Ved at udbyde en rammeaftale afløfter den ordregivende myndighed udbudspligten for alle indkøb inden for rammeaftalen. Aftaler inden for rammeaftalen indgåes ved direkte tildeling eller genåbning af konkurrencen (miniudbud). Hvis der er flere leverandører skal der gennemføres en fornyet konkurrence. Er der kun én leverandør, skal de enkelte kontrakter i rammeaftalen indgås på de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen. Leverandøren kan dog godt få lov til at komplettere sit tilbud.
Rammeaftaler må som hovedregel kun løbe i 4 år. Såfremt ordregiver ønsker en længere periode, skal dette begrundes. En begrundelse kan for eksempel være, at rammeaftalen vedrører et produkt, der kræver en udviklingsindsats.
Rammeaftaler kan indgås for både varekøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver.
Rammeaftaler hvor lovgivningen kræver at brugerne har et frit valg
En rammeaftale på vareområdet kan fx omfatte individuelle hjælpemidler til ældre, som er visiteret til den type hjælpemidler. Det særlige for denne type hjælpemidler er, at der er lovkrav om, at den ældre skal kunne vælge sin leverandør selv. Den type aftaler kan derfor kun være rammeaftaler, da det præcise antal hjælpemidler ikke er kendt – med mindre kommunen vælger, at indkøbe et fast antal og derefter stille de der er på lager til rådighed for de ældre.
De ældre kan herefter vælge mellem kommunens leverandør og ét eller flere andre firmaer, som leverer det pågældende hjælpemiddel. Har kommunen ved en aftale om et fast antal hjælpemidler ikke købt nok og skal ud og foretage ekstraindkøb, skal man være opmærksom på, om man er omfattet af tærskelværdien for varekøb. Er det samlede behov for ekstraindkøb over tærskelværdien, skal aftalen i udbud. Der er i enkelte tilfælde mulighed for at foretage tilkøb til en eksisterende varekøbsaftale uden at gennemføre et nyt udbud, men derimod et udbud efter forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse.
Hvor er rammeaftaler relevante?
Rammeaftaler er særligt relevante på tjenesteydelsesområdet hvor kommunen ikke kan fastslå det præcise omfang af ydelsen. Det kan være hyppigheden eller omfanget pr. dag, der ikke kan forudsiges.
Generelt kan rammeaftaler dog være uhensigtsmæssige at bruge ved driftsopgaver. Det skyldes, at leverandøren ikke fra dag til dag kan afpasse sin kapacitet, på samme måde som ved varer. Oftest er det også muligt at præcisere omfanget af en driftsopgave, så man ikke behøver komme ud i en situation, hvor man er nødsaget til at indgå en rammeaftale. Det kan være en dyr kontrakt i forhold til en, hvor leverandøren ved præcist hvornår og hvor meget kapacitet han skal stille til rådighed.
Rammeaftaler kan være en fordel på områder, hvor der ikke er reel konkurrence på det private marked fordi opgaven traditionelt har været varetaget af det offentlige. Ønsker kommunen ikke at udlicitere opgaven fuldt ud, kan den i stedet vælge at åbne op for private ved hjælp af en rammeaftale. Hermed kan kommunen øge brugernes muligheder for at vælge mellem kommunen og en privat leverandør, når brugeren skal have en offentligt finansieret ydelse. Dermed etableres der en form for konkurrence – og man undgår en situation med enten offentligt eller privat monopol på opgaven. Dette er særligt relevant i forhold til Lov om fremme af frit valg for borgerne ved levering af serviceydelser i kommuner og amtskommuner.
Hvordan udbydes en rammeaftale?
Fremgangsmåden ved udbud af rammeaftaler er principielt den samme som ved almindelige kontrakter: Opgaven udbydes i konkurrence på grundlag af udbudsrunden, hvor der udvælges én eller minimum 3 leverandører, som kommunen indgår rammeaftaler med.
Leverandørerne forpligter sig til at levere ydelsen til en aftalt pris og til at leve op til de vilkår, som er beskrevet i udbudsmaterialet, med mindre vilkårene ikke er præcist fastlagt i rammeaftalen. I så fald skal der gennemføres en fornyet konkurrence mellem de 3 eller flere leverandører, der er med i rammeaftalen. Denne metode anvendes, jf. ovenfor, kun hvis der er 3 eller flere leverandører. Kommunen skal i udbudsmaterialet gøre opmærksom på, at det er brugerne af rammeaftalen, der selv vælger hvilken af leverandørerne, der skal løse en opgave.
Fordele og ulemper
Ulempen ved rammeaftaler er, at leverandørerne risikerer at tabe stordriftsfordele, da ingen af dem på forhånd er garanteret en bestemt mængde opgaver. Hvis brugerne i stort omfang skifter mellem de forskellige leverandører, skal der desuden afsættes ekstra ressourcer til at administrere ordningen.
Kommunens mulighed for at opnå besparelser vil – alt andet lige – være mindre, end hvis hele opgaven udbydes til én fast leverandør. Særligt vil det være vanskeligt at finde økonomi i opgaven, hvis det på grund af opgavens karakter er umuligt løbende at tilpasse sin organisation til et mindre antal opgaver. Denne situation opstår typisk ved opgaver, der ikke er af så stort tidsmæssigt omfang, at der er én fuld- eller deltidsansat på opgaven, og man derfor skal betale løn til en medarbejder hvor der reelt ikke er en arbejdsdags opgaver.
Til gengæld kan et friere valg af leverandør føre til mere tilfredse brugere, fordi de kan skifte leverandør, hvis de ikke er tilfredse med kvaliteten. Leverandørerne vil også være motiverede for at tilbyde den bedst mulige kvalitet, så de kan erobre en større markedsandel. Kontraktstrategien kan på den måde medvirke til at skabe konkurrence på den udførte kvalitet i hele driftsperioden.
Den måde, man opdeler og afgrænser den udbudte opgave på, har betydning for antallet af potentielle tilbudsgivere
Hvor meget af opgaven, der skal udbydes, er derfor et strategisk valg, som kan have stor betydning for det endelige resultat. Beslutningen afhænger i høj grad af konkrete lokale forhold, men når det gælder kontraktens størrelse, viser de generelle erfaringer, at:
- Store kontrakter kan mainimere antallet af tilbud, fordi nogle leverandører ikke har kapacitet til at magte hele opgaven.
- Små kontrakter kan ødelægge leverandørernes - og dermed kommunens - miligheder for at opnå stordriftsfordele
- En stor kontrakt med én leverandør er administrativt lettere og billigere at udbyde og kontrollere end en række mindre kontrakter med forskellige leverandører.
- En række mindre kontrakter gør kommunen mindre sårbar, hvis en af leverandørerne går konkurs eller misligholder kontrakten, end når der er indgået en stor kontrakt med én leverandør, og denne ikke kan løfte opgaven.