Opdateret: Tirsdag den 11. maj 2010
Skabelon og metode
Både på nationalt og kommunalt niveau stilles stigende krav om at evaluere og dokumentere effekterne ved konkurrenceudsættelse.
Det gør der, fordi der er behov for en mere præcis viden om, hvilke effekter der er ved at konkurrenceudsætte. Ligeledes er det et mål, at redskabet kan være med til skabe grundlag for læringsprocesser og forankring af best practice.
Dokumentationsskabelon
Formålet med dokumentationsredskabet er:
- at give kommunerne et redskab til at systematisere deres erfaringer med konkurrenceudsættelse.
- at indsamle de dokumenterede cases i en fælles database, så kommunerne kan få overblik over effekter ved konkurrenceudsættelse
Selve redskabet består af en simpel og let tilgængelig dokumentationsskabelon, hvor der fokuseres på økonomiske, kvalitative og innovative effekter i forhold til selve udbudsresultatet. Derudover indeholder redskabet hjælpetekster til brug for udfyldelse af skabelonen.
Normalt bruges dokumentationsredskabet ved at udfylde skabelonens indtastede spørgsmål direkte i dokumentationsdatabasen. Ønsker du redskabet i wordformat findes det som bilag nederst på denne side.
Fokus i dokumentationen
I redskabet fokuseres på dokumentation af økonomiske, kvalitative og innovative effekter i forhold til selve konkurrenceudsættelsen. Ved at kategorisere effekterne af konkurrenceudsættelse indenfor disse tre temaer er det håbet, at redskabet kan være med til at skabe en standardiseret metodik, og at de udbud, som dokumenteres, kan danne grundlag for en national database, hvor effekterne ved konkurrenceudsættelse kan opsamles og præsenteres systematisk ved hjælp af de dokumenterede cases.
Hvornår og hvordan udfyldes skabelonen
Da dokumentationen fokuserer på selve konkurrenceudsættelsen, kan dokumentationen ske umiddelbart efter kontraktindgåelse, idet evalueringen af effekter gøres på baggrund af selve udbudsprocessen. I udfyldelsen af standardskabelonen bør alle spørgsmål i udgangspunktet besvares. Dog kan man vælge at fokusere dokumentationen ved at gå dybden med ét specifikt effektmål, eksempelvis kvalitative effekter, mens øvrige effektmål beskrives summarisk ved udfyldelsen af skabelonen. Det tilstræbes dog at de økonomiske effekter som minimum er dokumenteret.
Ved en dybdegående dokumentation (se inspiration til yderligere dokumentation) dokumenteres ikke blot på selve konkurrenceudsættelsen men derimod på baggrund af den faktiske driftssituation. Ligeledes inddrager en mere dybdegående dokumentation flere perspektiver end blot forvaltningens. Ved at inddrage andre interessenters perspektiv på opgaveløsningen, bliver det således i den dybdegående dokumentation muligt bl.a. at sætte fokus hele processen samt forholde mere præcist til de forskellige effektmål – fx ved at inddrage den oplevede kvalitet. Det er således først muligt at foretage en yderligere dokumentation, når aftalen har været i drift i minimum ½ år.
Kvalitetssikring
Når en case er indsamlet, gælder følgende proces:
- Såfremt casen er indhentet af Udbudsportalen via møde med Kommune, Region eller Stat renskrives skabelonen. Dernæst sendes skabelonen til kvalitetssikring hos Kommunen, Regionen eller Staten. Kvalitetssikringen består i om informationerne er korrekt dokumenteret.
- Såfremt casen er fremsendt direkte fra Kommune, Region eller Stat, uden forudgående møde med Udbudsportalen, kvalitetssikres skabelonen af Udbudsportalen. Kvalitetssikringen består i om de indsendte informationer er tilstrækkelige i forhold til de økonomiske, kvalitative og innovative effekter ved udbuddet.