Opdateret: Onsdag den 13. april 2011

Praktiske erfaringer med udbud af plejecentre fra Vellinge Kommune

Af Maria Flyvholm og Anne Ley, Udbudsportalen

For at sætte disse analyser i perspektiv og udfolde dem med helt konkrete, praktiske erfaringer, har Udbudsportalens sekretariat besøgt Vellinge Kommune i Sverige for at høre nærmere om kommunens arbejde med udbud af plejecentre.

Baggrund
Som følge af pres på økonomien gennemførte man i Sverige tilbage i starten af 1990’erne en reform af ældreområdet, som skulle tilsigte mere effektiv udnyttelse af offentlige midler gennem konkurrence på levering af ydelser til de ældre. I Danmark står vi i dag i samme situation, som Sverige var i for ca. 15-20 år siden, og derfor er det relevant at se på de praktiske svenske erfaringer fra en konkret kommune.

Vellinge Kommune, syd for Malmø har ca. 32.000 indbygge og har mange års erfaring med konkurrenceudsættelse af plejecentre. Alle kommunens seks plejecentre, der kan rumme lige fra seks til 60 beboere, er således i dag på private hænder. Ud over at have stor erfaring med udbud af plejecentre, har Vellinge Kommune også opnået praktiske erfaringer indenfor socialområdet, idet man bl.a. har udbudt bo-tilbud til handicappede til en privat leverandør.

Plejecentre med speciel profil
De mange års erfaring har bl.a. medført, at Vellinge Kommune oplever en bedre rollefordeling i bestiller-udfører-forholdet, idet der inddrages en privat leverandør. Det gør det nemmere at kontrollere, når det er tydeligt, hvem der har ansvar for hvad, og hvad det er for krav, der skal leves op til. At Vellinge Kommune er blevet en bedre bestiller, viser sig også ved, at kommunen er blevet bedre og tydeligere i udbudsmaterialet i forhold til at stille større krav til leverandørens beskrivelser af, hvad de kan tilbyde, og ikke kun generelle mål og ambitioner.

Hvis man dykker lidt dybere ned i materien vedr. konkurrencebetingelserne, er der efterhånden mere og mere fokus på kvalitet og profilering end pris, når Vellinge Kommune udbyder et af deres plejecentre.  Dette skyldes, at man de første år, man udbød plejecentre i kommunen, formåede at presse prisen så meget, at vurderingen i dag er, at det vil være vanskeligt at konkurrere på pris uden at gå på kompromis med kvaliteten, da prisen i forvejen er helt i bund.

Vellinge Kommunes seks plejehjem drives ikke af den samme private leverandør men af flere forskellige. De private leverandører er særligt optagede af at profilere sig på forskellige områder, hvilket bl.a. har resulteret i, at ét af kommunens plejecentre har et særligt fokus på arkitektur, mens et andet er tænkt ind i et hotelkoncept, hvor tanken er, at den enkelte borger skal føle sig som gæst.

I Vellinge kommune overvejer man derfor nu at konkurrere på, hvilken profil leverandøren vil tillægge plejecentret, og hvordan de vil skabe den. Dermed lægger man op til at lade tildelingskriteriet ”kvalitet” vægte relativt meget i forhold til pris. Helt konkret overvejer man at vægte fx ”kvalitet” med 70 % og ”pris” med 30 %. Dertil kommer et større fokus på samarbejdsform, hvor man ønsker at gå mere væk fra det klassiske offentlig-private samarbejde (OPS), og bevæge sig mere over i en servicepartnerskabsmodel, hvor leverandøren forventes at samarbejde med kommunen og andre relevante aktører.

Vellinge kommune har også forsøgt sig med det, man kalder ”omvendt udbud”. Dvs. at kommunen er gået i udbud med en døgnpris, hvortil de har bedt leverandørerne om at byde ind med, hvilken kvalitet leverandøren kan tilbyde for den angivne døgnpris. Dette viste sig at være en god metode, selvom det var vanskeligt at fastsætte prisen.

Vellinge kommune har derudover haft stor succes med at indlægge en dialogfase med de tre bedste indkomne tilbud. Her kan kommunen få en uddybning af leverandørernes tilbud, og det har vist sig, at denne dialog er yderst vigtig i forhold til det endelige valg af leverandør.

Kontraktvilkår og tilsyn
Hvad angår kontraktlængde, opererer Vellinge Kommune med en kontraktperiode på 3 år med option på yderligere 2 år. Dette kan anses som en relativ kort kontraktperiode, men ifølge Vellinge Kommune anses dette for at være passende. Argumentet er ifølge kommunen, at selvom der findes mange gode leverandører, kan man være uheldig at have indgået kontrakt med en mindre god leverandør, hvilket gør en lang aftaleperiode mindre attraktiv. Lange aftaler kan også betyde, at leverandøren bliver mere afslappet og dermed ikke yder sit bedste i kontraktperioden. Derfor opererer Vellinge Kommune med et krav til leverandørerne om, at de under hele kontraktperioden skal udvikle sig og tænke nyt.

For at følge op på dette afholdes der dialogmøder med den private leverandør fire gange årligt og en gang om året aflægges et virksomhedsbesøg, hvor der følges op på, hvordan bemandingen ser ud, hvordan der arbejdes med operative mål mv. Derudover gennemføres der én gang årligt en brugerundersøgelse, der skal afdække, hvordan borgerne oplever den service, den private leverandør leverer.

Overdragelse af medarbejdere
Første gang Vellinge Kommune valgte at udbyde et plejecenter, oplevede man en hvis uro blandt kommunens medarbejdere. Men i og med at kommunens plejecentre af flere omgange har været udbudt, har personalet vænnet sig til processen, og udbud med virksomhedsoverdragelse til følge betragtes i dag ikke på samme måde som tidligere som en stor ting af medarbejderne. Man har så at sige vænnet sig til det.

For at sikre sig at virksomhedsoverdragelsen af medarbejdere foregår så smidigt som muligt og med så stor hensyntagen til de medarbejdere, der skal overdrages som muligt, stiller Vellinge Kommune krav i udbudsmaterialet om, at den private leverandør skal beskrive, hvordan man vil overtage medarbejderne. Der skal medsendes en tidsplan for overdragelsesprocessen sammen med tilbuddet og denne tidsplan kan indgå som en del af selve vurderingen forud for tildelingen af kontrakten.

Gode råd
Generelt er man i Vellinge Kommune rigtig glade for de leverandører, man har indgået aftale med om drift af plejecentre. Der er opbygget en rigtig god relation mellem leverandørerne og kommunen, og man har i kontraktperioden formået at tilpasse sig hinanden.

Alligevel kan der opstå udfordringer undervejs og her oplever Vellinge Kommune, at dette bl.a. kan ske i forbindelse med rekruttering af ledere på de enkelte plejecentre. Man oplever, at en af de vigtigste kvalitetsfaktorer er ledelsen, og det engagement ledelsen går til opgaven med. Dette har ført til at nogle kommuner i Sverige stiller krav om, at være med til at rekruttere ledere til de enkelte plejehjem til trods for, at opgaven er konkurrenceudsat. I den forbindelse påpeger man i Vellinge Kommune, at det er vigtigt at sikre sig, at den private leverandør er parat og villig til at håndtere problemer, også når det kommer til ledelsesniveauet. Vellinge Kommune har derfor i forbindelse med dialogprocesser kutyme for at spørge til, hvordan den private leverandør vil håndtere, hvis en leder ikke fungerer. Alternativt kan man i udbudsmaterialet stille krav om, at den private leverandør forholder sig til, hvordan man vil reagere, hvis en leder ikke fungerer.

Vellinge Kommune fremhæver, at vigtigst for det gode samarbejde er det at have en ærlig og oprigtig dialog om opgaveløsningen og huske på, at den kommunale virksomhed heller ikke altid er perfekt.

I højremenuen kan du se et eksempel på et udbudsmateriale, der er brugt i Vellige Kommune i forbindelse med udbud af et plejecenter.