgelse er ikke tilfældig, men foregår efter de såkaldte udvælgelseskriterier, som fremgår af det enkelte udbud. Hvis virksomheden ikke bliver udvalgt, bliver dens tilbud heller ikke taget i betragtning.

Dernæst vælger kommunen det tilbud, som er bedst, ud fra de såkaldte tildelingskriterier. Det er kun to tildelingskriterier at vælge imellem: ’Laveste pris’ eller ’økonomisk mest fordelagtige bud’.

• Hvis tildelingskriteriet er ’laveste pris’, er det udelukkende prisen, der afgør, hvem der vinder (af de virksomheder, der levede op til udvælgelseskriterierne).
• Hvis tildelingskriteriet er ’økonomisk mest fordelagtige bud’, tager kommunen også hensyn til andre ting end lige prisen (selv om prisen fortsat spiller en stor rolle). Det står i udbudsmaterialet, hvilke andre ting der lægges vægt på – f.eks. leveringstid, kvalitet eller miljø- og sundhedshensyn.

EU-udbud eller lokalt (nationalt) udbud?
Alt afhængig af hvor mange penge den samlede opgave vil koste, skal kommunen enten udbyde opgaven som EU-udbud eller som et lokalt (nationalt) udbud. Der er strengere regler for EU-udbud, end der er for lokale (nationale) udbud. For at opgaven skal i EU-udbud skal den beløbe sig til ca. 1,8 mio. kr. for kommuner og amter. For nogle statslige institutioner kan det være helt ned til 1 mio. kr.

Forskellige udbudsformer
Nogle udbudsformer er åbne for alle, ved andre skal man først igennem en godkendelsesrunde, før man kan afgive tilbud på opgaven.

• Ved offentligt udbud kan alle interesserede virksomheder afgive tilbud på den udbudte opgave. 
• Begrænset udbud foregår over to runder. I første runde skal din virksomhed godkendes af kommunen. Det sker ved, at man anmoder om at blive prækvalificeret (få ret til at afgive tilbud). Derefter kommer anden runde, hvor man afgiver sit egentlige tilbud på opgaven. 
• Ved Udbud efter forhandling henvender kommunen sig direkte til en række virksomheder, og indleder forhandlinger med dem. Dette er den eneste udbudsform, hvor man må forhandle med kommunen. 

Hvor finder du udbud?

De fleste mindre udbud annonceres i lokalavisen, derudover kan man læse udbudsavisen, som findes på www.udbudsavisen.dk. EU-udbud annonceres i EF-Tidende og kan findes i TED-databasen . Adgang til TED-databasen er gratis.

Dokumenter

Ved hvert udbud er der en række grunddokumenter, som du skal have med i tilbudet. Det kan dreje sig om alt lige fra referencer fra tidligere opgaver til papirer fra Told og Skat. Disse dokumenter kaldes for standarddokumenter. Hvilke dokumenter man skal bruge er forskelligt fra udbud til udbud, men vil stå anført i selve udbudsmaterialet.

Det offentlige er anderledes end det private
Et offentligt udbud stiller flere krav til virksomheden end en normal virksomhedskontrakt.

• Der stilles større krav til virksomhedens miljø- social- og personalepolitik, fordi det er kommunalbestyrelsen, som udvælger vinderen, hvilket gør at beslutningen er politisk. 
• Da det er en offentlig opgave, medfører et udbud også mere papirarbejde end man vil være vant til fra det private. 
• Der er et større krav om åbenhed, når borgerne er kunder, hvilket også medfører, at medierne på godt og ondt er mere interesserede i virksomheden.

Inden du går ind på udbudsmarkedet, skal du overveje:

• Er din virksomhed klar til at påtage sig nye arbejdsopgaver? 
• Har din virksomhed ressourcer til at sætte sig ind i de anderledes spilleregler, der findes for offentlige udbud. 
• Har din virksomhed administrativ kapacitet til at klare det ekstra papirarbejde? 
• Har du opdateret din virksomheds miljø- social- og personalepolitik? 
• Kan din virksomhed håndtere borger- og mediehenvendelser?