Opdateret: Onsdag den 19. maj 2010

Succes med e-handel i Ringkøbing-Skjern

Modstanden fra kommunens 500 indkøbere og decentrale ledere var stor, da Ringkøbing-Skjern indførte e-handel i 2008. Men med en vedholdende beslutning om at dedikere al den tid og opbakning til indkøberne, som det krævede, fik man vendt modviljen til opbakning. I dag har kommunen landets mest succesfulde e-handelssystem.

Da Videbæk, Holmsland, Ringkøbing, Skjern og Egvad kommuner blev fusioneret i 2007, besluttede byrådet at indføre en ny fælles professionel indkøbsorganisation. Og i samme ombæring også et helt nyt e-handelssystem på alle indkøbsområder og for alle kommunens 500 indkøbere.

”Da vi blev fusioneret, var der meget stor forskel på, hvor professionelt de fem forskellige kommuner havde håndteret indkøb hidtil. Så med den nye byrådsbeslutning om at indføre ny fælles indkøbsorganisation, besluttede man også at indføre e-handel på samme tid, for hurtigere at få ændret indkøbsvanerne og den nye indkøbspraksis alle steder i samme proces,” fortæller Britta Nørgaard.

Stor modstand i starten

Hun er indkøbskonsulent i Ringkøbing-Skjern kommune og har været tovholder på implementeringen af e-handelssystemet, som startede med en besøgsrunde for samtlige indkøbere i kommunen. Det vil sige alle kommunens decentrale ledere på plejehjem, daginstitutioner, skoler, SFO´ere og indkøbsansvarlige i kommunens administrative afdelinger. Målet var både at orientere om baggrunden for at indføre elektroniske indkøb, men også helt konkret at undervise indkøberne i det nye elektroniske system. Derfor havde Britta Nørregaard også følgeskab af KMD, der har leveret kommunens e-handelssystem.

”Det var stor modstand og voldsomme reaktioner, som mødte os, da vi var ude og besøge indkøberne. Når man indfører fælles indkøb, føler folk jo i høj grad, at de får frataget en selvstændig kompetence. Men selvom modstanden klart handlede mest om den fælles indkøbsorganisation, kom det i første omgang til at gå ud over implementeringen af det elektroniske system. Og da vi var de første, der kom ud og besøgte institutioner, var det altså os, der fik den skideballe. Så mit første gode råd til andre kommuner er, at skal man både indføre fælles indkøb og e-handel, bør man gøre det i to adskilte etaper for ikke at give processen mere modstand end nødvendigt,” siger Britta Nørgaard.

Indkøbernes holdning det vigtigste

For at sikre opbakning til forløbet, besluttede man derfor i Ringkøbing-Skjerns indkøbsafdeling at give kommunens indkøbere på institutionerne al den støtte og hjælp, der skulle til undervejs for at hjælpe dem i gang med de nye elektroniske indkøbsvaner.

”Vi havde fra starten en klar holdning om, at der ikke er noget, der er vigtigere end indkøberne. Målet er godt nok at spare penge, men hvis ikke kommunens indkøbere støtter op om det mål og ikke bruger systemet, kan det være lige meget. Og derfor dedikerede jeg sådan set al min tid til at støtte dem i den proces,” fortæller Britta Nørgaard, som mere eller mindre hele 2008 fungerede som hotline for kommunens institutionsledere og andre indkøbere, når de ringede ind med konkrete og praktiske spørgsmål til, hvordan de skulle anvende systemet. Og for dem, der havde særligt svært ved at komme i gang, tog Britta Nørgaard selv kontakt.

”Man kan jo af systemet se, hvem der benytter det, og hvem der ikke gør. Og der tøvede jeg ikke med at tage kontakt og spørge om, hvad årsagen var, og hvordan jeg på nogen måde kunne hjælpe med at gøre det lettere,” siger hun og fortæller, at hun i dag kan se, at det var en god strategi.

Teknikken skal fungere fra dag ét

Et succesfuldt e-handelssystem er dog ikke kun gjort med en højt prioriteret hotline. Teknikken i systemet skal også fungere, og man skal som konsulent også selv have godt styr på detaljerne for at kunne hjælpe, hver gang et problem opstår, mener Britta Nørgaard.

”Når der er stor modstand mod sådan et forløb, skal der ikke meget til, før folk kaster håndklædet i ringet og synes, at det nu bliver for besværligt. Derfor er det utrolig afgørende, at systemet fungerer fra dag ét, og at der ikke er tekniske hindringer i vejen,” siger hun.

I Ringkøbing-Skjern Kommune fungerer systemet i dag sådan, at når en institutionsleder foretager en bestilling via computeren, bliver varen leveret til døren dagen efter. Der er derfor ikke lang ventetid, hvilket er vigtigt. Effektiviteten ligger både i systemet, men også i de enkelte leverandøraftaler, som ifølge Britta Nørgaard også er afgørende.

”Vi startede i vores udbudsmateriale med at gøre opmærksom på, at de leverandører, vi ville vælge, skulle kunne arbejde i et elektronisk system. Samtidig har vi gjort det nemt ved kun at kræve, at leverandørerne skal taste deres varer og priser ind i et excel-ark, som de sender videre til KMD, som derefter står for at køre det hele ind i systemet. Derfor stiller vi ikke store tekniske krav til leverandørerne, og det er nok også en fordel,” siger hun.

Klar politisk opbakning en nødvendighed

Endelig fremhæver Britta Nørregaard, at en ubetinget ledelsesopbakning også er vigtig, for at få indkøberne i en kommune til at tage et nyt e-handelssystem til sig. Som med alle forandringsprocesser, giver sådan en som denne også modstand, og hvis ikke der fra højeste politiske niveau er stålsat vilje til at gennemføre projektet for alle, bliver de nemt genstand for politisk pres fra institutionslederne.

”Politikerne kan nemt blive udsat for pres, og pludselig stå i situationer, hvor de kommer til at lave undtagelser. Og så falder systemet fra hinanden. Her har der været klar politisk vilje, og desuden en beslutning om, at systemet gælder for alle områder og alle indkøbere. Og det har været godt,” siger Britta Nørgaard.

20 millioner sparet på tre år

Ringkøbing-Skjerns elektroniske indkøbssystem har nu kørt i mere end to år, og da man sidste gang målte i 2007, blev 95 procent af alle aftaler indgået elektronisk. Det har indtil videre givet kommunen en samlet besparelse på 20 millioner kroner. Et beløb som ikke bare er til at tage og føle på i de store regnskaber, men som også hurtigt i processen har vist sig for de enkelte indkøbere. I dag er opbakningen til det nye system så stor, at institutionsledere uopfordret kontakter kommunen for at få lagt nye varegrupper og aftaler ind.

”Mange er så glade for systemet og synes, det er så nemt at arbejde med, at de er begyndt at ringe til Indkøb, når de leder efter varegrupper, som vi ikke har fået lagt ind endnu. Børnehaverne var til at starte med desuden fritaget på fødevareområdet, da det med at købe ind jo indgår som en del af pædagogikken for mange. Men også her begynder flere og flere nu at foretrække de elektroniske aftaler. For de kan se, at de sparer mange penge, og at det giver dem jo frihed til noget andet. Og det er jo dejligt,” slutter Britta Nørgaard.