Opdateret: Onsdag den 16. marts 2011

Bedømmelse af kvalitative underkriterier

Emnet for denne artikel er tildelingsprocessen ved tildeling efter økonomisk mest fordelagtige bud ved EU udbud og udbud efter tilbudsloven (hvor der ikke gøres brug af forhandlingsmuligheden).

Økonomisk mest fordelagtige bud indebærer, at der i udbudsmaterialet er formuleret kvalitative underkriterier. Der peges på og diskuteres en række forhold, som i praksis bør have særligt fokus for at undgå ”fodfejl” i bedømmelsesprocessen.

Ny vejledning
Brancheorganisationernes fællesinitiativ Værdiskabende Byggeproces/Værdibyg har udgivet vejledningen ”Kvalitet som tildelingskriterium”[1] , som grundigt og med konkrete eksempler belyser, hvorledes de kvalitative underkriterier bør beskrives i udbudsmaterialet. Det illustreres i vejledningen, at udbudsmaterialet skal indeholde:

- de oplysninger, der skal vedlægges til belysning af opfyldelsen af det kvalitative underkriterium
- de aspekter i underkriteriet, som udbyder ”lægger vægt på” ved bedømmelsen af opfyldelsen af det kvalitative underkriterium.

De forhold, som gennemgås neden for, kan bruges som en vejledning til de personer hos udbyder, der medvirker ved tilbudsbedømmelsen. Og de kan anvendes af tilbudsgiverne til at gøre deres tilbud mere skarpe på det, som udbyder ønsker opfyldt i tilbuddet.

Må en generel viden om tilbudsgiveren medtages i bedømmelsen ?
Bedømmelsen må alene ske ud fra de redegørelser/oplysninger, der er i tilbuddet og ikke ud fra, hvad udbyder måtte mene, tilbudsgiveren kan præstere i øvrigt (eller har præsteret i andre entrepriser og sammenhænge). Det kan her anføres, at tilbudsgiverens meriter, fx hvad angår ”kundetilfredshed” hører hjemme i egnethedsbedømmelsen/udvælgelsesprocessen og ikke ifm. tildelingen.

Et eksempel kan være følgende:
Hvis der i et underkriterium skal vedlægges CV for og bedømmes en medarbejder til en konkret funktion, så må udbyder ikke inddrage en evt. viden om pågældende persons kvalifikationer fra tidligere opgaver/samarbejder, såfremt disse kvalifikationer ikke efterspørges i tildelingsmodellen i udbudsmaterialet, og belyses i CV’et. Udbyder må således ikke læse ”mellem linjerne” i CV’et.

Bedømmelsen skal ske på grundlag af udbudsmaterialet
Bedømmelsen må kun inddrage de emner, der er anmodet om oplysninger om i forbindelse med opfyldelsen af et underkriterium. Hvis en tilbudsgiver vedlægger oplysninger, som ligger uden for de emner, der er anmodet om oplysninger om, må disse oplysninger ikke inddrages i bedømmelsen. Dette gælder, uanset om udbyder måtte synes, at oplysningernes indhold forøger tilbuddets værdi.

Et eksempel kan være følgende:
Der er i udbudsmaterialet stillet krav til holdbarhed og levetid af visse komponenter, men der er ikke et underkriterium herom (dvs. der er kun krav og ingen ønsker til holdbarhed og levetid). En tilbudsgiver anfører, at hans komponenter har en betydelig længere levertid end krævet. Udbyder er enig, og synes det har betydning ved bedømmelsen. Men det må ikke tillægges betydning ved bedømmelsen, fordi der ikke er formuleret et underkriterium herom.

Bedømmelsen må ikke udvides ud over udbudsmaterialet
Bedømmelsen sker alene på grundlag af opfyldelse af de forhold, der ”lægges vægt på”. Der kan ikke inddrages andre emner. Selvom udbyder måtte være enig i, at et andet emne er relevant/positivt ved bedømmelsen af opfyldelsen af et underkriterium, må det ikke tillægges betydning ved bedømmelsen.

Et eksempel kan være følgende:
Det er anført ved bedømmelsen af CV for projektlederen, at der lægges vægt på de ledelsesmæssige kvalifikationer (og ikke andet). Herefter kan der i bedømmelsen ikke inddrages fx hans/hendes eventuelle manglende faglige kvalifikationer og erfaringer (på det område opgaven vedrører).

Bedømmelsen må ikke forudsætte ændringer i tilbuddet
Bedømmelsen må ikke inddrage forudsætninger om forbedringer i tilbuddet, selvom disse forbedringer er mindre eller skønnes at kunne indarbejdes uden meromkostninger.  Udbyder kan ultimativt sidde med et tilbud, der foretrækkes (og ville være økonomisk mest fordelagtigt), hvis blot nogle mindre ting blev forbedret, men hvor udbyder må vælge et andet tilbud (eller overveje at aflyse udbuddet).

Et eksempel kan være følgende:
Problemstillingen kan fx opstå ved udbud i totalentreprise, hvor et underkriterium er ”arkitektur/udseende”, og hvor den/de fagligt kyndige i bedømmelsesgruppen ser nogle åbenbare forbedringsmuligheder (måske inspireret af andre tilbud) og uden at disse forbedringsmuligheder forudsætter ændringer i udbudsgrundlaget.

Bedømmelsen må ikke være relativ
Bedømmelsen resulterer i en karakter, som afgives efter en karakterskala, som er anført i udbudsmaterialet (fx den skala, der er anbefalet i organisationernes vejledning ”Kvalitet som tildelingskriterium”). Bedømmelsen (karaktergivningen) må ikke være relativ; dvs. afstemmes med bedømmelsen af de andre tilbud. Det bedste tilbud skal ikke nødvendigvis have højest mulige karakter, og der kan være flere tilbud, som får samme karakter.

Den karakterskala, som anbefales i den omtalte vejledning opererer med en karakterskala fra 0 til 10 med en ”middelkarakter” (”middel tilfredsstillende opfyldelse” = karaketeren 5). Middelkarakteren er altså ikke middel af de afgivne tilbud, men middel i betydningen ringere end ”god opfyldelse” og bedre end ”mindre tilfredsstillende opfyldelse”. Dette indebærer, at hele karakterskalaen ikke skal anvendes i et konkret udbud.

En relativ karakterskala (fx at karakteren 10 gives til det bedste tilbud og karakteren 0 gives til det ringeste tilbud) ville være uigennemsigtig (dvs. uanvendelig som vejledning) for de bydende, som ikke har nogen jordisk mulighed for at vurdere, hvilken karakter han ville få, fordi denne er afhængig af bedømmelsen af de andre tilbud – og metoden vil endvidere være helt urimelig (kunne give absurde resultater), såfremt der ikke er stor forskel i kvalitet mellem det bedste og det ringeste tilbud.

Bedømmelsen baseres på udbyders forståelse af tilbudsbeskrivelsen
Bedømmelsen sker ud fra udbyders forståelse af tilbuddets indhold. Det vil sige, at det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er forståeligt for udbyderen, og det er tilbudsgivers risiko, hvis udbyder ikke forstår det anførte, som det tilbudsgiver har tænkt, det skal forstås. Der tænkes her ikke på de situationer, hvor udbyder er i tvivl, om tilbuddet skal forstås på den ene eller den anden måde. Er udbyder i tvivl om forståelsen, er der muligheder – omend begrænsede af hensyn til forhandlingsforbuddet – for at søge tvivlen afklaret ved uddybende spørgsmål til tilbudsgiveren (se herom fx ”Udbudsprocessen” af René Offersen, kapitel 9, Tilbudsevalueringen).

Et eksempel kan være følgende:
En tilbudsgiver anfører, at tilbuddet ”muligvis kan indeholde” en bestemt kvalitet af et element. Udbyder læser ikke dette som et bindende tilsagn og tillægger det derfor ikke betydning ved bedømmelsen, selvom tilbudsgiver egentligt har ment det som et bindende tilbud.

Kontaktoplysninger
Mogens Høgsted, mh@viveconsult.dk

[1] Vejledningen er udgivet i december 2010 og kan findes på www.vaerdibyg.dk. Mogens Høgsted har bistået ved udarbejdelsen af vejledningen.