Opdateret: Fredag den 4. december 2009
Den 1. januar 2007 blev kommunerne af en størrelse der medfører, at flere opgaver skal i EU-udbud, hvis man ønsker eksterne leverandører skal løse opgaven. I tilfældet revision er det en ubetinget pligt, at en ekstern leverandør skal foretage revisionen. Om pligt til at antage sagkyndig revision, se bekendtgørelse her .
Et EU-udbud (offentligt udbud) tager minimum 3 - 5 mdr. afhængigt af, hvor meget materiale og hvor gode beskrivelser man i forvejen har af opgaven. Selve udbuddet (perioden fra offentliggørelse til tilbudsfrist) tager 52 dage. Herefter skal man vælge leverandør, underskrive kontrakt og give leverandøren lidt tid inden kontraktstart, til at få tilrettelagt opgaven. Vælger man begrænset udbud (dvs. med en prækvalifikationsrunde) vil udbudet tage længere tid. Selve udbuddet tager så 37 + 40 dage (ekskl. tid til udarbejdelse af udbudsmateriale, evaluering af anmodninger om deltagelse samt tilbud).
Optioner
Det kan mest hensigtsmæssigt gøres ved en option - dvs. en mulighed for tilkøb (eller frakøb) af ydelser. Revisionsopgaven er meget afhængig af mandetimer og geografi, dvs. det vigtigste for leverandøren er at vide, hvor mange timer de forskellige konsulenttyper skal bruge og hvor de forskellige lokaliteter ligger (vigtigst med de centrale forvaltninger). Det sidste har noget med transporttid at gøre.
Derfor bør en option forholde sig til tid og timepris. Hvordan man beskriver optionen, er op til den enkelte kommune. Optionen skal kunne tage højde for konkrete forhold ved den enkelte kommunes kontrakt, og man kan derfor ikke ukritisk lægge andres modeller til grundlag - i hvert fald ikke, hvis man vil være sikker på, at kunne få det tilkøb eller det frakøb fra kontrakten, man ønsker.
Ønsker man optioner på andre ydelser, der ikke er afhængige af tidsforbruget, vil man skulle se på hvilke elementer, der indgår i opgaven og hvad der har betydning for prisen.
Beskrivelse af revisionsopgaven
Det juridiske grundlag for revisionsopgaven er ens for alle kommuner. Dog har kommunerne indenfor de retlige rammer mulighed for at fastlægge deres egne retningslinier - fx i form af kasse- og regnskabsregulativer. Det skal man være opmærksom på, når man lader sig inspirere af materialerne.
Ting det er vigtigt at overveje ifm. EU-udbud af revisionsopgaven:
- vil man godtage forbehold overfor kravene i udbudsmaterialet?
- har man oplysninger om det økonomisystem, man vil anvende i den nye kommune og hvis ikke - hvilke oplysninger kan tilbudsgiverne så få for at få indtryk af opgaven?
- vil man have løst ad hoc opgaver ud over den finansielle og forvaltningsrevisionen og hvordan beskriver man de opgaver, så tilbudsgivere ved hvad de går ud på? Eller vil man i virkeligheden bare have en timepris og en beskrivelse af, hvor hurtigt leverandøren har mulighed for, at gå i gang med opgaven?
- har man på udbudstidspunktet det endelige indhold af kasse- og regnskabsregulativet? Hvis ikke, kan man så bruge et af de nuværende kommuners til at give en beskrivelse af niveauet? Eller kan man på anden måde beskrive, hvilke krav man stiller til de arbejdsgange, egenkontrol, decentrale udlægskasser mv. der vil komme til at være en beskrivelse af i det ny regulativ? En mangelfuld beskrivelse af kasse- og regnskabsregulativet kan betyde usikkerhed ift. det antal timer, revisor skal bruge på at udføre revisionen.