Kan kommunen købe ind decentralt?
Det korte svar er: Ja, under visse forudsætninger.
Kommunen er forpligtet til at lægge værdien af flere kontrakter sammen ved vurderingen af, om et indkøb overstiger henholdsvis Tilbudslovens og Udbudsdirektivets tærskelværdier, såfremt der er tale om en indholdsmæssig sammenhæng mellem leverancerne.
Med indholdsmæssig sammenhæng menes enten at flere enheder køber den samme ydelse, eller at en enkelt enhed køber en ydelse gentagent. Således gælder det uanset om indkøbene er spredt geografisk eller tidsmæssigt.
Ovenstående betyder imidlertid ikke, at en kommune er forpligtet til at udnytte sin position til at opnå stordriftsfordele ved at sammenlægge forskellige enheders indkøb. Reglerne tilsigter blot, at et indkøb ikke deles op med henblik på at omgås udbudspligten.
Kommunalbestyrelsen kan således godt beslutte, at det er op til den enkelte decentrale enhed at købe ind.
Hvis de enkelte decentrale enheder kan betragtes som selvstændige udbydere i forhold til udbudsreglerne, og dermed ikke skal medregnes i forhold til den centrale enheds indkøb (i forhold til beregningen af kontraktværdien), kræver det overordnet, at de selv
- varetager indkøbsforretningen(/udbudsprocessen)
- kan bestemme, hvem kontrakten skal indgås med, og
- har budget til indkøbet og står for finansieringen af kontrakten
Formuleret lidt anderledes skal den decentrale enhed reelt kunne tage uafhængige beslutninger og have fuld kompetence til at anvende egne midler og eventuelle tilskud. Enheden må heller ikke have nogen forbindelse til kommunens centrale indkøbsvirksomhed, om der findes en sådan.
I det konkrete tilfælde vil det bero på en vurdering af den anvendte økonomistyringsmodel og den gældende indkøbspolitik i kommunen. Og i praksis vil det formentlig være svært at argumentere for eksistensen af decentrale enheder i ovenstående betydning.
For selvom det i langt de fleste kommuner gælder, at de decentrale enheder får en "pose penge", som de kan disponere over på tværs af konti, er dette næppe nok til at argumentere for en decentral styring af økonomien - og i forlængelse heraf, at tale om egentlige decentrale enheder.
Forhold som manglende overførselsadgang mellem årene for såvel mer- som mindreudgifter kan for eksempel trække i den anden retning. Her kan man argumentere for, at den decentrale enhed alligevel ikke har fri disponeringsret over "pengeposen".
Tilsvarende har langt de fleste kommuner i dag, jfr. nedenstående, oprettet specialiserede centrale indkøbskontorer med det formål at indgå centrale aftaler på vegne af hele kommunen. Og det er nok mere undtagelsen end reglen, at de decentrale enheder gennemfører udbud og indgår aftaler helt løsrevet fra det centrale indkøbskontor.
Kan decentralt indkøb anbefales?
Det korte svar er: Nej, afgort ikke!
Der er stadig større fokus og behov for effektiviseringer i kommunerne, og det kræver at kommunerne tager flere forskellige redskaber i brug. Et systematisk arbejde med effektiviseringer på indkøbsområdet er et eksempel på et sådant redskab.
Det er ikke hensigtsmæssigt, at lade hver decentral enhed bruge ressourcer på at afdække forskellige muligheder og at etablere løsninger på egen hånd. Kommunens egen kapacitet vil samtidig først rigtigt komme i spil, hvis kommunen betragtes som en helhed.
Der er også de senere år blevet en langt større professionalisering på området. Hvor indkøb tidligere i høj grad var en mindre driftsopgave, som man håndterede decentralt, er der nu oprettet specialiserede indkøbskontorer i langt de fleste kommuner. Samtidig er det fælleskommunale samarbejde om indkøb blevet styrket. Både i form af indkøbsfællesskaber med grupper af kommuner samt nye fælles forpligtende indkøbsaftaler, hvor kommunerne som samlet sektor opnår effektiviseringer og stordriftsfordele.
Det kan dog være en midlertidig løsning at uddelegere en indkøbskompetence.
Da kommunerne ved lov skulle etablere madordninger på dagtilbudsområdet var der fx flere kommuner, der besluttede at løfte opgaven ved at anlægge produktionskøkkener. Der var ligeledes en række kommuner, der besluttede at indgå et samarbejde med en privat leverandør om løsning af opgaven.
Imidlertid var der flere kommuner, der ikke kunne nå at få produktionskøkkenerne anlagt eller udbudsforretningen gennemført før efter lovens ikrafttrædelse. I denne situtation gav det god mening at beslutte, at de enkelte institutioner selv sørgede for madindkøb, indtil køkkenerne/samarbejdsaftalen var etableret.
Læs mere om beregning af kontraktværdi i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Fakta om tærskelværdier og kontraktberegning her.