Vildbjerg skole i Herning

Resumé af forundersøgelse
Der blev gennemført en forundersøgelse for henholdsvis opførelse i en eller to etaper og som traditionelt projekt eller OPP. Undersøgelsen viste forventninger om besparelser på ca.10 % over 30 år ved gennemførelse som et OPP-projekt fremfor en traditionel kommunal løsning. Begge undersøgelser er baseret på et byggeprojekt på ca. 10.200 m2 - en grøn skole med god arkitektur, gedigne materialer, miljørigtig projektering og lavt energiforbrug.

Kommunens vurdering af forundersøgelser
Kommunen benyttede forundersøgelsen til at anbefale overfor Byrådet, at projektet etableres som OPP-projekt. Idet projektet var et af Danmarks første OPP-projekter, forventede kommunen, at der ville være ekstra omkostninger forbundet med at gennemføre processen, derfor var det vigtigt for kommunen at opnå medfinansiering fra EBST.

Fakta om udbud
Vildbjerg skoles udbudsproces blev afviklet komprimeret over ca 6 md. 12 konsortier ønske at deltage i den konkurrenceprægede dialog/udbudsproces - 5 blev prækvalificeret - 2 blev screenet ud i processen og 3 konsortier afgav endeligt bud. Kommunen har i vis udstrækning benyttet eksterne konsulenter til at supplere kommunens interne kompetencer og har samlet brugt ca. 4. mio kr til udbudsprocessen.

Kommunen anbefaler at man afstemmer bestillingen med den valgte udbudsform. Hvis der som ved Vildbjerg OPP-skole benyttes EU"s udbudsregler om konkurrencepræget dialog, da er det i følge kommunen vigtigt, at bestillingen fremtræder åben dvs. med karakter af funktionsudbud. Men hvis der på visse områder af det bestilte ønskes noget bestemt , bør man ifølge kommenen lade det da fremgå, at det skal leveres med den valgte kvalitet.

Kommunens vurdering af udbudsprocessen
Kommunen vurderer at udbudsprocessen førte frem til 3 velgennemarbejdere projekter, som hver især kunne realiseres. Processen gennemførtes under faste rammer. I udbudsprocessen har kommunen har specielt oplevet det som en udfordring at ligebehandle de 3 konkurrencedeltagere m.h.p at sikre at de hver især blev udviklet p.b.a. egne præmisser. Udbudsprocessen gav dog samtidig kommunen mulighed for at sætte gode ideer i spil indhentet fra de 3 projekter, der førtes dialog omkring. Kommunen søgte at være præcise m.h.t. det forløb processen skulle gennemløbe bl.a. for at spare resourcer hos de deltagende firmaer. Her skal man i følge kommunen gøre overvejelser om en passende honorering. Kun et konsortie kan vinde og der skulle gerne ske udvikling helt frem til det endelige bud afleveres. Specielt er det vigtig at have focus på finansieringen og risikodelingen - som aflevres tidligt i processen og før projektet er færdigbearbejdet.

Herning - Vildbjerg Skole - Dialogoplæg.pdf

Fakta om vindende konsortium
Endeligt valg af konsortie er sket efter bedst og billigst baseret på tildelingskriterier m.h.t. pris, kavlitet/arkitektur m.v. samt organisation og samarbejde. Vægtningen blev meldt ud i forbindelse med invitaion til den konkurrenceprægede dialog. Det vindende konsortie bar præg af en god forståelse for såvel økonomi, produktet og det videre samarbejde i etaberingen og den 30 årige driftsfase. Det vindende konsortie Vildbjerg Skole bestod af Bank DnB Nord, MT Højgaard og Dan-Ejendomme.

Eksempler på drivkræfter
Partnerskab
Det har været positivt for os at afviklingen af partnerskabsprocessen både i etableringsfasen og driftsfasen har været institutionaliseret - dvs. sat ind i rammer der siker at partnerskabet etableres og kan videreudvikles når der indhentes erfaringer i dagligdagen.

Risikodeling
Det er vigtigt hurtigt at komme i en dialog omkring hvem der er bedst til at tage en bestemt risiko så den ikke afdækkes eks. for dyrt hos den private part. Et eksempel er hærværk på skolen - som er delt mellem det private og offentlige - begge har ansvar for at det minimeres. Det offentlieg gennem pædagogik det private ved at følge hurtigt op på hændelser.

Privat finansiering
Den private finansiering kan ses som garanten for at der leveres den kvalitet der er kontraheret omkring. Den private finansier vil hurtigt blive bragt på banen hvis ydelserne på lån udebliver på grund af mangelfulde leverancer.

Skat og moms
Kommunen vurderer at det har været en negativ drivkraft, at der er brugt unødigt meget tid til at afklare de ejer/skattemæssige forhold i OPS-samarbejde - det skaber støj i kontraktbestemmelser, der primært bør benyttes til at sikre et konsistent aftalegrundlag der kan benyttes såvel i freds- og krigstid.

Erfaringer
Herning Kommune forventer at opnå omkostningsbesparelser på vedligehold, rengøring, el, vand og varme grundet OPP-selskabets mulighed for at optimere ud fra en totaløkonomisk tankegang. Samarbejdet har også ført til en række innovative løsninger, blandt andet i forhold til deling af ansvaret for risici. Et eksempel herpå er håndtering af hærværk. Her har Herning Kommune påtaget sig ansvaret for hærværk op til et vist beløb pr. år. OPP-selskabet kan beholde puljen, hvis skolen kan holdes i en stand, der ikke frister til (og som kan holde til) hærværk. Endelig har incitamentsstrukturen motiveret de deltagende parter i konsortiet til at bruge ressourcer på at forstå hinandens roller og behov samt øge den interne vidensdeling.

Gode råd til forundersøgelser

1. Find ud af hvad der skal bestilles - det letter det videre arbejde og kvalitetssikrer forundersøgelsen
2. Gør noget ud af finde relevante eksempler som der kan benchmarkes med i eks. et 30 årigt forløb - den valgte kontraktperiode.
3. Gør meget ud af at afdække centrale forudsætninger for regneøvelserne - der vil altid kunne sættes spm. til validiteten af en forundersøgelse.

Gode råd til udbudsproces

1. Vær præcis med bestillingen - hvad skal leveres og hvad kan leveres - metodefrihed/funktionsudbud
2. Vær præcis m.h.t. den proces man som konsortie skal deltage i, så der ikke spildes unødige resourcer på den private side.
3. Tag initiativer som kan skabe tillid og partnerskab.

Interview med forhenværende kommunaldirektør Preben Staun, der har været øverste tovholder på OPP-projektet fra idé til udførelse. Han fremhæver, at den offentlige part skal træffe raske beslutninger i processen.

Herning - Interview med Preben Staun.pdf

Interview med Projektleder Eigil Nielsen fra Dan-Ejendomme, der via OPP-kontrakten er ansvarlig for, at den nyopførte Vildbjerg Skole vedligeholdes i 30 år. Han fremhæver, at det er en fordel, at driftsbudgettet er uafhængigt af de politiske budgetforhandlinger.

Herning - Interview med Eigil Nielsen.pdf

Interview med projektchef Niels Bank fra MT Højgaard. Han fremhæver, at et 30 års ansvar for drift skaber større arrangement.

Herning - Interview med Niels Bank.pdf

Interview med Skoleleder Ole Vestenaa fra Vildbjerg Skole. Han mener, at OPP-modellen har resulteret i en skole, hvor brugerne har fået maksimal indflydelse.

Herning - Interview med Ole Vestenaa.pdf

Interview med Marianne Bjørn der er formand for skolebestyrelsen på den nyopførte Vildbjerg Skole. Hun fremhæver at i den nye skole er - næsten - alle brugernes ønsker blevet opfyldt, og driften er sikret i 30 år.

Herning - Interview med Marianne Bjørn.pdf