Opdateret: Mandag den 29. oktober 2007

Kommuner udfordres af pligten til at annoncere indkøb

af Nikolaj Dickmeiss, Kommunernes Revision A/S

Kommunerne er overrasket over, at de nu skal annoncere alle indkøb af varer og tjenesteydelser over 500.000 kr., men er dog positive. Kommunernes Revision A/S mener, at annonceringspligten skal ses som en vej til bedre kontrakter og ikke kun som en ekstra arbejdsbyrde.

Fra den 1. juli 2007 trådte de nye regler om annoncering af offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser i kraft. Loven kommer af en ændring i tilbudsloven, der nu også omfatter køb af varer og tjenesteydelser under EU’s tærskelværdier.

Ideen med loven er at skabe gennemsigtighed om offentlige indkøb ved at sørge for, at indkøb af varer og tjenesteydelser, der har en samlet værdi på 500.000 kr. ekskl. moms eller derover, annonceres offentligt. Dette er med til at skabe et mere konkurrencepræget miljø omkring offentlige udbud, der ikke er underlagt EU’s normale udbudsregler. Teoretisk set vil den øgede konkurrence i sidste ende sikre et bedre forhold mellem pris og kvalitet, og dermed en mere optimal opgaveløsning.

Men annonceringspligten kommer også til at få indflydelse på de kommunale forvaltninger i forlængelse af en kommunalreform, der har givet anledning til en del grå hår ude i kommunerne. ”Her efter kommunesammenlægningen synes vi tiltaget kommer på et lidt uheldigt tidspunkt. Det er først nu vi er ved at få tingene til for alvor at falde på plads, så dette kunne godt ses som en ekstra byrde”, siger afsnitsleder Jesper Moesgaard fra Roskilde Kommunes tekniske afdeling. Han er dog positivt stemt over for, at det bliver obligatorisk at udbyde opgaver fra 500.000 kr. ”Vi hilser gerne private udbydere velkommen, da konkurrence er godt for os”, siger han.

Besparelsespotentialet er der

Det forventes, at de kommunale indkøbsstrategier, ligesom en del institutioner på social- og sundhedsområdet, vil blive influeret af den nye lov. De skal nemlig nu til at koordinere deres indkøb, da loven gælder uanset hvordan man har valgt at organisere sig. Så det kan være forbundet med store ressourcer at få klarlagt og præcist formuleret de opgaver, der skal annonceres.

Men annonceringspligten er nu ikke lavet for at skabe mere administrativt bøvl for kommunerne, og kan i stedet være medvirkende til at skabe mere konkurrence om at varetage opgaverne. Derfor kan kommunerne i mange tilfælde se frem til besparelser gennem mere konkurrence.

Jesper Moesgaard vil bestemt heller ikke afvise, at det kan vise sig at blive en god idé at skulle annoncere, for han medgiver, at der er et klart besparelsespotentiale.

”På nogle forvaltningsmæssige områder, som fx det tekniske område, er annonceringspligten til gengæld ikke specielt hensigtsmæssig”, mener han. Han forklarer, at behandlingstiden ved en konkurrenceudsættelse er ofte for lang til at reagere hurtigt i situationer, hvor det er påkrævet. ”En skole med asbest eller skimmelsvamp skal bruge håndværkere med det samme og kan ikke vente tre uger på, at en annoncering bliver behandlet”, siger han og fortsætter: ”Inden for det tekniske område er løsningen rammeaftaler med en række entreprenører, der derfor er forpligtede til at træde til med det samme”.

I Lejre Kommune ser man også et stort potentiale i den nye lov. ”Det er klart en fordel for os at skulle annoncere, fordi vi får flere leverandører ind og byde på opgaven”, siger Poul Sarfelt fra Social, Sundhed, og Ældre-området og fortsætter: ”I forlængelse af kommunalreformen dækker vi nu langt flere borgere end tidligere. Så det er naturligt, at der vil være stordriftsfordele at hente på flere områder”.

Han henviser dermed til, at kommunen i foråret gennemførte en analyse af besparelsespotentialet efter sammenlægningen af Bramsnæs, Hvalsø og Lejre kommuner. Den viste, at der indenfor flere områder var besparelser at hente ved at få opgaverne i udbud.

Rutinen bliver afgørende

I forlængelse af debatten om annonceringernes længde, har det også været diskuteret hvorvidt annonceringspligten kommer til at tage meget tid i de kommunale administrationer rundt omkring i landet. I Lejre er man opmærksom på det, men Poul Sarfelt tager det alligevel ikke så tungt: ”Det kræver selvfølgelig, at vi arbejder professionelt med det, så vores dokumentation er i orden og at reglerne overholdes, men vi er overbeviste om, at vi får bedre kontrakter ud af det”, siger han og pointerer, at kommunerne også opnår rutine i at lave annonceringerne.

Dette var også beskeden på en række fyraftensmøder som Kommunernes Revision A/S (KR) afholdte forskellige steder i landet i starten af oktober. ”Vi har hele vejen igennem anbefalet kommunerne, så hurtigt som muligt, at få de her annonceringer sat i system, så de gældende regler overholdes”, siger konsulent Trine Ruban Frederiksen fra KR. Hun pointerer videre, at kommunerne lettere undgår at få påtaler og bøder ved at få lavet en ensartet annoncering hele vejen rundt i kommunen. ”Vi er overbeviste om, at rutinen med at lave annonceringerne bliver afgørende for, at kommunerne kan hive nogle gode kontrakter i land”, fastslår hun.

Uproblematisk annoncering

Det står udbyderen frit for at organisere og tilrettelægge proceduren så længe minimumskravene i tilbudsloven følges, at det er et udtryk for god forvaltningsskik og at EU’s almene principper om ikke-diskrimination, ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet er opfyldt.

Trine Ruban Frederiksen mener ikke, at kravene til annonceringen er svære at opfylde. Hun påpeger, at kommunerne er vant til disse krav og at annonceringen blot skal ske i pressen eller på et elektronisk medie. Det står nemlig udbyderen frit for, hvilken udbredelsesform, der vælges.

 ”Kravet er dog, at der er almen tilgang til mediet og at det ikke er begrænset af en urimelig betaling. Til dette formål kan kommunen vælge at bruge en af udbudsplatformene eller deres egen hjemmeside”, siger hun. I Lejre Kommune har man således besluttet at gøre brug af disse anbefalinger. ”Vi vil jo gerne have, at så mange relevante tilbudsgivere som muligt bliver gjort opmærksomme på vores udbud”, slutter Poul Sarfelt.