Biblioteker - logistik og servicerelaterede ydelser

Opgavetype:
Biblioteker

Kommune:
Kolding 

Udbuddets titel:
Logistik og servicerelaterede ydelser

Dato for dokumentation:
30-10-2008

Kontaktperson(er):
Nicolaj Dupont Heidemann

E-mail:
nidh@kolding.dk

Tlf:
7979 1114

Kontraktperiode:
27.01.2006 - 26.01.2016

Kontraktværdi (årligt):
kr 2.656.020,00

Er det førstegangsudbud:
Ja

Har kommunen afgivet kontrolbud:
Nej

Beskriv kort baggrunden for og formålet med udbuddet:
Baggrund:
I foråret 2004 besluttede Kolding Byråd opførelsen af et nyt folkebibliotek. For at sikre innovativ indflydelse på udformningen af fremtidens bibliotek, og for at kommunen kan stå bedst muligt rustet til at møde udfordringerne og kravene fra fremtidens biblioteksbrugere, ønskede Byrådet en fokusering på strategiske alliancer med såvel private som offentlige virksomheder. Alliancer og tværgående samarbejder ønskes etabæeret bl.a. ved at indgå i offentligt-private partnerskaber omkring biblioteksdrift og serviceudvikling.

Formål:
Der er en lang tradition for partnerskaber i Kolding Kommune og blandt andet derfor, valgte Kommunen at køre projektet som et OPP-projekt. Desuden havde Kommunen brug for finansiering af projektet, hvilket de fik via Indenrigsministeriets lånepulje til offentligt-private samarbejdsprojekter med effektiveringsaspekter. Kommunen havde brug for privat finansiering, fordi de havde udnyttet lånerammen fuldt ud. Man kunne få dispensation, fordi det var et OPP-projekt med effektiviseringspotentiale. Derfor valgte kommunen OPP, da det gav penge fra puljen.

Beskriv kort de hovedopgaver som er blevet udbudt:

• Aflevering af alle materialetyper
• Materialesortering
• Påpladssætning
• Håndtering af reserveringer
• Håndtering af web-bestillinger
• Hylderevision
• Fordeling af post og pakker
• Kørsel
• Pedelopgaver

Der er her tale om udtræk af opgaver, der kan isoleres fra den øvrige drift. Det var ikke realistisk at udlicitere hele biblioteksdriften. Da planlægningen af selve byggeriet allerede var i gang, var der ikke tale om, at selve bygningen skulle konkurrenceudsættes.

Hvem vandt udbuddet:
FKI Logistics

Er der i forbindelse med udbuddet sket virksomhedsoverdragelse af medarbejdere:
Ja, 2 medarbejdere. Der er her tale om to fuldtidsstillinger. I alt blev der brugt 9,865 årsværk til finansieringen af udbuddet.

.

Økonomisk bruttogevinst (årligt):
kr -94.000,00

Udbudsomkostninger (samlet):
Konsulent vedr. proces: 170.000 kr.
Konsulent vedr. ydelsesbeskrivelse: 280.000 kr.
Juridisk bistand: 40.000 kr.

I alt: 490.000 kr.

(Internt tidsforbrug ikke opgjort)

Følgeomkostninger (samlet):
Styregruppemøder (100 timer pr. år): 16.000 kr.

Økonomisk nettogevinst (årligt):
kr -159.000,00

Hvilke kvalitative effekter er der opnået ved udbuddet:
Tidligere kunne det ske, at de rutineprægedeopgaver kom bagerst i køen på grund af sygdom eller travlhed hos de kommunalt ansatte. I dag opleves ydelser til tiden både på det højere og det lavere niveau. Kolding biblioteks personale oplever større arbejdsglæde, da man er kommet af med rutineopgaver og de tunge opgaver.

Aktiviteten er generelt væsentligt øget.

Hvilke innovative effekter er der opnået ved udbuddet:
Fokus på ressourceforbrug - analyser. I fællesskab sikrer bedre løsninger (incitamentaftalerne) 
 

Har udbuddet haft andre positive/negative effekter end nævnt ovenstående:
Der opleves mindre fleksibilitet på grund af færre hoveder og to virksomhedskulturer.

• OPP er velegnet til håndtering af offentlige opgaver, der kræver langsigtede investeringer
• OPP åbner mulighed for større fleksibilitet og åbenhed end traditionel udlicitering og er typisk velegnet for serviceområder, hvor der er behov for innovation og udvikling
• OPP gav mulighed for en anskaffelse, der ellers var uden for budgettes rækkevidde
• Der satses målrettet på udvikling ved at kombinere parternes komplementære kompetencer

Samarbejdet bærer præg af, at ingen af parterne har prøvet denne samarbejdsform før, og det var derfor af afgørende betydning, at man havde brugt meget tid på beskrivelsen af kontraktens ydelser - alle økonomiske transaktioner blev tydeligt og klart beskrevet. I forbindelse med samarbejde med en privat virksomhed, må man acceptere at denne ofter skifter personale, hvilket betyder manglende kontinuitet.

Inden opstarten af et OPP-projekt er det vigtigt at gøre sig klart, at det ikke er omkostningsfrit at indgå i et samarbejde med private. I den forbindelse er det afgørende for OPP, at begge parter er åbne for drøftelser og aftaler om, hvordan man behandler hinanden - både ansatte og borgere. Kommunens erfaring var, at der løbende skal foretages kvalitetskontrol og kvalitetsopfølgning samt at der bør udarbejdes ydelsesbeskrivelser som grundlag for drøftelsen med partere.

Derudover skal man sikre en fleksibel kontrakt -  fx gennem evaluering af kontrakten hvert andet år. Yderligere er det fornuftigt med incitamenter i kontrakten til innovationer.

Yderligere kan tilføjes:

• Det er vigtigt, at der er et relevant marked på begge sidder
• Det ville lette udbudsprocessen på dette område meget, hvis den overordnede myndighed (i dette tilfælde Biblioteksstyrelsen) tog initiativ til udvikling i konkurrenceudsættelsen på området. Det ville blandt andet lette det for kommunerne samt øge muligheden for, at der kom flere private aktører på det gældende marked.
• Som grundlag for at identificere typer af opgaver, der med fordel kunne indgå i et OPP, blev der udarbejdet en systematisk analyse af alle arbejdsopgaver, der skulle identificere områder, der var egnet til OPP, ligesom den skulle indgå i planlægningen af og sikre en tidssvarende opgaveløsning i det nye bibliotek
• Der bruges mange ressourcer til tilsyn og udvikling, men fordelen er, at der kommer nye øjne og eksperter udefra.