Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009
Følgeomkostninger
Følgeomkostninger er de udgifter, kommunen påføres, hvis en opgave udliciteres. Følgeomkostninger kan fx være udgifter til nyt materiel, leje af lokaler, øgede udgifter til kontrol og tilsyn mv. Udgifterne til at udarbejde udbudsmateriale mv. – fx køb af konsulentbistand – tæller også som en følgeomkostning.
Kommunen skal specielt være opmærksom, hvis der er tale om et område med mange tjenestemænd. De har nemlig ikke pligt til at overgå til en privat leverandør. Hvis tjenestemanden ikke frivilligt vil overgå til ansættelse hos den private leverandør eller lade sig udlåne, må kommunen tilbyde tjenestemanden en anden passende stilling i kommunen, hvis opgaven udliciteres. Er dét ikke muligt, har tjenestemanden krav på afsked med 3 års rådighedsløn, idet hans stilling betragtes som nedlagt. Rådighedslønnen skal også regnes med som en følgeomkostning.
Hvis udbuddet ikke samlet set må gøre den samme service dyrere for kommunen, må følgeomkostningerne ikke overstige de gevinster, som kommunen kan opnå ved at udbyde opgaven. Kommunen skal dog være bevidst om, at en række af følgeomkostningerne er engangsomkostninger, som vil kunne afskrives over mange år, og som vil falde bort ved genudbud. Så selv om det på kort sigt ikke kan betale sig at udlicitere en opgave, kan det godt være tilfældet på længere sigt.
Beregning af følgeomkostninger
Hvis kommunen udliciterer en opgave, vil der være en række omkostninger forbundet med at overdrage opgaven til en ny leverandør. Disse følgeomkostninger kan kommunen identificere og beregne, hvis kommunen fx ønsker at lade dem indgå i den samlede økonomiske vurdering af udbudsforretningen. Ønsker kommunen at lægge vægt på følgeomkostninger på grund af fx skift af leverandør, bør det af hensyn til gennemsigtighedsprincippet fremgå af udbudsmaterialet, så tilbudsgiverne har en chance for at se, hvad de konkurrerer på grundlag af.
Følgeomkostningerne omfatter både udgifter og indtægter. Omkostningerne bør gøres op for hvert enkelt år i hele kontraktperioden, da nogle af dem er midlertidige, mens andre er permanente. Se skemaet nedenfor.
Udgifter
|
Midlertidige følgeomkostninger |
Permanente følgeomkostninger |
|
Løn til personale, som er frigjort fra deres hidtidige arbejde, indtil de overgår til andet arbejde. |
Personalemæssige meromkostninger ved at fastholde en parallelproduktion. |
|
Omkostninger til omskoling og efteruddannelse af personale. |
Maskin- og bygningsmæssige meromkostninger ved at fastholde en parallelproduktion. |
|
Feriegodtgørelse ved personalets overdragelse til privat virksomhed. |
Meromkostninger ved at sikre sig mod et eventuelt leverandørsvigt. |
|
Rådighedsløn i 3 år til tjenestemænd. |
Pension til tjenestemænd. |
|
Lejekontrakter på lokaler, der først kan opsiges og fraflyttes efter en periode. |
Omkostninger til kontrol og tilsyn med ekstern leverandør. |
|
Lediggjorte kommunale bygninger, som forventes ubenyttet i en periode. |
Forsikringsforanstaltninger i forbindelse med eventuelt leverandørsvigt. |
|
Lediggjorte maskiner, som vil være helt/delvist ubenyttede frem til lejens ophør. |
|
|
Lediggjorte kommunalt ejede maskiner, som ikke kan udnyttes på anden måde. |
|
Indtægter
- Manglende indtægter som følge af opgavens overdragelse til privat virksomhed
- Sparede investeringer i bygninger og materiel.
- Udlejning af bygninger og maskinel.
- Salg af bygninger.
Nødvendigt at skønne
Det vil som regel bero på et skøn at opgøre følgeomkostningerne. Nogle af omkostningerne kan være vanskelige at prissætte. Fx hvis man frigør dele af bygningers eller maskiners kapacitet, som det er vanskeligt eller umuligt at kapitalisere. Har kommunen mulighed for at afhænde den ledige kapacitet, bør den potentielle indtægt værdisættes ud fra et skøn over markedsværdien. Forrentning og afskrivning af det pågældende kapitalgode vil her ikke være nok til at vurdere indtægterne.
Hvad regnes ikke som følgeomkostninger?
En række omkostninger er uafhængige af, om kommunen eller en privat leverandør vinder udbuddet. Det gælder fx udgifter til kvalitetssikring, som man under alle omstændigheder må forvente afholdt, uanset om der er tale om en privat eller kommunal leverandør. De er derfor ikke en del af følgeomkostningerne.
Det samme gælder de omkostninger, der er forbundet med at forberede og gennemføre hele udbudsforretningen. Omkostninger til kvalitetssikring betragtes heller ikke som følgeomkostninger. Man må gå ud fra, at kommunen også skulle afholde sådanne udgifter, hvis den beholdt opgaven i eget regi.
Når følgeomkostningerne beregnes, bør kommunen både se bort fra den ikke fradragsberettigede købsmoms, der refunderes, og fra den købsmoms, der modregnes som fradragsberettiget moms i et momsregnskab.
Da de private tilbudsgivere afgiver en årlig pris, og da de midlertidige følgeomkostninger vil variere fra år til år, skal følgeomkostningerne opgøres som et årligt gennemsnit for hele kontraktperioden.