Opdateret: Fredag den 5. marts 2010
Køge Kommune: Et sundt frokostmåltid med succes
af Anne Ley og Claudia Bruyant-Langer, Udbudsportalen
Gennem information og vejledning afhjalp Køge Kommune de frustrationer, der meldte sig hos forældre og blandt personalet på kommunens daginstitutioner, da det blev besluttet, at en privat leverandør skulle levere frokost til halvdelen af kommunens institutioner. Pr. 1. januar 2010 vil alle daginstitutionsbørn i Køge Kommune modtage et sundt frokostmåltid, og forventningerne til madordningen er positive.
Oprindeligt skulle Køge Kommune i samarbejde med Erhvervssamarbejde Syd have udbudt leveringen af det sunde frokostmåltid, men endte med at gennemføre udbuddet alene. Den 24. august 2009 havde Køge Kommune tilbudsfrist på leveringen af det sunde frokostmåltid til kommunens daginstitutioner. Kontraktperioden løber fra 1. januar 2010 til 31. december 2013 og dækker 21 af kommunens institutioner svarende til ca. 1000 børn. På baggrund af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud med delkriterierne kvalitet, pris og service skulle kommunen udvælge én leverandør til at varetage den omdiskuterede opgave.
Til trods for at 48 mulige leverandører forud for gennemførelsen af udbuddet pr. mail eller telefon blev gjort opmærksom på, at opgaven var i udbud, viste kun syv leverandører interesse for at afgive tilbud, og Køge Kommune endte med at modtage tre tilbud. Heraf havde én virksomhed udarbejdet et alternativt bud, hvilket medførte, at buddet ikke gik videre til vurderingsrunden, da det af udbudsmaterialet fremgik, at alternative bud ikke ville komme i betragtning. Således gik to virksomheders bud videre til vurderingsrunden. På baggrund af den opstillede vurderingsmodel adskilte de to bud sig væsentligt på pris, og samlet set fik virksomheden Fru Hansens Kælder Aps, der bød med en pris på 14,75 kr. pr. måltid, den bedste vurdering. Der blev derfor indgået kontrakt den 30. oktober 2009.
Kontrakten er en rammekontrakt, der giver mulighed for, at antallet af institutioner og børn kan variere i kontraktperioden. Derudover er det indskrevet i kontrakten, at dokumentationspligten ligger hos leverandøren, således at det ikke vil betyde omkostninger for Køge Kommune at dokumentere, at de vedtagne standarder efterleves.
Udbudsteknisk har udbuddet af det sunde frokostmåltid ifølge Køge Kommune ikke været vanskeligt at gennemføre. Udbud af denne opgavetype har snarere mindet meget om udbud af andre opgavetyper. Når det interne tidsforbrug i hele udbudsprocessen alligevel vurderes til at svare til et halvt årsværk, skyldes det ressourceforbrug i forbindelse med den interne afklaring og den politiske opmærksomhed, der har været omkring udbuddet, som blandt andet har betydet, at udbudsmaterialet er blevet godkendt i Byrådet.
Den interne afklaring
I forbindelse med den interne afklaring forud for udbuddet af det sunde frokostmåltid har Køge Kommune valgt en todelt model, hvor det skulle afklares, henholdsvis hvilke af Køge Kommunes institutioner der var i stand til selv at producere frokostmåltidet og hvilke institutioner, der skulle modtage maden udefra. En løsning med et fælles kommunalt produktionskøkken blev således fravalgt.
I samarbejde med et arkitektfirma vurderede Køge Kommunes tekniske forvaltning, hvorvidt kommunens 52 institutionskøkkener levede op til Fødevarestyrelsens minimumskrav for produktions- og anretterkøkkener. På baggrund af denne vurdering blev det besluttet, at alle kommunens integrerede institutioner fremadrettet selv skal levere det sunde frokostmåltid, da der i disse institutioner med en opgradering af de eksisterende køkkener er kapacitet til at producere maden. Samtidig blev det vedtaget, at institutioner med anretterkøkkener skal modtage mad udefra, da det ikke kan svare sig at ombygge disse køkkener til at kunne producere maden selv. Herefter blev der indgået et kompromis om at afsætte 12 mio. kr. til at istandsætte og opgradere henholdsvis produktions- og anretterkøkkener. Dette beløb er umiddelbart højt sammenlignet med, hvad andre kommuner har afsat til ombygning og opgradering af eksisterende institutionskøkkener forud for indføringen af det sunde frokostmåltid, men det er fundet nødvendigt at afsætte dette beløb for at leve op til Fødevarestyrelsens standarder. Beløbet dækker dog også over indkøb af nyt bestik og lignende.
Information skabte opbakning og velvilje
Det skabte en del kritik og modstand, da det blev kendt, at det sunde frokostmåltid skulle indføres pr. 1. januar 2010 i kommunens institutioner. Den umiddelbare modstand, som Køge Kommune mødte hos forældre og ansatte på kommunens institutioner i forbindelse med indførelsen af madordningen, bundede i spørgsmålet om, hvorfor staten overhovedet skal blande sig i dette område? Da rammerne for leveringen af det sunde frokostmåltid blandt andet med henblik på økonomi var givet, betød det dog, at man hurtigt kunne tage fat på de mere konkrete og praktiske forhold omkring indførelsen af madordningen.
Mens institutionsledernes frustrationer overvejende gik på, hvordan hele indføringen af det sunde frokostmåltid skulle håndteres, var pædagogerne bekymrede for, at det ville blive en tidsrøver selv at skulle anrette den leverede mad. Det tager lang tid at anrette maden til børnene, og dermed er frokostmåltidet en stor del af det pædagogiske arbejde. Pædagogernes bekymring er forsøgt imødegået ved at udarbejde udførlige manualer over, hvordan den leverede mad skal håndteres fx ved at angive præcis, hvordan og ved hvilke grader den skal opvarmes. De køkkenansatte i de institutioner, der fortsat skal levere frokostmåltidet, viste utilfredshed med ændringerne i timenormer, da der fremadrettet skal leveres mad til flere børn. Dette blev der dog også fundet en fælles afklaring på.
De frustrationer, der meldte sig, har overvejende bundet i uvidenhed og gennem blandt andet dialogmøder med institutionernes bestyrelsesformænd, ledere og kommunens politikere er der skabt mulighed for at stille spørgsmål og komme med input til gennemførelsen af udbuddet af det sunde frokostmåltid. Fx er det politisk besluttet, at 50 % af den leverede mad skal være økologisk, selvom dette ikke er et krav i loven, der blot tilsiger kommunerne at tilbyde et sundt frokostmåltid til daginstitutionernes børn.
Derudover har Køge Kommune haft besøg af Fødevarestyrelsens rejsehold, der har holdt oplæg på en række institutioner for forældre og medarbejdere. Dette oplæg har blandt andet medvirket til at skabe større forståelse for og opbakning til indføringen af det sunde frokostmåltid.
Generelt er det Køge Kommunes oplevelse, at alle, der har haft lyst, har haft mulighed for at byde ind i forhold til at komme med input og løsninger, der kunne gøre frokostordningen mere ”spiselig”. I forsøget på at skabe ejerskab til kontrakten er fx institutionschefer, køkkenledere og folk fra forvaltningen sat sammen med henblik på at udarbejde den endelige kravspecifikation.
Efter kontraktindgåelsen har der været en to måneders implementeringsperiode, inden leveringen af det sunde frokostmåltid endeligt går i luften. I denne periode har Fru Hansens Kælder Aps, til trods for at der ikke var krav herom i udbudsmaterialet, blandt andet kørt rundt til samtlige af de institutioner, der fra 1. januar 2010 skal modtage frokostmåltidet. Formålet med denne rundtur har været at skabe kontakt til de enkelte institutioner for herigennem at få sat ansigt på hinanden. Derudover har det været en god mulighed for at afklare en række praktiske forhold i forbindelse med leveringen af maden, heriblandt hvor kasserne med maden skal stilles ved levering.
Implementeringsperioden har derudover været sat af til, at medarbejdere har gennemført hygiejnekurser og er blevet klædt på til at foretage bestilling af menuplaner i det elektroniske bestillingssystem.
De fremadrettede forventninger
Overordnet har Køge Kommune oplevet processen forud for gennemførelsen af udbuddet meget positivt. Der har selvfølgelig været en del frustrationer og en vis usikkerhed, men disse har overvejende bundet i uvidenhed, og der er gennem informationsmøder og vejledning fundet en fælles afklaring på disse. Skulle der være gjort noget anderledes, ville Køge Kommune gerne have haft en længere implementeringsperiode, således at medarbejderne ude på institutionerne havde haft mere tid til blandt andet at lære det nye bestillingssystem at kende.
Forventningerne til, hvordan det skal gå, når leveringen af det sunde frokostmåltid går i luften, er således udelukkende positive, blandt andet fordi man har formået at involvere og inddrage brugerne i processen, samt at Fru Hansens Kælder Aps har været dedikeret og vist velvilje undervejs, hvilket peger i retningen af et godt samarbejde fremadrettet. Køge Kommune forventer, at der lige efter den endelige implementering af madordningen vil kunne opstå en række spørgsmål ude på institutionerne, hvorfor der er oprettet en hotline til kommunen, så der hurtigt kan findes en løsning på mulige uklarheder.