Lønadministration

Opgavetype:
Løn- og personaleadministration

Kommune:
Frederiksberg

Udbuddets titel:
Lønadministration

Dato for dokumentation:
03-07-2008

Kontaktperson(er):
Udbudschef Adam Hey

E-mail:
ahey@frederiksberg.dk

Tlf:
3821 2050

Kontraktperiode: 
01.06.06-31.12.09

Kontraktværdi (årligt):
kr 5.000.000,00

Er det førstegangsudbud:
Nej

Har kommunen afgivet kontrolbud:
Ja

Beskriv kort baggrunden for og formålet med udbuddet:
Frederiksberg Kommunes formål med at udbyde de lønadministrative opgaver er:

• At ydelserne skal udføres med et højt kvalitetsniveau, herunder efterlevelse af de servicekrav der gælder for de enkelte opgavers løsning.
• At sikre en fortsat kvalitativ udvikling og effektivisering af andre administrative opgaver med tilknytning til lønadministrationen.
• Det er samtidig formålet at tilføre opgaven ekstern viden og kompetence med henblik på fortsat udvikling af det lønadministrative område, herunder muligheden for at sikre introduktion af ny teknologi på området.

Opgaven blev 1. gang budt ud i 2002 med kontraktstart primo 2003. Med henblik på at indgå ny kontrakt, er opgaven konkurrenceudsat primo 2006. Der er relativt få tilbydere på markedet, men kommunen finder det afgørende at afprøve markedet i takt med udløb af kontraktperioden.

Beskriv kort de hovedopgaver som er blevet udbudt:
Beregning og udbetaling af løn med udgangspunkt i kommunens lønsystem (KMD). Opgaven omfatter ca. 6.500 ansatte – og afvigelser fra ”standardudbetalinger” sker p.b.a. decentrale indberetninger. Opgaverne er nærmere beskrevet i en detaljeret kravspecifikation som supplement til selve kontrakten.

Hvem vandt udbuddet:
Visma Services A/S, der ligeledes løste opgaven for kommunen i den foregående kontraktperiode. Foruden tilbuddet fra Visma Services A/S forelå kommunens kontrolbud. Tildelingskriterium var laveste pris.

Er der i forbindelse med udbuddet sket virksomhedsoverdragelse af medarbejdere:
Nej
Ikke aktuelt, da opgaven  er videreført af samme virksomhed, som løste opgaven før udbuddet.

 

Økonomisk bruttogevinst (årligt):
kr 145.000,00
Den største økonomiske gevinst blev hjemtaget ved 1. udbud i 2003. Her var tale om en årlig besparelse på ca. 1,7 mio. kr.

Udbudsomkostninger (samlet):
Der er ikke benyttet ekstern rådgiver ved hverken 1. eller 2. udbud. Ved genudbuddet i 2006 er der taget udgangspunkt i det udbudsmateriale, der blev anvendt i 2003. Opgaven har primært været rettet mod at indarbejde de erfaringer, der er høstet i den første kontraktperiode, dvs. kvalitetssikring. Ved udarbejdelsen af materialet er der inddraget ressourcer de relevante steder i organisationen –  mens Juridisk Sekretariat har været tovholder på opgaven.

Samlet vurderes det, at der er anvendt ca. 100 timer på dette genudbud – svarende til en omkostning på ca. 25.000 kr.

Følgeomkostninger (samlet):
Der er etableret en styregruppe med repræsentanter fra ledelsen i Frederiksberg Kommune (Personalesekr. samt Juridisk Sekr.) og fra Visma Services A/S. Der afholdes fire møder årligt – eller efter behov. På det snævre driftsplan er der ligeledes formaliserede kontakter mellem kommunen og Visma. I kontraktperioden kan der opstå behov for afklaring af ”grænsedragninger” samt fortolkninger, som typisk vil involvere ekstra ressourcer fra Personalesekretariatet samt Juridisk Sekretariat.

Der er således alene tale om administrative følgeomkostninger, som vanskeligt kan opgøres.

Økonomisk nettogevinst (årligt):
kr 138.750,00  

Hvilke kvalitative effekter er der opnået ved udbuddet:
Såvel 1. udbud som genudbuddet i 2006 har bl.a. resulteret i større fokus og bevidsthed om de omkostninger, der er knyttet til marginalopgaver vedr. adm. af lønudbetaling til kommunens ansatte. Samtidig har udbuddet givet anledning til standardisering, forenkling, effektivisering og rationalisering af den række af forretningsgange, der knytter sig til udbetaling af løn. Det sker i dialog mellem kommunen og Visma Servises A/S.

På den negative side gælder, at der i forhold til opgavens løsning i eget regi umiddelbart sker en reduktion af  fleksibiliteten vedr. lønadministrationen. Det indebærer behov for specifikke spilleregler – samt formidling til den samlede organisation om disse regler og deres konsekvens for udbetaling af korrekt løn til tiden.Sammenfattende er der tale om en læringsproces, hvor opgaverne gradvis løses – og der etableres procedurer, som både kommunen og Visma Services er fortrolige med.

Hvilke innovative effekter er der opnået ved udbuddet:
I fortsættelse af pkt. 19 – der er gradvis sket en udvikling og effektivisering af de forretningsgange/skemaer m.v., som er knyttet til udbetaling af løn.

Har udbuddet haft andre positive/negative effekter end nævnt ovenstående:
Helt generelt har kommunen indhøstet erfaringer med anvendelse af ekstern leverandør på det administrative område – det gælder fagligt og vedrørende kvaliteten af opgaveløsningen, men også f.s.v.a. samarbejdet med en ekstern leverandør om en opgave, der har stor betydning for alle ansatte – og hvor dialogen med personalet og de faglige organisationer er afgørende. 

Relevante opmærksomhedspunkter og gode råd:

• At det berørte personale orienteres om udbuddet så tidligt som muligt – og inddrages/informeres i det videre forløb,
• At kontrakten skaber rammer for en løbende dialog med leverandøren,
• At der træffes klare aftaler om håndtering af grænseflader,
• At kontrakten fastlægger spillerregler for honorering af opgaver, der ligger uden for kontrakten,
• At der aftales procedurer for udveksling af information, der har betydning for en effektiv lønadministration. Det indebærer bl.a. adgang til kommunens intranet, så den private leverandør kan videregive konkrete informationer direkte til de decentrale medarbejdere i kommunen,
• At der i løbet af kontraktperioden sker en systematisk opsamling af erfaringer, der kan indgå ved genudbud,- At det ved udbud af lønadministrationen vurderes, om der samtidig skal ske et udbud af det lønsystem, som danner grundlag for lønudbetalingen,
• At der etableres en fast procedure for håndtering af ”konflikter” mellem den private leverandør og kommunen,
• At hele forvaltningen forberedes på samarbejdet med en privat leverandør for at gøre samarbejdet så vellykket og smidigt som muligt.

Desuden har kommunen gjort sig den konkrete erfaring, at lønadministrative forhold vedr. overenskomstforhandlinger/situationer med varslede strejker, skal indgå i udbudsmaterialet – således, at der kan træffes aftale med leverandøren om de nødvendige dispositioner, herunder hvorledes eventuelle ekstra opgaver skal honoreres.