Opdateret: Tirsdag den 27. oktober 2009

Århus Kommunes vejledning sociale klausuler

Vejledning om varetagelse af det sociale ansvar i forbindelse med udbud af opgaver i Århus Kommune.

Indledning

Den 19. januar 2000 besluttede Byrådet helt generelt, at der skulle ske udbud af et antal arbejdsområder, som hidtil havde været varetaget i kommunalt regi. Den 7. marts 2001 vedtog Byrådet i forlængelse heraf, nærmere retningslinier herfor. Heri indgik bl.a. som en forsøgsordning, en pligt til varetagelsen af det sociale ansvar. Den 5. marts 2003 besluttede Byrådet at permanentgøre ordningen om de sociale klausuler.

Sociale klausuler skal herefter som hovedregel anvendes ved alle udbud, hvor der udbydes opgaver, som hidtil har været varetaget i kommunalt regi. Kompetencen, herunder også ansvar for udmøntning og kontrol af overholdelse af klausulerne er henlagt til af afdelingerne/institutionerne.

Omfang, formulering og kontrol af overholdelse af klausulerne afhænger meget af det arbejdsområde, der udbydes. Der angives nedenfor nogle af de væsentligste forhold, som afdelinger/institutioner bedes være opmærksomme på.

Hvad er en social klausul.
En social klausul er et krav, der pålægger vinderen af et udbud et socialt ansvar.

Det sociale ansvar kan enten være at fastholde allerede ansatte, forebygge nedslidning eller integrere grupper, der er udsatte på arbejdsmarkedet.

Sociale klausuler - et kontraktsvilkår
I henhold til EU-retten, kan sociale klausuler ikke indgå som et udvælgelses- eller tildelingskriterie.

Sociale klausuler kan derimod indgå som et kontraktsvilkår, som tilbudsgiverne er forpligtet til at efterleve.

Sociale klausuler skal udformes, således, at de ikke er udtryk for en diskriminering af tilbudsgivere og/eller arbejdstagere fra andre EU-medlemsstater. Det er desuden en betingelse, at vilkåret medtages i udbudsbekendtgørelsen.

Omfanget af en social klausul
Der gælder efter EU-retten et krav om proportionalitet.

Det vil sige, at de krav man opstiller til leverandøren KUN kan stilles i forhold til den del af virksomheden, der løser den konkrete opgave, man har udliciteret og KUN i forhold til de personer, leverandøren har ansat til at varetage den udliciterede opgave.

Vurdering af udbuddets egnethed og de sociale klausulers anvendelighed.
Som nævnt i indledningen, har Byrådet truffet beslutning om, at der som altovervejende hovedregel skal anvendes sociale klausuler ved samtlige udbud, hvor der udbydes opgaver, som tidligere er blevet løst af kommunens medarbejdere.

Hvad skal med i overvejelserne omkring udformning af klausulerne:

• Som noget af det første bør man foretage en vurdering af de sociale klausulers anvendelighed set i forhold til, hvorledes det sociale ansvar løftes blandt de medarbejdere, der i dag løser opgaven.
• Man skal også se på hvor stort og hvor komplekst udbuddet er - altså hvor mange medarbejdere omfattes af udbuddet, og kræves der meget høje og/eller meget fagspecifikke kompetencer af de medarbejdere, der skal løfte opgaven.
• Og så skal man se på om de opgaver, der er omfattet af udbuddet, indeholder jobfunktioner, der er specielt egnede til en bestemt målgruppe, hvilket i den sidste ende vil give leverandøren bedre muligheder for at leve op til de sociale klausuler.

Vurdering af hvilken type af leverandører der vil afgive tilbud.
Ud over den ovennævnte vurdering omkring egnethed og anvendelighed, så er det vigtigt også at foretage en vurdering af hvilken type af virksomheder, der vil byde på opgaven. Hvis det forventes, at opgaven har interesse for mindre virksomheder, bør dette afspejle sig i de sociale klausuler, der tænkes anvendt, da denne type virksomheder ofte vil have vanskeligere ved at opfylde vidtgående sociale forpligtelser. De sociale klausuler bør således ikke begrænse mindre virksomheders mulighed for at afgive bud.

Århus Kommunes politikker vedrørende det sociale ansvar skal kunne realiseres i hidtidigt omfang - også efter et udbud.
Byrådet har bestemt, at de politikker der er vedtaget i Århus Kommune, og som omhandler det sociale ansvar i bred forstand i videst muligt omfang, også skal kunne realiseres efter at et område har været i udbud.

Byrådet har derfor bestemt, at når man udformer de sociale klausuler, skal man i hver enkel udbudssag foretage en konkret vurdering, hvor der tages hensyn til både

• Beskæftigelsesmæssige,
• Personalemæssige og
• Juridiske forhold.
  

Hvad man skal huske at have med i vurderingen:

• Man skal tage udgangspunkt i de politikker, som Byrådet har vedtaget med hensyn til beskæftigelsesfremmende foranstaltninger og flygtninge- og indvandrerpolitikken.
• Der skal tages udgangspunkt i det niveau, der er i forvejen i den pågældende forvaltning med hensyn til beskæftigelsesfremmende foranstaltninger og varetagelse af det sociale ansvar.
• Man skal se på i hvilket omfang virksomhedspraktik, ansættelse med løntilskud, fleksjobs m.v. er relevante og hensigtsmæssige i forhold til det område, der udbydes.
• Man skal overveje i hvilket omfang den private leverandør skal overtage de nuværende ansatte indenfor 10%-aktiveringsrammen indenfor de områder, der udbydes.
• Hvis man ønsker, at leverandøren skal overtage de nuværende ansatte inden for 10% -aktiveringsrammen, skal man huske at undersøge, om der er  tale om ordninger, der kan etableres i private virksomheder. (Det skal dog i den forbindelse gøres opmærksom på, at medarbejdere, der er ansat i fleksjob og skånejob for førtidspensionister, er omfattet af personalepolitikken ved udbud og besparelser, hvorfor disse medarbejdere har samme rettigheder som medarbejdere ansat på almindelige vilkår, herunder muligheden for at vælge ikke at overgå til ansættelse hos den private leverandør).

Når man har foretaget sin vurdering af området og områdets egnethed til at indføre sociale klausuler, så kan det resultere i, at både de private tilbudsgiveres tilbud og det interne tilbud skal afgives med et øget antal aktiveringsstillinger i forhold til det antal, der allerede er på opgaven.

Eventuelle offentlige tilskud til ordningerne til de private leverandører følger de til enhver tid gældende regler herfor.

Med hensyn til forskellen i reglerne for tilskud for den private leverandør og for Århus Kommune som offentlig arbejdsgiver, skal der ved den økonomiske vurdering af offentlige og private tilbud korrigeres for de forskelle, der kan være med hensyn til tilskudsbeløbenes størrelse mv. Det vil altså sige, at der i hvert enkelt udbud foretages en konkret beregning/vurdering (Økonomisk Afdeling i Borgmesterens Afdeling kan eventuelt kontaktes for råd og vejledning i forbindelse med en sådan beregning). 

Klausul om etnisk ligestilling:

I overensstemmelse med den af Byrådet vedtagne flygtninge- og indvandrerpolitik vil det endvidere være naturligt efter en konkret vurdering at kræve, at leverandørerne skal leve op til det forslag til krav om etnisk ligestillingspolitik, som er beskrevet i Erhvervsministeriets vejledning om sociale aftaler (se også bilag 3).

Imidlertid vil der blandt andet kunne opstå problemer med kontrollen, hvis der stilles krav om at en vis procentdel af medarbejderne i faste stillinger skal være af anden etnisk oprindelse. Dette skyldes, at det på baggrund af lovgivningen ikke er muligt, at registrere, hvor mange flygtninge og indvandrere, der rent faktisk er ansat på virksomheden.

Kontrolproblematikken kan dog i et vist omfang løses via samtykkeerklæringer fra de pågældende medarbejdere. Det er usikkert i hvilket omfang dette i praksis vil kunne sikre en pålidelig kontrol.

Det sociale ansvar i forhold til allerede ansatte:

Med hensyn til det sociale ansvar i forhold til allerede ansatte bør der i kontrakten fastsættes krav om en aktiv politik omkring arbejdsfastholdelse i form af partnerskabsaftaler med de relevante sociale myndigheder, sygesamtaler og andre arbejdsfastholdelseselementer.

Disse krav foreslås medtaget i kontrakterne ud fra en konkret vurdering, jævnfør ovenfor. 

Kontrol og opfølgning.
Kontrol er en balancegang. En meget restriktiv kontrol kan skabe problemer i samarbejdet med leverandøren. Det kan derfor være fornuftigt at tilstræbe samarbejde og dialog om, hvordan klausulerne bliver opfyldt.

For at få leverandøren til at tage de sociale klausuler alvorligt, er det på den anden side vigtigt at følge op på, om leverandøren rent faktisk lever op til de sociale klausuler. Klausulerne er en del af kontraktsvilkårene ligesom alle andre krav i kontrakten.

Det er også en del af en god og grundig tilrettelæggelse, at man i god tid tager stilling til hvordan kontrollen skal foregå - altså det rent praktiske omkring kontrollen.

Endelig skal man tage stilling til, om manglende opfyldelse af klausulerne skal anses som værende misligholdelse af kontrakten.

Et incitament til at få leverandøren til at overholde klausulerne kan f.eks. være en bonus til leverandøren, når der er tale om udbud af opgaver, hvor der er mulighed for at opstille specifikke mål.

Opsummering:

• Sørg for, at det bliver gjort klart i udbudsmaterialet, hvordan det vil blive kontrolleret, at klausulerne opfyldes.
  
• Sørg for, at det ligeledes fremgår klart af udbudsmaterialet, hvilke sanktioner, der iværksættes, hvis klausulerne ikke opfyldes
  
• Læg f.eks. op til, at opfyldelsen af klausulerne tages op på de driftsmøder, der afholdes med leverandøren, hvor opfyldelsen af kontraktens øvrige krav drøftes.
  
• Gør klart, at det er lige så væsentligt at opfylde den sociale klausul som selve hovedydelsen.

Dispensation.

Borgmesterens Afdeling kan i ganske særlige tilfælde dispensere fra Byrådets beslutning om, at der som hovedregel skal anvendes sociale klausuler ved udbud af en kommunal opgave, der tidligere er løst i kommunalt regi.

En sådan dispensation kan gives, såfremt man efter at have foretaget ovennævnte vurdering finder, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at anvende sociale klausuler i udbuddet.

Såfremt man måtte ønske dispensation, fremsendes anmodning herom til Personaleafdelingen i Borgmesterens Afdeling.

Inden anmodning fremsendes til Personaleafdelingen i Borgmesterens Afdeling, skal spørgsmålet behandles på et møde i det relevante lokale MED-udvalg. Referat fra MED-udvalgets møde vedlægges dispensationsanmodningen.

Information.
Eventuelle spørgsmål kan rettes til Personaleafdelingen i Borgmesterens Afdeling - telefonnr. 8940 2285.

Bilag:

1.      Ideer til hvilke emner en klausul om arbejdsmiljø og personalepolitik kan indeholde

2.      Eksempel på social klausul om 10%-aktivering

3.      Eksempel på social klausul om 10% aktivering - små udbud

4.      Eksempel på social klausul om politik for etnisk ligestilling

5.      Eksempel på social klausul om arbejdsfastholdelse og arbejdsmiljøpolitik

Bilag 1

Ideer til hvilke emner en klausul  om arbejdsmiljø og personalepolitik kan indeholde

Sociale klausuler, der stiller krav til arbejdsmiljø og personalepolitik, kan f.eks. indeholde krav om:

• At leverandøren gør en aktiv indsats i forhold til sygefravær og søger at nedbringe dette til et nærmere angivet niveau. Kravet kan fx omfatte samtaler med langtidssygemeldte.
• At leverandøren udfører bruger- og medarbejdertilfredshedsmålinger. Her kan der stilles krav om, at en bestemt andel af brugerne skal være tilfredse med ydelsen, og at en bestemt andel af medarbejderne samtidig skal være tilfredse med arbejdsmiljøet
• At der skal afholdes medarbejderudviklingssamtaler.
• At leverandøren tackler en høj personaleomsætning.
• At leverandøren udformer en personalepolitik og en arbejdsmiljøpolitik.
• At se leverandørens arbejdspladsvurdering (APV).
• At se referater fra sikkerhedsudvalgsmøder.
• At få kendskab til anmeldte arbejdsskader.
• At medarbejderne skal have muligheder for fleksibel arbejdstid og fx hjemmearbejdspladser.

Bilag 2

Social klausul vedrørende beskæftigelse af personer fra særlige grupper

1.0.0 - Leverandøren skal sikre, at mindst 10 % af de stillinger, der anvendes til at opfylde denne kontrakt*(1),  besættes med medarbejdere fra særlige grupper.

1.0.1 - Ved medarbejdere fra særlige grupper forstås arbejdstagere, der såfremt de er under 30 år har været ledige i mere end 13 uger, og såfremt de er over 30 år har været ledige i mindst 6 måneder, og som

• kun vanskeligt kan opnå beskæftigelse på normale løn og arbejdsvilkår,
• har begrænsninger i arbejdsevnen eller
• har brug for arbejdspladserfaring, særligt i forhold til at fungere på en arbejdsplads eller
• har været ude for ændringer i sine forhold, som bevirker, at vedkommende ikke har mulighed for at skaffe det nødvendige til egen eller familiens forsørgelse.

Århus Kommune kan efter ansøgning fra virksomheden konkret tillade, at andre personer medregnes ved opgørelsen af de 10 %.

1.1.0 - Leverandøren kan ikke opfylde sin forpligtelse til at foretage ansættelser på særlige vilkår ved at overføre personer, som ved kontraktens indgåelse er ansat hos leverandøren til den tilbudte opgave.

1.1.1. - Såfremt leverandøren ellers må afskedige medarbejdere, kan leverandøren, overføre medarbejdere til at varetage den udbudte arbejdsopgave, selv om det kan betyde at kravet om ansættelse af medarbejdere fra særlige grupper midlertidigt ikke kan opfyldes.*(2)

1.1.2 - Såfremt leverandøren ikke kan ansætte medarbejdere fra de under 1.0.1 nævnte særlige grupper, skal leverandøren rette henvendelse til Århus Kommunes Familie og Beskæftigelsesforvaltning, og anmode om at få forslag*(3) til sådanne medarbejdere.

1.1.3 - Såfremt leverandøren ikke ansætter en af Århus Kommunes Familie og Beskæftigelsesforvaltning foreslået person, skal arbejdsgiveren give meddelelse om dette til forvaltningen. Denne oplysning skal indeholde en begrundelse.

1.1.4 - Hvis Århus Kommunes Familie og Beskæftigelsesforvaltning ikke kan foreslå medarbejdere fra den i 1.0.1 nævnte gruppe, er leverandøren berettiget til at besætte stillingen på normale vilkår, selv om leverandørens forpligtigelse efter 1.0.0 dermed ikke overholdes.

2.0.0 - Såfremt leverandøren har mere end 20 ansatte, skal leverandøren tilkendegive, at han for de ansatte på den udbudte opgave, har eller vil indføre en skriftlig formuleret politik, vedrørende arbejdsfastholdelse.

3.0.0 - Leverandøren skal på ordregiverens anmodning dokumentere, at kravet om ansættelse af medarbejdere fra den i 1.0.1 nævnte gruppe opfyldes.

3.0.1 - Leverandøren skal på ordregiverens anmodning dokumentere, at kravet om en fastholdelsespolitik opfyldes.

4.0.0. - Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul anses som misligholdelse af hovedkontrakten.

Noter: 

*(1)

Hvis der er tale om udlicitering af mindre opgaver, bør der overvejes individuelle klausuler, f.eks. i den situation hvor den eksisterende opgaver omfatter 5 medarbejdere, og der allerede er ansat 1 medarbejder omfattet af personkredsen (dvs. mere end 10%). I sådanne situationer bør det sikres, at den eksisterende procentvise del af medarbejdere omfattet af personkredsen også fremover forbliver tilknyttet opgaven,  

*(2)

Leverandøren skal redegøre for, hvorfor klausulen ikke kan opfyldes.  

*(3)

Det præciseres, at der ikke ved det stillede krav sker nogen indskrænkning i leverandørens sædvanlige ledelsesret.

Bilag 3

Social klausul vedrørende beskæftigelse af personer fra særlige grupper (hvor udbuddet omfatter mindre end 10 stillinger)

1.0.0 - Leverandøren skal i kontraktsperioden ansætte en medarbejder fra særlige grupper i en af de stillinger, der anvendes til at opfylde denne kontrakt, og ansættelsesperioden skal være af mindst et halvt års varighed (evt. kan tilføjes “i hvert af kontraktsårene”- hvilket medfører en stramning af klausulen).

1.0.1 - Ved medarbejdere fra særlige grupper forstås arbejdstagere, der såfremt de er under 30 år har været ledige i mere end 13 uger, og såfremt de er over 30 år har været ledige i mindst 6 måneder, og som

• kun vanskeligt kan opnå beskæftigelse på normale løn og arbejdsvilkår,
• har begrænsninger i arbejdsevnen eller
• har brug for arbejdspladserfaring, særligt i forhold til at fungere på en arbejdsplads eller
• har været ude for ændringer i sine forhold, som bevirker, at vedkommende ikke har mulighed for at skaffe det nødvendige til egen eller familiens forsørgelse.

Århus Kommune kan efter ansøgning fra virksomheden konkret tillade, at andre personer medregnes ved opgørelsen af antallet af medarbejdere fra særlige grupper..

1.1.0 - Leverandøren kan ikke opfylde sin forpligtelse til at foretage ansættelser på særlige vilkår ved at overføre personer, som ved kontraktens indgåelse er ansat hos leverandøren til den tilbudte opgave.

1.1.1. - Såfremt leverandøren ellers må afskedige medarbejdere, kan leverandøren, overføre medarbejdere til at varetage den udbudte arbejdsopgave, selv om det kan betyde at kravet om ansættelse af medarbejdere fra særlige grupper midlertidigt ikke kan opfyldes.*(1)

1.1.2 - Såfremt leverandøren ikke kan ansætte medarbejdere fra de under 1.0.1 nævnte særlige grupper, skal leverandøren rette henvendelse til Århus Kommunes Familie og Beskæftigelsesforvaltning, og anmode om at få forslag*(2) til sådanne medarbejdere.

1.1.3 - Såfremt leverandøren ikke ansætter en af Århus Kommunes Familie og Beskæftigelsesforvaltning foreslået person, skal arbejdsgiveren give meddelelse om dette til forvaltningen. Denne oplysning skal indeholde en begrundelse.

1.1.4 - Hvis Århus Kommunes Familie og Beskæftigelsesforvaltning ikke kan foreslå medarbejdere fra den i 1.0.1 nævnte gruppe, er leverandøren berettiget til at besætte stillingen på normale vilkår, selv om leverandørens forpligtigelse efter 1.0.0 dermed ikke overholdes.

2.0.0 - Såfremt leverandøren har mere end 20 ansatte, skal leverandøren tilkendegive, at han for de ansatte på den udbudte opgave, har eller vil indføre en skriftlig formuleret politik, vedrørende arbejdsfastholdelse.

3.0.0 - Leverandøren skal på ordregiverens anmodning dokumentere, at kravet om ansættelse af medarbejdere fra den i 1.0.1 nævnte gruppe opfyldes.

3.0.1 - Leverandøren skal på ordregiverens anmodning dokumentere, at kravet om en fastholdelsespolitik opfyldes.

4.0.0. - Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul anses som misligholdelse af hovedkontrakten.

Noter:

*(1)

Leverandøren skal redegøre for, hvorfor klausulen ikke kan opfyldes.

*(2)

Det præciseres, at der ikke ved det stillede krav sker nogen indskrænkning i leverandørens sædvanlige ledelsesret.

Bilag 4                    

Social klausul vedrørende etnisk ligestilling

1.0.0 - Leverandøren skal tilkendegive, at han for de ansatte på den udbudte opgave, har eller vil indføre en skriftlig formuleret politik, med henblik på at ligestille personer med forskellig etnisk oprindelse.

1.0.1 - Ligestillingspolitikken skal omfatte ansættelse, afskedigelse, forflyttelse, uddannelse, forfremmelse samt løn og arbejdsvilkår.

1.0.2 - Politikken skal indeholde en målbar målformulering.

1.0.3 - Den i 1.0.0 nævnte politik, skal mindst gælde for en tidsperiode svarende til kontraktsperioden.

1.1.0 - Leverandøren skal på anmodning dokumentere tilstedeværelsen af den i 1.0.0 nævnte politik, ligesom leverandøren på anmodning skal redegøre for opfyldelse af de ifølge 1.0.2 stillede mål.

2.0.0 - Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul anses som misligholdelse af hovedkontrakten.

Bilag 5
Visse områder er kendetegnet ved at der generelt er en potentiel risiko for nedslidning af medarbejderne. Nedenstående er et eksempel på en klausul fra rengøringsområdet .

Social klausul vedrørende arbejdsmiljøpolitik og arbejdsfastholdelse
Rengøringsområdet er et område, hvor der generelt set er en potentiel risiko for nedslidning af medarbejderne på grund af ensidigt gentaget arbejde, hvilket medfører et stort sygefravær og en nedslidning af medarbejdere, der indebærer stor risiko for udstødning fra arbejdsmarkedet.

Den sociale ansvarlighed er derfor en vigtigt konkurrenceparameter for Århus Kommune. Århus Kommune lægger stor vægt på, at rengøringsområdet fungerer på en måde, så medarbejdere ikke udsættes for nedslidning, samt at leverandøren har evne og vilje til at deltage i integrationen af udsatte grupper som længerevarende ledige, etniske minoriteter og personer med nedsat arbejdsevne.

Leverandøren skal derfor tilkendegive at have eller ville indføre en skriftligt formuleret personalepolitik og arbejdsmiljøpolitik for ansættelserne på den udbudte arbejdsopgave. Personalepolitikken skal fremme integration og fastholdelse af ansatte i virksomheden. Arbejdsmiljøpolitikken skal fremme arbejdsmiljøet i virksomheden. Politikkerne skal mindst gælde for den aftalte kontraktperiode

Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul anses som misligholdelse af hovedkontrakten.