Når der rodes i EU-udbud, og når udbudsvilkår kompliceres, så markedsaktørerne må klø sig i hovedet, er det ofte Klagenævnet for Udbuds ”slingrende praksis”, der får skylden. Samtidig er der alt for mange skrækeksempler på sortimentsudbud, hvor f.eks. institutioner bliver tvunget til at købe økologisk mælk til 11 kroner literen eller vandmeloner til op mod 100 kroner.
Med afsæt i de såkaldte sortimentsudbud har vi sat os for at undersøge, om den uhensigtsmæssige og meget besværlige udbudsproces, der ofte kendetegner disse udbud, virkelig kan være begrundet i usikkerhed om retsstillingen initieret af Klagenævnet, eller om det snarere er udtryk for en generel fremherskende usikkerhed og – til tider velbegrundet – frygt, der præger udbudsområdet.
Efter gennemgang af Klagenævnets praksis på området må vi konstatere, at Klagenævnet snarere er syndebuk end årsag til, at sortimentsudbuddet ofte håndteres i strid med almindelig markedsøkonomisk fornuft.
Sortimentsudbud er typisk kendetegnet ved, at de omfatter afgrænsede sortimenter, bestående af flere hundreder eller endog tusinder forskellige varenumre, der over en rammekontrakts løbetid løbende ændrer form, karaktér og pris under hensyntagen til mange faktorer, hvor navnlig udbud og efterspørgsel som følge af både produkt- og prisudvikling er styrende.
Et godt eksempel er legetøj, hvor ingen forbrugere jo har en forventning om, at det er det samme, som er på hylderne op til jul fire år i træk. For dagligvarer gælder derudover, at en flæskesteg og en liter mælk meget vel kan skifte pris fra dag til dag, og at det nogen gange er æbler andre gange pærer, der sælges som ”dagens tilbud”.
Der er med andre ord tale om vareindkøb, hvor de offentlige indkøbere efter alle rimelige parametre er bedst tjent med muligheden for indkøb på linje med andre forbrugere - men selvfølgelig med en vis rabat baseret på den indkøbsvolumen, den offentlige indkøber har i ryggen.
Kort sagt er det ønskeligt for den offentlige indkøber at have en rammekontrakt, der muliggør fleksible indkøb baseret på et stort vareudbud til dagspriser og med en ved kontrakten fastsat rabat.
Det er endvidere både i leverandørens og kundens interesse, at rammekontrakter, der muliggør sådanne enkle indkøb til dagspriser med rabat, kan udbydes på en måde, der ikke involverer flere hundrede arbejdstimer fra både kunde- og leverandørsiden.
Det er vores konklusion, at Klagenævnet for Udbuds praksis ikke står i vejen for en forenklet og håndterbar udbudsprocedure, når det offentlige skal indkøbe varer, der kan kategoriseres i sortimenter. Faktisk vil vi vove det postulat, at de fleste sortimentsudbud lovligt vil kunne gennemføres på et standardiseret udbudsmateriale, som ikke behøver at fylde meget mere end nogle få A4 sider.
Modellen forudsætter dog, at der tale om et marked, hvor leverandørerne er underlagt markedet på en sådan måde, at de løbende er nødt til at tilpasse deres priser, og der derfor altid vil findes aktuelle, opdaterede dagspriser baseret på markedsudviklingen.
Udbudsmaterialet behøver således alene at indeholde følgende oplysninger:
- Beskrivelse af sortimentet i overordnede termer (angivelse af varegrupper)
- Angivelse af forventet indkøb (forventet budget el. antal brugere, f.eks. fødevarer til plejecenter med 200 beboere og 100 dagsbrugere)
- Mindstekrav (f.eks. til leveringssikkerhed, leveringsforhold, betalingsvilkår, sortiment, økologi, friskhed, handelsmetode osv.)
- Tildelingskriterier
Tildelingen kan foregå på grundlag af følgende overskuelige og brugbare underkriterier til det økonomisk mest fordelagtige tilbud:
- Pris (50-60 %)
- Sortimentsbredde (30-40 %)
- Kvalitet (f.eks. friskhed, økologi og bæredygtighed) (5-15 %)
- Leveringssikkerhed (5-15 %)
Prisen vurderes som prisen for et fiktivt standardindkøb fratrukket den tilbudte rabatsats. Det fiktive standardindkøb ”foretages” af ordregiver på en tilfældig dato, der ikke på forhånd er kendt for tilbudsgiverne. For alle tilbudsgivere ”foretages” de fiktive standardindkøb samme dag. Den tilbudte rabatsats skal gælde alle varer – også i forvejen nedsatte varer. Det er væsentligt, at det fiktive standardindkøb er repræsentativt for det forventede indkøbsmønster.
De kvalitative kriterier vurderes som sortimentsbredde, kvalitet og leveringssikkerhed udover de fastsatte mindstekrav.
Sortimentsbredden vurderes ud fra et skøn over bredden af de tilbudte varer, dvs. de varer som den pågældende leverandør har til rådighed på det sted, hvor der i givet fald vil skulle leveres fra, på det tidspunkt, hvor det fiktive standardkøb foretages.
For kvalitet kan der være stillet krav om, at alle gængse mejerivarer samt frugt og grønt kan fås økologisk, mens det for øvrige varekategorier er et konkurrenceparameter, om tilbudsgiver tilbyder økologiske produkter og omfanget heraf. Afhængigt af hvad ordregiver mener, der skal vurderes i kvalitet og angiver i udbudsmaterialet, kan sådanne forhold eventuelt indgå i sortimentsbredden.
Hvis det er sat som mindstekrav, at 95 % af varelinjerne leveres 100 % fejlfrit, vil det i underkriteriet Leveringssikkerhed blive vurderet, hvor meget bedre leveringsperformance der tilbydes, udover de krævede 95 %.
Klagenævnet for Udbud har de sidste 6-7 år truffet afgørelse i små 20 sager om sortimentsudbud i bred forstand. Særligt henledes opmærksomheden på Klagenævnets kendelse af 21. juni 2011, Hørkram Foodservice A/S mod Roskilde Kommune på vegne af Fællesudbud Sjælland, hvor Klagenævnet fandt, at det ikke var en overtrædelse af udbudsreglerne, at tilbudsevalueringen alene angik ca. 80 % af de varer, der forventedes anskaffet under rammeaftalen, at der skulle ske tilpasning af sortimentet i kontraktens løbetid, og at tilbudsgiverne havde mulighed for at angive erstatningsprodukter. Det væsentlige - også sammenlignet med Klagenævnets kendelse af 27. marts 2008 i sagen AV Form A/S mod Esbjerg Kommune m.fl. - synes at være, at tilbudsvurderingen angik langt de fleste varer omfattet af aftalen, og at de varer, der var angivet i tilbudslisten, var et repræsentativt udtryk for indkøbsmønsteret.
Efter vores mening er der ingen af Klagenævnet for Udbuds afgørelser, som taler imod anvendelsen af fremgangsmåden beskrevet ovenfor. En sådan model vil give den offentlige indkøber et langt bredere udvalg af varer, bedre adgang til at gøre brug af tilbud og rabatter og en mere ukompliceret og direkte adgang til nye produkter på markedet, end hvad de fleste oplever i dag.