Kendskab til reglerne om kontrolbud er en absolut nødvendighed for de udbudspraktikere, der beskæftiger sig med udbud af offentlige driftsopgaver såsom rengøring, pleje af grønne områder, kantinedrift, it-drift mv.
Tidligere var det nok den almindelige opfattelse, at kontrolbud var en ganske overskuelig størrelse, som aldrig kunne give anledning til klager. I den senere tid har kontrolbud imidlertid givet anledning til såvel klager til Klagenævnet for Udbud som voldsom mediestorm. Derfor giver det god mening at repetere nogle af de vigtigste spilleregler forbundet med afgivelse af kontrolbud.
1) Udarbejdelse, afgivelse og håndtering af kontrolbud er reguleret af henholdsvis "Kontrolbudsbekendtgørelsen" (kommuner og regioner) og Cirkulæret om udbud af statslige drift- og anlægsopgaver (statslige institutioner). Der er udarbejdet et par udmærkede, men ikke 100 % fyldestgørende, vejledninger til bekendtgørelsen og cirkulæret.
2) Det SKAL anføres i den bekendtgørelse, der danner grundlag for udbuddet/annonceringen/licitationen, at der vil blive afgivet kontrolbud. Undlader man som ordregiver at give denne oplysning, vil man potentielt kunne pådrage sig erstatningsansvar over for de eksterne tilbudsgivere, hvis udbuddet senere aflyses med henvisning til et afgivet kontrolbud.
3) Ved begrænsede udbudsprocedurer skal den interne enhed, der afgiver kontrolbud, ikke medregnes til antallet af tilbudsgivere. Er det således anført i udbudsbekendtgørelsen/annoncen, at der vil blive prækvalificeret 5 ansøgere, skal ordregiver prækvalificere 5 eksterne ansøgere, hvis antallet af ansøgere gør det muligt. Der er ikke krav om, at den interne kontrolbudsgiver ved prækvalifikationen skal fremlægge den dokumentation for egnethed, som kræves af de eksterne tilbudsgivere. Den interne kontrolbudsgiver vil således uden videre kunne betragtes som egnet til at løfte opgaven og skal ikke formelt prækvalificeres.
4) Når den offentlige ordregiver foretager evalueringen af de indkomne eksterne tilbud samt kontrolbuddet, er det ikke tilladt at lade medarbejdere, der har medvirket ved udarbejdelsen af kontrolbuddet, deltage. Det kan således anbefales, at den offentlige ordregiver på et tidligt tidspunkt lægger en strategi for, hvorledes de personelle ressourcer til henholdsvis udbudsprocessen og udarbejdelsen af kontrolbud fordeles.
5) Vurderer den offentlige ordregiver i forbindelse med evalueringen, at det afgivne kontrolbud er bedre end de eksterne tilbud, er der som udgangspunkt to muligheder (udbudsretligt set): 1) Ordregiver kan aflyse udbudsproceduren og lade den interne forvaltningsenhed varetage den udbudte opgave på de vilkår, der følger af kontrolbuddet. 2) Ordregiver kan se bort fra det ellers "vindende" kontrolbud og tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste eksterne tilbud.
Kontrolbudsafgivelse kan give anledning til flere andre problemstillinger. Særligt den materielle udarbejdelse af kontrolbuddet, herunder fastlæggelse af tilbudspris, er en vanskelig øvelse, som man som ordregivende myndighed skal være klar til at kunne forsvare over for de eksterne tilbudsgivere. Derudover er det særdeles vigtigt, at man på forhånd får forklaret de politiske beslutningstagere betydningen af, at der afgives kontrolbud, herunder konsekvenserne af at kontrolbuddet måtte ende med ikke at blive vurderet til at være det bedste tilbud. Risikoen for en klagenævnssag og/eller negativ medieomtale må betragtes som nærliggende, hvis man efter at have konstateret, at kontrolbuddet reelt ikke var bedst, vælger alligevel at aflyse udbuddet med henblik på (fortsat) at varetage opgaven in-house.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at reguleringen af kontrolbud har ændret sig inden for de senere år. Derfor kan man ikke uden videre forlade sig på den beskrivelse af retsstillingen, der følger af ikke-opdaterede udbudsretlige fremstillinger, herunder særligt EU's Udbudsdirektiver med kommentarer (den store grønne).
Følg med i debatten, og kom med din egen kommentar til artiklen på Hortens LinkedIn-gruppe, "Hortens Udbudsrettens A-Z". Gruppen er åben for alle udbudsinteresserede.