Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009

Sociale klausuler i EU-udbud kræver omhu

Da Høje-Taastrup Kommune første gang indførte sociale klausuler var det i forbindelse med et EU-udbud. Det viste sig at kræve et grundigere forarbejde end forventet, da EU-reglerne stiller særlige krav til, hvordan sociale klausuler kan udformes. I dag har kommunen fundet proceduren og er derfor klar til fremtidige udbud.

”Når man arbejder med sociale klausuler i forbindelse med EU-udbud, bliver der stillet nogle krav til, hvordan man må formulere klausulerne. Og det var vi vist ikke helt forberedt på, da man traf den politiske beslutning om at indføre sociale klausuler i alle udbud. Derfor skulle vi igennem lidt benarbejde, før vi fik reglerne og de fremtidige procedurer for arbejdet med klausuler helt på plads,” siger Melitta Keldebæk, der er indkøbschef i Høje-Taastrup Kommune, som har haft den gennemgående rolle i at formulere kommunens første sociale klausuler, som er blevet indarbejdet i et udbud om ejendomsvedligeholdelse.

EU-udbud stiller særlige krav
”Når man udarbejder sociale klausuler i forbindelse med en tjenesteydelse i et EU-udbud, skal man først og fremmest tænke på, at man ikke må skabe en handelshindring i den måde, man formulerer sig på. Det betyder helt konkret, at man for eksempel ikke kan kræve, at der skal ansættes flexjobbere eller personer under andre særlige danske arbejdsmarkedsordninger. For det betyder, at udenlandske udbydere ikke kan være med. Man skal altså formulere de sociale krav i udbuddet på en sådan måde, alle udbydere i EU-landene kan leve op til dem. Og derfor må man bruge vendinger, der er så generelle, at det sikrer lige vilkår for alle potentielle leverandører,” siger Melitta Keldebæk og fortæller videre, at kommunen i arbejdet med at få afdækket reglerne hentede stor hjælp fra KL´s hjemmeside om sociale klausuler; www.socialaftaler.dk.

Helt konkret betyder det, at Høje-Taastrup har formuleret klausulen sådan, at leverandøren skal ansætte mindst en medarbejder, der har været ledig i mere end seks måneder eller have varige begrænsninger i arbejdsevnen og samtidig være under 65 år. På den måde stiller man alle leverandører lige, og giver ikke kun danske leverandører mulighed for at leve op til klausulen.

I Høje-Taastrup Kommune har man en central indkøbsafdeling og er derfor vant til at håndtere de særlige regler der gælder i forhold til EU-udbud. Af samme grund følte Melitta Keldebæk sig også klædt på til at få klarhed over reglerne. Til gengæld anbefaler hun andre kommuner, der ikke har etableret en central afdeling for udbud og indkøb, at man starter med på politisk niveau at få afklaret, hvilke områder der særligt egner sig til sociale klausuler. Og tilsvarende, hvad det betyder, når der er tale om EU-udbud.

Find en fast procedure
Udover at få hold på EU-reglerne, synes Melitta Keldebæk, at kommunens vigtigste erfaring i arbejdet med sociale klasuler har været at finde en fast procedure for, hvem i kommunen der er ansvarlig for, at klausulerne bliver indarbejdet i de fremtidige udbud.

”Hvor vi i indkøbsafdelingen kender til udbud og udbudsreglerne, er det socialforvaltningen, der har det konkrete kendskab til, hvordan gruppen af ledige ser ud, og derfor hvem de sociale klausuler primært bør omfatte. Derfor startede jeg med at tage kontakt til socialforvaltningen og få etableret et tværgående samarbejde mellem dem og os. Vi satte os ned sammen og fik reglerne på plads og fik sammen formuleret den første kaulsuler. Nu har vi fundet ud af, hvem der fremover skal være de faste kontaktpersoner og har fundet en fast køreplan for arbejdet i fremtiden. Og det tror jeg, er vigtigt at få etableret, hvis man vil sikre sig, at klausulerne bliver en integreret del af arbejdet med udbud,” siger Melitta Keldebæk.

Få klarlagt niveauet på forhånd
Jane Helgason er erhvervscenterchef og den kontaktperson i socialforvaltningen, der fremover har ansvaret for arbejdet med sociale klasuler i den forvaltning. Hun er enig i, at det er vigtigt at finde faste kontaktpersoner på tværs af forvaltningerne, hvis man skal arbejde med sociale klausuler. Men mener også, at det er afgørende, at man på forhånd får lagt fast, hvad målet med klausulerne er, og hvor langt man vil gå i sine krav overfor leverandørerne.

”Vi startede med at sætte os ned og diskutere, hvad vi egentlig ville stille af krav i klausulerne. Og i den forbindelse var vi jo først og fremmest nødt til at kigge på vores egen og altså kommunens personalepolitik. For vi kan jo ikke rigtig tillade os at stille strengere krav til eksterne leverandører, end vi stiller til os selv,” siger Jane Helgason.

”Dernæst kiggede vi på, hvad det generelt er for nogle leverandører, vi samarbejder med i kommunen, og hvad det er for nogle leverandører, vi kan forestille os vil blive omfattet af klausulerne. Og den diskussion tog vi, fordi det er vigtigt for os ikke at komme til at stille for strenge krav. Der skal være et rimeligt forhold mellem, hvor mange udgifter man påfører en leverandør i forbindelse med en social klausul og så selvfølgelig størrelsen af den samlede kontrakt,” siger Jane Helgason og understreger, at en andet vigtig erfaring har været at få afklaret, at man i Høje-Taastrup Kommune ikke bare ønsker så mange personer som muligt ansat i forbindelse med klausulerne. Men hellere ønsker færre personer ansat, hvis det til gengæld kan blive i længere tid for på den måde at hjælpe til at varig tilknytning til arbejdsmarkedet.

Klausulerne gælder hele landet
Hun glæder sig over, at sociale klausuler nu begynder at blive mere almindeligt i offentlige udbud og synes i det hele taget, at det har været lærerigt og spændende at være med til at udvikle kommunens procedurer på området. Til gengæld erkender hun, at det kan være svært helt at vænne sig til, at det arbejde man ligger for dagen i forbindelse med klausulerne ikke nødvendigvis kommer borgerne i ens egen kommune til gavn. Der findes nemlig ikke noget krav i klausulen om, at de personer der ansættes skal være bosiddende i Høje-Taastrup Kommune.

”Man er jo i en socialforvaltning vant til at tænke på at hjælpe de borgere, der naturligt nok bor i kommunen. Men når man arbejder med sociale klausuler, skal man lære at se lidt bredere på effekten af ens arbejde, og at det faktisk er hele arbejdsmarkedet, man retter indsatsen mod,” siger Jane Helgason.

Forstå hinandens verdener
I hendes øjne bliver det næste vigtige skridt i arbejdet med de første sociale klausuler at finde ud af, hvordan man laver en fornuftig opfølgning på klausulerne i forhold til leverandørerne. Og at man i det videre arbejde med leverandørerne om sociale spørgsmål, får udviklet et fælles sprog og en god gensidig forståelse.

”Hvis arbejdet med klausulerne skal lykkes og fungere godt, tror jeg, at det er utrolig vigtigt, at man lærer at forstå hinandens sprog og indstiller sig på, at der bliver talt forskelligt sprog hos de aktører og samarbejdspartnere, der er med. Det er vigtigt, at vi på den ene side forstår den virkelighed, som virksomhederne befinder sig i og for eksempel ikke får påført dem for store økonomiske omkostninger. På den anden side er det også vigtigt, at de lærer at sætte sig ind i, hvad det er for en verden og hvad det er for nogle problemstillinger, vi arbejder med. Og det kan godt være et stort arbejde,” siger Jane Helgason.